Redukcja zatrudnienia – jak pracodawca może zmniejszyć koszty zatrudnienia?

Nieuniknione w aktualnej sytuacji jest to, że pracodawcy szukają oszczędności w kosztach zatrudnienia pracowników.

Cieszy mnie, że cześć pracodawców stara się zatrzymać pracowników zamiast ich zwalniać, niemniej, zwolnienia i to na szeroką skalę również są realne i mają miejsce.

Dzisiejszy artykuł będzie pokazywał jakie możliwości mają pracodawcy. Będzie też przynosił dużo wiedzy dla pracowników, pokazywał na co muszą się zgodzić, a na co niekoniecznie.

Warto przeczytać ten artykuł. Zachęcam.

I.Tarcza antykryzysowa – zmiany w zakresie warunków pracy i płacy (art. 15zf)

Tarcza antykryzowa 1.0 dała możliwość prostrzego, niż wynikające z obowiązującego kodeksu pracy,  wprowadzania zmian w zakresie warunków pracy i płacy dla pracowników.

1. Którzy Pracodawcy mogą skorzystać z szybszej możliwości redukcji kosztów zatrudnienia?

Z tej możliwości może skorzystać pracodawca, który:

– nie ma zaległości w opłacaniu podatków ani składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Pracy lub Fundusz Solidarnościowy do końca trzeciego kwartału 2019 r.,

– u którego wystąpił spadek obrotów nie mniejszy niż:

• 15% w ciągu dowolnie wybranych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych, przypadających w okresie po 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku, w stosunku do łącznych obrotów z analogicznych 2 kolejnych miesięcy kalendarzowych w 2019 r. lub
• 25% jako stosunek obrotów z dowolnie wskazanego miesiąca kalendarzowego, przypadającego po 1 stycznia 2020 r. do dnia poprzedzającego dzień złożenia wniosku, w stosunku do obrotów z miesiąca poprzedniego,

Zawarcie porozumień o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia dotyczyć może zarówno wymiaru etatu, jak i zasad wynagradzania.

2. Jak dokonać zmian w zakresie warunków pracy i płacy?

Ustawodawca uregulował sposób zawierania ww. porozumień przewidujących udział organizacji związkowych lub przedstawicieli pracowników.

Porozumienie o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia zawiera pracodawca z reprezentatywnymi bądź zakładowymi organizacjami związkowymi, a w razie ich braku, z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Kopię porozumienia pracodawca musi przekazać właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia.

Co istotne dla pracodawców to rozwiązanie umożliwia zmiejszenie kosztów zatrudnienia, uzyskanie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników. Owych zmian nie musi ustalać z pojedynczym pracownikami, wręczać wypowiedzeń zmieniających.

Pracownicy tez nie mają możliwości nie zgodzenia się na owe zmiany. Co więcej te zmiany mogą zostać wprowadzone z dnia na dzień. 

Jeśli zaś pracodawca nie korzysta z „dobrodziejstw tarczy kryzysowych” też nie pozostaje bez możliwości redukcji zatrudniania samego, czy też niektórych kosztów jakie się z zatrudnieniem wiążą.

Poniżej wskazane rozwiązania są możliwe dla każdego z pracodawców.

II. Zmiana warunków pracy w drodze wypowiedzenia zmieniającego

Jeśli pracodawca nie chce zwalniać pracownika ale chce ograniczyć koszty może zdecydować się na krok zmiany warunków pracy i płacy pracowników jest m.in. wręczenie wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy, czyli przykładowo zmniejszyć pracownikom etat – wymiar czasu pracy i proporcjonalnie pomniejszyć wynagrodzenie.

W tym trybie można obniżyć wymiar etatu, kwotę wynagrodzenia zasadniczego czy dodatków do tego wynagrodzenia. Z obserwacji wynika, że pracodawcy decydują się przeważnie obniżać etat, a w ślad za tym dostosowywać kwotę wynagrodzenia.

Dopuszczalne jest także obniżenie wynagrodzenia bez zmiany warunków pracy (zmiany etatu).

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy aby takie wypowiedzenie złożyć pracownikowi, pracodawca powinien uczynić to na piśmie (w formie dokumentu zwanego wypowiedzenie warunków pracy) i powinien uzasadnić przyczynę zmiany warunków zatrudnienia. Oczywiście podanie przyczyny jest konieczne w sytuacji gdy pracownik ma umowę na czas nieokreślony. 

Dopuszczalna jest zmiana warunków pracy lub płacy z powodu przejściowych problemów finansowych pracodawcy. Jest to obecnie przyczyna najczęściej wykorzystywana i w większości przypadków jest to też przyczyna zasadna.

Nowe warunki pracy i płacy jeśli pracownik je zaakceptuje, będą obowiązywać po okresie wypowiedzenia.

Pracownik winien być świadomy skutków wypowiedzenia zmieniającego.

Nie musi się zgadzać na te nowe warunki. Jednakże w razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych nowych warunków pracy lub płacy umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia.

Jeżeli pracownik zaś zaakceptuje nowe warunki przed upływem połowy okresu wypowiedzenia albo nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że pracownik wyraził zgodę na te warunki.

Pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie.

W konsekwencji, niezachowanie formy pisemnej wypowiedzenia zmieniającego bądź brak uzasadnienia (w przypadku umów na czas nieokreślony) będą powodowały, że wypowiedzenie będzie niezgodne z prawem, a pracownik uzyska możliwość odwołania się od niego do sądu i żądania powrotu do poprzednich warunków umowy o pracę  lub  roszczenia o odszkodowanie.

Z kolei, nieprzyjęcie nowych warunków zatrudnienia bądź odmowa ich przyjęcia skutkują rozwiązaniem umowy o pracę z upływem okresu wypowiedzenia umowy.

Przykładowo:

pracodawca podejmuje próbę obniżenia wynagrodzenia pracownika, z którym zawarta została 1 lipca 2019 r. umowa o pracę na czas określony. Okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc. Pracodawca składa wypowiedzenie zmieniające 2 kwietnia 2020 r. Pracownik nie wyraża na zgody na zmiany. Wobec tego, umowa o prace rozwiąże się z dniem 31 maja 2020 r. Gdyby pracownik przyjął proponowane warunki, wówczas nowe zasady wynagradzania obowiązywałyby po 31 maja 2020 r.

II. Zmiana warunków pracy w drodze porozumienia stron

Innym rozwiązaniem, jest podpisanie porozumienia zmieniającego, czyli, w efekcie, aneksu do umowy o pracę.

Pracodawcy bardzo często się na tą próbę decydują z uwagi na fakt, że nie trzeba wtedy podawać przyczyny owego obniżenia, zmiana taka też może nastąpić z dnia na dzień, a nie dopiero po okresie wypowiedzenia jak we wcześniejszej możliwości.

Jeśli pracodawca i pracownik zgadzają się na zmianę warunków zatrudnienia, nie ma przeszkód ku temu, aby podpisać porozumienie zmieniające.

W porozumieniu należy wskazać, jakie elementy stosunku pracy ulegają zmianie, ewentualnie, na jak długo, a także wskazać, od kiedy postanowienia porozumienia wchodzą w życie.

Jeśli w porozumieniu określona jest data rozpoczęcia obowiązywania zmian to obowiązują one właśnie od tej daty, a jeśli nie – od daty podpisania aneksu. W rezultacie, pracodawca może, w miarę sprawnie, obniżyć koszty zatrudnienia i zorganizować pracę w zależności od aktualnych potrzeb.

Porozumienie zmieniające nie musi zostać sporządzonej w formie pisemnej, choć, oczywiście, taka forma jest pożądana, z punktu widzenia pracownika, jak i pracodawcy.

Pracownicy mają czasem wątpliwości czy muszą się godzić na to porozumienie. Nie muszą.

Jak sama nazwa wskazuje jest to porozumienie czyli konieczna jest zgoda obu stron. Trzeba rozważyć wszelkie za i przeciw.

W obecnym okresie pracownicy też powinni wykazywać się zrozumieniem sytuacji ciężkiej przed jakim stanął ich pracodawca. Muszę jednak też pamiętać, że każda zmiana warunków umowy na gorsze nie da też gwarancji utrzymania stosunku pracy.

Zmiana warunków wynagradzania, ich pogorszenie, znajduje przełożenie też na wysokość zasiłków z ZUSu. Wysokość odpraw jeśli dojdzie w późniejszym okresie do rozwiązania umowy o prace.

III. Porozumienie o zawieszeniu stosowania przepisów prawa pracy

W myśl art. 9¹ k.p., w razie pogorszenia sytuacji ekonomicznej pracodawcy, pracodawca ma możliwość zawarcia porozumienia z organizacjami związkowymi bądź przedstawicielstwem pracowników w przedmiocie zawieszenia stosowania przepisów prawa pracy.

Porozumienie dotyczy najczęściej zawieszenia stosowania wszystkich bądź niektórych postanowień regulaminu wynagradzania, premiowania czy regulaminu pracy.

Przy zastosowaniu tego środka nie może pracodawca zmieniać etatów pracownikom czy zmniejszać im wynagrodzenia zasadniczego.

Porozumienie może przykładowo wskazywać, że w okresie zawieszenia, przez określony czas, pracownicy nie będą otrzymywać premii regulaminowej, nagród czy wynagrodzenie będzie niższe o 25%.

Takie porozumienie, jak wcześniej wspomniałam, zawrzeć może pracodawca i reprezentująca pracowników organizacja związkowa, a jeżeli pracodawca nie jest objęty działaniem takiej organizacji, porozumienie zawiera pracodawca i przedstawicielstwo pracowników wyłonione w trybie przyjętym u tego pracodawcy.

Wobec tego, na etapie negocjowania warunków porozumienia, pracownicy, a w zasadzie ich przedstawiciele, mają wpływ na ukształtowanie warunków zatrudnienia, a więc na pogorszenie ich w najmniejszym stopniu.

Zawieszenie stosowania przepisów prawa pracy nie może trwać dłużej niż przez trzy lata.

Skutkiem zawarcia porozumienia jest to, że przestają obowiązywać przez czas i w zakresie wskazanym w porozumieniu określone warunki zatrudnienia w umowach o pracę wynikające bezpośrednio z zawieszonych przepisów regulaminowych.

Żadnych dodatkowych porozumień indywidualnych związanych z wprowadzanymi zmianami, jak i z zakończeniem ich obowiązywania, nie trzeba wówczas zawierać.

IV. Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron

Pracodawca może zaproponować rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron.

Porozumienie może zostać zawarte w dowolnej formie – najlepiej, aby zostało zawarte w formie pisemnej (z własnoręcznymi podpisami pracownika i pracodawcy).

Porozumienie powinno określać datę ustania stosunku pracy. Pracodawcy będzie zależało, aby stosunek pracy rozwiązał się w miarę szybko, aby jak najszybciej obniżyć koszty. Jeśli w porozumieniu nie zostanie określona data rozwiązania umowy o pracę, rozwiąże się ona z datą zawarcia porozumienia.

1. Porozumienie stron a odprawa z tytułu tzw. zwolnień grupowych.

Należy wyjaśnić, że jeśli umowa o pracę rozwiązywana jest przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 20 pracowników, w trybie zwolnień indywidualnych lub grupowych, ale zgodnie z ustawą o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, pracownikowi należy się odprawa pieniężna, o ile przyczyną wypowiedzenia jest przyczyna niedotycząca pracownika.

Jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, to ustawa o zwolnieniach grupowych nie ma zastosowania, czyli pracownik nie ma prawa do odprawy pieniężnej.

Przyczyną niedotyczącą pracownika, a więc leżącą po stronie pracodawcy, jest każda okoliczność, która nie ma związku z zachowaniem pracownika (przykładowo, notoryczne spóźnianie się do pracy).

Do takich przyczyn można zaliczyć w szczególności zmniejszenie stanu zatrudnienia z przyczyn ekonomicznych, likwidację działu czy stanowisk prac, czy nawet likwidację pracodawcy.

Odprawa przysługuje w wysokości:

– 1-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik przepracował u danego pracodawcy mniej niż 2 lata,

– 2-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik przepracował u danego pracodawcy nie mniej niż 2 lata i nie więcej niż 8 lat,

– 3-miesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik przepracował u danego pracodawcy co najmniej 8 lat.

Odprawę pieniężną ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, a wydatki z tego tytułu są pokrywane ze środków pracodawcy.

Porozumienia nie trzeba uzasadniać. Niemniej, aby pracownik mógł uzyskać powyższą odprawę i prawo do zasiłku dla bezrobotnych, w porozumieniu powinno wskazać się, że do rozwiązania umowy o pracę dochodzi z przyczyn niedotyczących pracownika

2. Porozumienie strona a zasiłek dla bezrobotnych. 

Zgodnie też z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy prawo do zasiłku nie przysługuje bezrobotnemu, który w okresie 6 miesięcy przed zarejestrowaniem w powiatowym urzędzie pracy rozwiązał stosunek pracy lub stosunek służbowy za wypowiedzeniem albo na mocy porozumienia stron, chyba że porozumienie stron nastąpiło z powodu upadłości, likwidacji pracodawcy lub zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy albo rozwiązanie stosunku pracy lub stosunku służbowego za wypowiedzeniem lub na mocy porozumienia stron nastąpiło z powodu zmiany miejsca zamieszkania lub pracownik rozwiązał umowę o pracę z winy pracodawcy.

Tak więc dla jeśli chcemy zaakceptować porozumienie stron musimy być pewni, iż będzie w nim wskazane, iż taki tryb rozwiązania umowy wynika z przyczyn niedotyczących pracownika.

Tego rodzaju adnotacja powinna znaleźć się z pewnością w porozumieniu rozwiązującym umowę o pracę.

W świadectwie pracy oznacza się tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy, a nie przyczynę ustania stosunku pracy.

Ewentualnie, adnotację o przyczynie ustania stosunku pracy można umieścić w rubryce: Informacje uzupełniające (jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników). Z podstawy prawnej ustania stosunku pracy będzie wynikać przyczyna niedotycząca pracownika, jeśli świadectwo będzie wystawiał pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników.

V. Redukcja zatrudnienia – Wypowiedzenie umowy o pracę

Wypowiedzenie umowy o pracę jest normalnym trybem rozwiązania umowy o pracę, nawet w dobie kryzysu.

Każde wypowiedzenie powinno zostać dokonane w formie pisemnej, a jeśli dotyczy umowy zawartej na czas nieokreślony – powinno zawierać przyczynę.

W związku z wypowiedzeniem przez pracodawcę, pracownik:

– ma prawo do zwolnienia na poszukiwanie pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,

– ma prawo do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,

– może mieć skrócony okres wypowiedzenia umowy, gdy rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy, jeśli okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące. Skrócony okres wypowiedzenia wynosi co najmniej miesiąc. Pracownikowi przysługuje wówczas odszkodowanie za pozostałą część okresu wypowiedzenia,

– jeśli do wypowiedzenia dochodzi z przyczyn niedotyczących pracownika, ma on prawo do odprawy pieniężnej. Wówczas należy zadbać, aby w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę pojawiła się przyczyna tego wypowiedzenia, niezależnie od tego, czy wypowiedzenie dotyczy umowy na czas określony bądź umowy na czas nieokreślony.

Pracownik zachowa prawo do zasiłku dla bezrobotnych, jeśli z oświadczenia o wypowiedzeniu będzie wynikać przyczyna tego wypowiedzenia bądź stosowna adnotacja pojawi się w świadectwie pracy (jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników) bądź jeśli zostanie wskazana odpowiednia podstawa prawna wypowiedzenia (jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników).

Oczywiście, jeśli pracodawca naruszy przepisy regulujące zasady wypowiadania umów o pracę, wówczas pracownikowi przysługuje prawo odwołania się do sądu pracy i roszczenia z tego tytułu.

Sprawdź też czy pracodawca może dokonać owych zmian, wypowiedzeń poprzez email. Przeczytasz o tym w artykule, które znajdziesz tutaj.

VI. Podsumowanie – redukcja kosztów zatrudnienia 

Mam nadzieję, że z tego wpisu każda ze stron stosunku pracy wyciągnie wnioski co do zasad postępowania w wybranym przypadku. W razie wątpliwości związanych ze zmianą zasad wynagradzania, ze zwolnieniami, czy sytuacją po zwolnieniach, zachęcam do kontaktu e-mail.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]