Zadaniowy system czasu pracy – kiedy stosować i jak robić to dobrze?

Praca zdalna zyskała na popularności nie tylko ze względów bezpieczeństwa i ochrony przed zachorowaniem.

Coraz więcej pracodawców decyduje się, aby jego pracownicy wykonywali pracę we własnym zaciszu domowym. Jeśli pracownik ma do tego niezbędne umiejętności, możliwości techniczne i lokalowe to praca zdalna może być bardzo wygodnym rozwiązaniem dla obu stron stosunku pracy.

Pojawia się jednak problem dotyczący czasu pracy – przepisy o pracy zdalnej nie regulują tej kwestii. W wielu przypadkach pracodawca może mieć problem z określeniem, czy pracownik rzeczywiście spędził określoną ilość czasu na powierzonej mu pracy.

Rozwiązaniem problemu czasu pracy może być zastosowanie przez pracodawcę zadaniowego systemu czasu pracy.

I. Na czym polega zadaniowy system czasu pracy?

Jest to system w którym pracownicy rozliczani są z wykonanych zadań, a więc z efektów swojej pracy, a nie z czasu pracy.

Długość dnia i tygodnia pracy jest determinowana przez tempo wykonywania pracy.

Najkrócej ujmując, w tym systemie to pracodawca wyznacza zadania, a pracownik je wykonuje w samodzielnie ustalonym przez siebie czasie.

II. Kiedy można stosować zadaniowy system czasu pracy?

Zgodnie z art 140 k.p., system zadaniowego czasu pracy może być stosowany w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy.

Zatem nie w każdym przypadku będzie możliwość wprowadzenia zadaniowego czasu pracy.

Jaka praca może być wykonywana w tym systemie?

Mówi się, że jeśli nie jest wymagany stały rytm pracy czy zapotrzebowanie na daną pracę jest zmienne to można wprowadzić zadaniowy system czasu pracy. Najczęściej skorzystają z niego menedżerowie, prawnicy, przedstawiciele handlowi, informatycy.

Kiedy sposób wykonywania pracy stoi za wprowadzeniem zadaniowego systemu czasu pracy?

Dzieje się tak wtedy, gdy pracownik nie musi pracować w sztywnych, odgórnie narzuconych godzinach, a pracodawcy trudno kontrolować czas pracy pracownika.

Ma znaczenie również to, czy praca ma być wykonywana zespołowo czy nie – w tym drugim przypadku można wprowadzić zadaniowy system czasu pracy. Najczęściej wykorzystuje się go dla pracowników, których wymieniłam już wyżej. O dowolnej porze i samodzielnie pracę mogą wykonywać również architekci czy graficy.

Wprowadzenie systemu zadaniowego czasu pracy ze względu na miejsce wykonywania pracy uzasadnione jest wtedy, gdy pracownik świadczy pracę w terenie, poza zakładem pracy. Oczywiście, nie jest tak, że pracownik samodzielnie ustala miejsce pracy – wymaga to ustalenia w umowie o pracę. Wobec tego, pracę w tym systemie mogą wykonywać kurierzy i inni doręczyciele czy akwizytorzy.

III. Czas pracy w zadaniowym systemie czasu pracy

Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 k.p., czyli tak, aby pracownik mógł je wykonać w ciągu 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Nie powinno się  więc zlecać pracownikowi zadań, których nie będzie w stanie wykonać w normalnym czasie pracy.

W tym systemie, czasem pracy zarządza sam pracownik. Sam pracownik decyduje jak rozłoży sobie pracę, kiedy i jak długą zrobi przerwę. Dopuszczalne jest więc, aby pracownik pracował jednego dnia dłużej niż 8 godzin, a innego mniej niż 8 godzin.

Jeśli pracodawca wie, że zleconych pracownikowi zadań nie da się wykonać w ramach podstawowych norm czasu pracy, nie można wprowadzić zadaniowego czasu pracy.

Zadaniowy czas pracy nie może także być stosowany, jeśli pracodawca narzuca pracownikowi godziny pracy – w przypadku zadaniowego czasu pracy pracownik sam decyduje o czasie wykonywania pracy.

Jeśli pracownik wykonuje pracę w wymiarze wyższym niż normy czasu pracy, należy mu się wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Pisałam o tym już 3 lata temu w tym wpisie:

Nadgodziny w zadaniowym systemie czasu pracy – kiedy przysługują?

Zasygnalizuję tylko, że przydzielone zadania, których regularnie nie można wykonać w ramach dobowej (8 godzin) lub tygodniowej (40 godzin) normy czasu pracy może skutkować koniecznością zapłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przez pracodawcę. Przydzielenie zadań, które tylko czasem zajmują więcej niż 8 godzin na dobę lub więcej niż 40 godzin w tygodniu, nie powoduje pracy w godzinach nadliczbowych.

IV. Czy należy prowadzić ewidencja czasu pracy w zadaniowym systemie czasu pracy? 

Nie prowadzi się ewidencji czasu pracy w zakresie godzin pracy dla pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy, co wynika z art. 149 § 2 k.p.:

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Jak wspomniałam wyżej, w zadaniowym czasie pracy nie ma możliwości określić przedziału czasu, w którym powierzone zadania powinny być wykonane. Ustawodawca przewidział możliwość aby czas pracy mógł zostać ustalony za pomocą zadań które do wykonania ma pracownik.

Pewnego rodzaju kontrolą czasu pracy jest możliwość sprawdzenia przez pracodawcę czy powierzone zadania zostały wykonane w terminie – nie możemy bowiem zapominać, iż zadaniowy czas pracy nie powoduje, że pracodawca traci możliwość do kontrolowania swoich pracowników.

V. Jak wprowadzić system zadaniowego czasu pracy?

Pracodawca może zastosować zadaniowy czas pracy zarówno wobec jednego pracownika lub grupy kilku pracowników. Jeżeli jednak pracujących w ten sposób pracowników jest kilku, a pracodawca decyduje się wprowadzić zadaniowy system wyłącznie wobec jednego pracownika – powinien uzasadnić swoją decyzję.

Zadaniowy system czasu pracy, co do zasady, powinien zostać wprowadzony w zakładzie pracy w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy czy wreszcie obwieszczeniem. Ten system może zostać wprowadzony również w umowie o pracę jako jeden z jej punktów.

Tryb jego wprowadzenia zależy przede wszystkim od tego, czy chce go wprowadzić mały lub duży pracodawca, czy w zakładzie pracy funkcjonuje już choćby regulamin pracy.

Kolejnym krokiem jest ustalenie przez pracodawcę z pracownikiem, jakiego rodzaju zadania będzie on wykonywał w ramach zadaniowego systemu czasu pracy i w jakiej ilości (tak, aby możliwe było ich wykonanie w ramach norm czasu pracy).

Pracodawca musi poinformować pracowników również o obowiązkach związanych z raportowaniem czasu pracy oraz wykonanych zadań.

Z doświadczenia wskażę, że najlepiej w jednym miejscu, przykładowo, regulaminie pracy, określić wszystkie kwestie związane z wykonywaniem pracy w zadaniowym systemie czasu pracy (włącznie ze sposobem ewidencjonowania wykonywanych zadań i przekazywania wykonanej pracy pracodawcy).

VI. Zadaniowy system czasu pracy – co na to sądy?

Na wiele pytań odpowiedzi możemy znaleźć w orzeczeniach sądów. Nie inaczej jest w przypadku zadaniowego systemu czasu pracy.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 października 2009 r., sygn. I PK 89/09

W razie zastosowania systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 k.p.) pracodawca powinien wykazać, że powierzył pracownikowi zadania możliwe do wykonania w czasie pracy wynikającym z ogólnie przyjętych norm czasu pracy.

Wyrok SN z dnia 24 września 2009 r., sygn. II PK 72/09

Zadaniowy czas pracy w szczególności przeznaczony jest dla prac prowadzonych nierytmicznie, prac prowadzonych poza kolektywną pracę skooperowaną. Ponadto, zadaniowy czas pracy nie łączy się ze wskazaniem osiągnięcia określonego rezultatu ekonomicznego.

VII. Podsumowanie – zadaniowy system czasu pracy

Jeśli zastanawiasz się nad wprowadzeniem zadaniowego systemu czasu pracy, w pierwszej kolejności trzeba zastanowić się, czy ze względu na rodzaj, organizację czasu pracy lub miejsce wykonywania pracy jest to dopuszczalne.

Następnie, do rozstrzygnięcia pozostają kwestie, jak ten system ma funkcjonować w praktyce, oraz prawidłowe wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy.

Podpowiem Ci, że warto czasem skorzystać z pomocy profesjonalisty – w prawie pracy też czyhają pułapki na pracodawców i pracowników.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Andrew Neel on Unsplash