Czy można wypowiedzieć umowę o pracę poprzez e-mail?

Aktualna sytuacja wymusza korzystanie z innych form kontaktu niż kontakt osobisty pracodawcy z pracownikiem.

Jak przedstawia się wówczas możliwość wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę (rzadziej przez pracownika)?

Odpowiedź znajduje się w dzisiejszym wpisie.

I. Zwolnienie przez e-maila – Przepisy

Zgodnie z kodeksem pracy (art. 30 k.p.), wypowiedzenie umowy o pracę zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę, powinno mieć formę pisemną.

Forma pisemna oznacza, że wypowiedzenie powinno zostać napisane na kartce czy napisane w programie komputerowym i wydrukowane, a następnie podpisane własnoręcznie przez pracownika lub pracodawcę.

Wymaganie zachowania podpisu własnoręcznego nie jest więc dochowane, gdy nie jest to znak oryginalny, a jedynie odtworzony za pomocą kserokopiarki, skanera, faksu etc. (wyrok SN z dnia 24 sierpnia 2009 r., I PK 58/09).

Jednakże równoznaczna z formą pisemną jest forma elektroniczna w sytuacji, gdy wypowiedzenie w formie elektronicznej (przykładowo, znajdujące się w pliku PDF bądź w wiadomości w poczcie elektronicznej), zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest zwykłym podpisem, ponieważ w ramach bezpiecznego podpisu elektronicznego pojawia się imię i nazwisko podpisującego, data i czas złożenia podpisu, a także ikona/informacja potwierdzające, że podpis został złożony prawidłowo. Taki podpis można nabyć odpłatnie w wyspecjalizowanych podmiotach, np. w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych, można go też uzyskać poprzez niektóre większe banki.

W konsekwencji, jeśli pracownik lub pracodawca nie posiadają podpisu elektronicznego, powinni własnoręcznie podpisać dokument zawierający wypowiedzenie, aby było ono ważne i skuteczne.

Jeśli zaś go posiadają, mogą tak podpisany dokument przesłać pracownikowi, pracodawcy. Musze mieć tylko pewność, że pracownik / pracodawca otrzymał ten dokument i się z nim zapoznał.

II. Skutki niewłaściwej formy wypowiedzenia

Jak wyjaśniłam wyżej, wypowiedzenie może mieć formę pisemną lub elektroniczną, o ile strona stosunku pracy dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Oczywiście, mogą zdarzyć się sytuacje, że umowa zostanie wypowiedziana telefoniczne, poprzez wiadomość SMS czy poprzez wiadomość e-mail.

Co się dzieje w takiej sytuacji?

Dokonane wypowiedzenie, o ile dojdzie do adresata wypowiedzenia, będzie skuteczne, niezależnie od formy, w jakiej zostało złożone. Rozpoczyna się bieg okresu wypowiedzenia. Umowa się z okresem wypowiedzenia rozwiąże. 

Przykładowo, zgodnie z wyrokiem SN z dnia 5 maja 2016 r., II UK 280/15:

Oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę, może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości (art. 30 § 3 k.p.).

Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa.

Zaznaczę, że warunkiem uznania wypowiedzenie za skuteczne jest to, aby doszło do adresata w taki sposób, że adresat jedynie miał możliwość zapoznać się z jego treścią (nie jest konieczne zapoznanie się z treścią wypowiedzenia).

W przypadku korespondencji e-mail przyjmuje się, że adresat wypowiedzenia może się z nim zapoznać, jeśli nadawca wypowiedzenia wprowadza je do urządzenia elektronicznego (kiedy nadawca kliknął „wyślij” w poczcie elektronicznej), a następnie jest ono przesyłane za pomocą Internetu na pocztę adresata (wyrok SA w Katowicach z 24 listopada 2016 r., III APa 1/16).

Jak wspomniałam, dla uznania, że oświadczenie zostało skutecznie złożone i rozpoczyna się bieg okresu wypowiedzenia, znaczenie ma to, że adresat mógł zapoznać się z wypowiedzeniem – nie musiał wcale otwierać poczty elektronicznej i konkretnej wiadomości.

Oczywiście, należy indywidualnie podejść do sytuacji, w której adresat wypowiedzenia miał techniczne problemy z dostępem do poczty elektronicznej, przykładowo, brak połączenia internetowego czy faktyczne przeszkody w dostępie do poczty elektronicznej, przykładowo, godziny pracy zakładu pracy bądź dni wolne.

Przykład – prawidłowe i nieprawidłowe wypowiedzenie umowy o pracę:

Jeśli pracodawca wyśle oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę (na czas nieokreślony), zawierające uzasadnienie, w wiadomości e-mail, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, na służbową skrzynkę pocztową pracownika, w ciągu dnia pracy pracownika, to będzie ono ważne i skutkuje rozpoczęciem biegu okresu wypowiedzenia.

Pracodawca użył kwalifikowanego podpisu elektronicznego, wobec tego, pracownik nie może odwołać się od wypowiedzenia umowy o pracę na tej podstawie, że pracodawca nie zachował prawidłowej formy prawnej. Pracownik może oprzeć odwołanie na innych naruszeniach prawa (z zakresu ochrony zatrudnienia kobiet w ciąży etc.) czy na nieuzasadnionej przyczynie wypowiedzenia (gdy pracownik nie zgadza się z podaną przyczyną).

Gdyby w wiadomości e-mail (lub dołączonym załączniku z wypowiedzeniem umowy o pracę) pracodawca użył tylko zeskanowany swój podpis lub użył zawsze stosowanej tzw. stopki, pracownik może odwołać się od wypowiedzenia na tej podstawie, że nie została zastosowana właściwa forma oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę.

III. Prawo złożenia przez pracownika odwołania od wypowiedzenia?

Niewłaściwa forma wypowiedzenia zastosowana przez pracodawcę powoduje, że mamy do czynienia z niezgodnym z prawem rozwiązaniem umowy o pracę. Jednak jeszcze raz podkreślę – do tego rozwiązania dojdzie. 

Pracownik, niezależnie od tego, czy zatrudniony na podstawie umowy na czas określony czy umowy na czas nieokreślony, może wystąpić z odwołaniem do sądu pracy.

Termin do wniesienia odwołania wynosi 21 dni od doręczenia wypowiedzenia.

W przypadku rozważania złożenia odwołania można formułować następujące rodzaje roszczeń:

1. w przypadku trwania okresu wypowiedzenia umowy można zażądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne,
2. jeżeli umowa uległaby rozwiązaniu:

– o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach

albo

– o odszkodowaniu – odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie niższej jednak od wynagrodzenia za okres wypowiedzenia.

Więcej na tamat tego kiedy odwołać się od wypowiedzenia przeczytasz w artykule:

Kiedy odwołać się od wypowiedzenia umowy o pracę?

IV. Podsumowanie – Czy można wypowiedzieć umowę o pracę poprzez e-mail?

Podsumowując, to pracodawca powinien zwrócić szczególną uwagę na stosowną formę oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę.

W tych szczególnym czasie na tak postawione pytanie: Czy można wypowiedzieć umowę o pracę poprzez e-mail? Należy odpowiedzieć twierdząco, jednak też należy dochować odpowiednich warunków aby było to skuteczne i prawidłowe.

Jeśli zastosowana przez pracodawcę forma okaże się niewłaściwa, pracownik powinien pamiętać o prawie wniesienia odwołania do sądu pracy.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]