Czy można wypowiedzieć umowę o pracę przez e-mail? Przepisy i zasady

Tak, o ile zostaną spełnione określone przesłanki. 

Zwykła wiadomość mailowa co do zasady nie spełnia wymogu pisemności z Kodeksu pracy. Ten wymóg może spełnić dopiero oświadczenie złożone elektronicznie i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym stanowiące załącznik do wiadomości e-mail. 

Jednocześnie z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika, że nawet wadliwe formalnie oświadczenie złożone elektronicznie wywołuje skutek, a więc doprowadza do rozwiązania stosunku pracy i jednocześnie otwiera drogę do sporu sądowego. 

Z tego artykułu dowiesz się:

• czy zwykły e-mail wystarczy do wypowiedzenia umowy o pracę
• kiedy wiadomość elektroniczna spełnia wymóg formy pisemnej
• czy skan wypowiedzenia wysłany mailem jest wystarczający
• kiedy e-mail uważa się za doręczony
• jakie dodatkowe obowiązki ma pracodawca
• co zrobić, gdy pracownik dostał wadliwe wypowiedzenie

Czy zwykły e-mail wystarczy do wypowiedzenia umowy o pracę?

Nie, zwykły e-mail najczęściej nie wystarcza do zachowania formy pisemnej wymaganej przy wypowiedzeniu umowy o pracę. 

Kodeks pracy stanowi, że oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Z kolei Kodeks cywilny wyjaśnia, że do zachowania pisemnej formy czynności prawnej potrzebny jest własnoręczny podpis na dokumencie, a równoważna z formą pisemną jest forma elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Sama treść wpisana w mailu bez takiego podpisu nie spełnia więc standardu formy pisemnej.

Najważniejsze zasady wyglądają tak:

• zwykły e-mail bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego – nie zachowuje formy pisemnej
• e-mail z dokumentem podpisanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym – jest równoważny formie pisemnej
• papierowe pismo z własnoręcznym podpisem – nadal pozostaje rozwiązaniem najprostszym i najbezpieczniejszym
• samo wpisanie imienia i nazwiska pod mailem – nie zastępuje podpisu własnoręcznego ani kwalifikowanego podpisu elektronicznego

W prawie pracy ta różnica ma duże znaczenie, bo przy wypowiedzeniu nie chodzi tylko o samą informację, lecz o formalne złożenie oświadczenia woli w prawidłowej formie. Dlatego odpowiedź na pytanie, czy można wypowiedzieć umowę o pracę przez e-mail, brzmi tak, ale tylko pod warunkiem zachowania właściwej formy albo przy świadomości ryzyka, że powstanie spór o skuteczność i wadliwość wypowiedzenia.

Kiedy e-mail spełnia wymóg formy pisemnej?

E-mail może spełnić wymóg formy pisemnej wtedy, gdy zawiera oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

Kodeks cywilny wprost wskazuje, że taka forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej. 

Oznacza to, że nie chodzi o zwykły mail z treścią wiadomości, lecz o dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Czy skan wypowiedzenia albo mail z podpisem w stopce wystarczy?

Co do zasady – nie. 

Z punktu widzenia formy prawnej skan podpisanego pisma wysłany mailem nie jest tym samym co forma pisemna albo elektroniczna z kwalifikowanym podpisem. Zeskanowany dokument, faks czy zwykły e-mail mieszczą się raczej w formie dokumentowej, a nie w formie pisemnej. To oznacza, że taki wariant nie obroni się w razie sporu sądowego. 

W praktyce sama stopka mailowa, zeskanowany podpis w pliku albo wpisane na końcu wiadomości imię i nazwisko nie dają takiego samego skutku jak podpis własnoręczny czy kwalifikowany podpis elektroniczny. 

Z tego powodu takie rozwiązania są wygodne, ale obarczone wysokim ryzykiem sporu.

Czy wadliwy e-mail może mimo wszystko być skuteczny?

Tak, i właśnie to jest największa pułapka tego tematu. Mimo niezachowania formy pisemnej czynność jest skuteczna i wywołuje skutki prawne. 

Innymi słowy, wadliwe wypowiedzenie złożone elektronicznie doprowadza do rozwiązania stosunku pracy, ale jednocześnie jest podstawą do dochodzenia roszczeń przed sądem pracy.

Ta różnica między skutecznością a prawidłową formą jest kluczowa:

• skuteczność oznacza, że oświadczenie doszło do drugiej strony i mogło wywołać skutek
• wadliwość oznacza, że naruszono wymagania formalne przewidziane w przepisach
• przy wadliwym wypowiedzeniu może powstać spór o odszkodowanie albo o przywrócenie do pracy.

Kiedy wypowiedzenie wysłane mailem uważa się za doręczone?

Zgodnie z Kodeksem cywilnym oświadczenie woli jest złożone drugiej osobie wtedy, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. 

W przypadku oświadczenia wyrażonego elektronicznie momentem złożenia jest chwila, gdy wiadomość została wprowadzona do środka komunikacji elektronicznej tak, aby adresat mógł się z nią zapoznać. 

Nie chodzi więc wyłącznie o faktyczne przeczytanie maila, lecz o realną możliwość zapoznania się z jego treścią.

Przy e-mailu znaczenie mają zwłaszcza:

• właściwy adres odbiorcy
• możliwość normalnego dostępu do skrzynki
• godzina i dzień wysłania wiadomości
• praktyka komunikacji przyjęta między stronami
• możliwość późniejszego udowodnienia doręczenia

Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, że przy pracownikach stale korzystających ze służbowej komunikacji elektronicznej przesłanie oświadczenia na służbowy adres mailowy może być rozwiązaniem racjonalnym. Jednocześnie wskazał, że przy wysyłaniu wiadomości na prywatną skrzynkę pracownika sprawa jest znacznie bardziej ryzykowna, bo pracownik nie ma obowiązku otwierania służbowych wiadomości na prywatnym mailu, jeśli taki sposób kontaktu nie został wcześniej uzgodniony.

Jakie dodatkowe obowiązki ma pracodawca przy wypowiedzeniu przez e-mail?

Po stronie pracodawcy temat jest szerszy niż sama forma. 

Kodeks pracy wymaga, aby w oświadczeniu pracodawcy o wypowiedzeniu umowy na czas określony lub nieokreślony, a także o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, wskazana była przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie albo rozwiązanie umowy. 

Dodatkowo pismo powinno zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy.

Pracodawca powinien więc dopilnować, by dokument zawierał:

• oznaczenie stron
• jednoznaczne oświadczenie o wypowiedzeniu albo rozwiązaniu umowy
• przyczynę, jeśli przepisy jej wymagają
• informację o prawie odwołania do sądu pracy
• prawidłową formę podpisu
• możliwość wykazania doręczenia

Jeżeli pracownik otrzyma wadliwe wypowiedzenie, termin na odwołanie do sądu pracy wynosi 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę. Ten termin ma znaczenie także wtedy, gdy spór dotyczy nie tyle samego faktu wypowiedzenia, ile jego formy, daty albo braków formalnych.

Jak najbezpieczniej złożyć wypowiedzenie przez e-mail?

Najbezpieczniejszy wariant to nadal papierowe wypowiedzenie z własnoręcznym podpisem, doręczone osobiście za potwierdzeniem odbioru albo wysłane listem. 

Jeżeli jednak strony chcą korzystać z e-maila, bezpieczniejszym rozwiązaniem jest dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysłany na ustalony adres służbowy lub oficjalny adres do kontaktu.

Dobrze sprawdza się taka checklista:

1. przygotować pełne oświadczenie o wypowiedzeniu
2. podpisać je własnoręcznie na papierze albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym
3. wysłać je na właściwy adres drugiej strony
4. zachować dowód nadania i treść wiadomości
5. poprosić o potwierdzenie odbioru
6. w razie wątpliwości wysłać równolegle papierowy egzemplarz pocztą lub doręczyć go osobiście.

W praktyce bardzo rozsądne jest połączenie kanałów. 

Najczęstsze błędy przy wypowiedzeniu przez e-mail

Najczęstsze błędy to:

• wysłanie zwykłego maila bez załącznika zawierającego kwalifikowany podpis elektroniczny
• wysłanie skanu oświadczenia wypowiadającego umowę 
• wysłanie wiadomości na nieaktualny albo prywatny adres bez wcześniejszych ustaleń
• brak przyczyny wypowiedzenia po stronie pracodawcy, 
• brak dowodu, że wiadomość dotarła w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią

Przykładowa bezpieczniejsza treść e-maila przy wypowiedzeniu

Sam e-mail nie powinien zastępować właściwego oświadczenia, lecz raczej przekazywać dokument zawierający wypowiedzenie. Dlatego bezpieczniejsza jest krótka wiadomość przewodnia i załączony dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo równoległe wysłanie papierowego egzemplarza. Taki układ lepiej porządkuje dowody i ogranicza ryzyko sporu o treść oświadczenia.

Przykładowy schemat wiadomości:

• temat wiadomości – Wypowiedzenie umowy o pracę
• treść – W załączeniu przekazuję oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę z dnia …
• dopisek – Dokument został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym
• końcówka – Proszę o potwierdzenie otrzymania wiadomości

W przypadku papierowego wypowiedzenia wysyłanego dodatkowo pocztą e-mail może pełnić funkcję informacyjną:

• temat wiadomości – Informacja o wysłaniu wypowiedzenia umowy o pracę
• treść – Informuję o wysłaniu podpisanego wypowiedzenia umowy o pracę w formie papierowej
• dopisek – Oryginał został nadany przesyłką poleconą w dniu …

Podsumowanie

Wypowiedzenie umowy o pracę przez e-mail jest możliwe, ale tylko niektóre jego formy są bezpieczne i zgodne z wymogiem pisemności. 

Zwykły e-mail, nawet bardzo precyzyjny, co do zasady nie spełnia wymogu formy pisemnej z Kodeksu pracy. 

Ten wymóg może zostać zachowany przy dokumencie elektronicznym podpisanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 

FAQ

Czy skan wypowiedzenia wysłany e-mailem wystarczy?

Nie – skan nie spełnia wymogu formy pisemnej (ani elektronicznej).

Kiedy e-mail uznaje się za doręczony?

Wtedy, gdy został wprowadzony do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że adresat mógł zapoznać się z jego treścią.

Czy pracodawca może przesłać oświadczenie na prywatny adres e-mail pracownika?

To rozwiązanie jest ryzykowne. Przyjmuje się, że przy prywatnej skrzynce pracownik nie ma obowiązku odbierania służbowych wiadomości, jeśli taki sposób kontaktu nie został wcześniej ustalony.

Ile czasu ma pracownik na odwołanie do sądu pracy?

Odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę wnosi się do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę.