Monitoring w pracy – czy jest legalny i gdzie są granice

Katarzyna Klemba ZUS i prawo pracy porada prawnaBusse Grzybowska Odwołanie od decyzji ZUSKatarzyna Klemba, Patrycja Busse – Grzybowska -
4
monitoring w pracy porada prawna

Monitoring w pracy bywa legalny, ale tylko wtedy, gdy pracodawca potrafi wykazać konkretny cel jego zastosowania.Monitoring wizyjny wolno wprowadzić wyłącznie wtedy, gdy jest niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. 

Z tego artykułu dowiesz się:

  • kiedy monitoring w pracy jest legalny
  • jakie rodzaje monitoringu dopuszcza Kodeks pracy
  • gdzie nie wolno montować kamer
  • kiedy wyjątkowo można objąć monitoringiem miejsca szczególnie wrażliwe
  • jak długo wolno przechowywać nagrania
  • jak poinformować pracowników o monitoringu
  • czy można monitorować służbową pocztę i inne narzędzia pracy

Kiedy monitoring w pracy jest legalny?

Nałożenie kary porządkowej wobec pracownika a RODO

Katarzyna Klemba ZUS i prawo pracy porada prawnaBusse Grzybowska Odwołanie od decyzji ZUSKatarzyna Klemba, Patrycja Busse – Grzybowska -
0
kara dla pracownika RODO

Kara porządkowa to nie tylko zawiadomienie. Kara porządkowa wiąże się również z przetwarzaniem danych osobowych pracownika.Najwięcej błędów pojawia się nie przy nałożeniu samej kary, lecz później – gdy informacja o ukaraniu trafia zbyt szeroko do członków organizacji, zostaje w aktach pracowniczych zbyt długo albo opiera się na materiale z monitoringu użytym niezgodnie z prawem.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • kiedy w ogóle można nałożyć karę porządkową
  • jakie dane osobowe pracodawca może wtedy przetwarzać i na jakiej podstawie
  • jak przechowywać dokumenty o ukaraniu
  • komu można ujawnić informację o karze
  • kiedy monitoring albo poczta służbowa mogą być dowodem
  • jakie prawa ma pracownik po nałożeniu kary
  • jakie błędy najczęściej narażają pracodawcę na zarzut naruszenia RODO.

Czy pracodawca może wykorzystać raz wysłane CV w ramach innych rekrutacji?

Busse Grzybowska Odwołanie od decyzji ZUSPatrycja Busse – Grzybowska -
0
RODO CV

W praktyce odpowiedź brzmi – tak, ale nie zawsze i nie automatycznie.

Jeżeli kandydat wysłał CV do jednej konkretnej rekrutacji to pracodawca nie powinien z góry zakładać, że może użyć tego samego dokumentu także przy kolejnych naborach. W rekrutacji trzeba odróżnić dwa cele przetwarzania danych – udział w bieżącej rekrutacji oraz udział w przyszłych rekrutacjach. Zasadniczo, przetwarzanie danych kandydata do pracy znajduje podstawę prawną w przepisach kodeksu pracy, a więc nie jest potrzebna do tego zgoda tego kandydata.

W przypadku przyszłych rekrutacji – potrzebna jest już wyraźna zgoda kandydata.

Czy można weryfikować kandydata do pracy u jego dotychczasowego zatrudniającego?

Busse Grzybowska Odwołanie od decyzji ZUSPatrycja Busse – Grzybowska -
0
RODO weryfikacja kandydata u poprzedniego pracodawcy

W praktyce najuczciwsza odpowiedź brzmi – nie powinno się robić tego po cichu i za plecami kandydata.

W rekrutacji punktem wyjścia jest to, że dane o kandydacie pracodawca pozyskuje, co do zasady, od samej osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a nie z nieformalnych telefonów do jej obecnego albo poprzedniego pracodawcy.

Kodeks pracy wyraźnie opisuje katalog danych, których można żądać od kandydata, oraz wskazuje, że udostępnienie danych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. UODO traktuje z kolei kontakt z byłym pracodawcą, potwierdzanie referencji i szerzej background screening jako obszar wymagający szczególnej ostrożności oraz przejrzystości wobec kandydata.

Świadczenia dobrostanowe a RODO – jakie dane pracodawca może zbierać, a gdzie zaczyna się ryzyko

Busse Grzybowska Odwołanie od decyzji ZUSPatrycja Busse – Grzybowska -
0
RODO benefity

Świadczenia dobrostanowe są dziś stałym elementem oferty pracodawców, ale pod względem RODO nie tworzą jednej prostej kategorii. Inaczej ocenia się kartę sportową, inaczej pakiet medyczny, jeszcze inaczej wsparcie psychologiczne, programy profilaktyczne czy aplikacje wellbeingowe.

Z prawnego punktu widzenia kluczowe jest nie to, jak benefit nazywa dział HR, ale jakie dane są zbierane, po co, od kogo i komu są dalej przekazywane. RODO wymaga zgodności z prawem, ograniczenia celu i minimalizacji danych, a kodeks pracy dodatkowo ogranicza zakres informacji, których pracodawca może żądać od pracownika lub kandydata. Gdy w grę wchodzą dane o zdrowiu albo zdrowiu psychicznym,

Co to jest RODO i co obejmuje?

Busse Grzybowska Odwołanie od decyzji ZUSPatrycja Busse – Grzybowska -
0

RODO to ogólne rozporządzenie o ochronie danych, czyli unijne rozporządzenie 2016/679 przyjęte 27 kwietnia 2016 r. Jego pełny cel to ochrona osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz zapewnienie swobodnego przepływu takich danych. W Polsce i w całej UE stosuje się je od 25 maja 2018 r.

To nie jest ustawa tylko o komputerach, newsletterach albo zgodach marketingowych. RODO reguluje bardzo szeroko to, jak firmy, urzędy, szkoły, przychodnie, fundacje i inni administratorzy mogą zbierać, używać, przechowywać, udostępniać i usuwać dane osobowe. Obejmuje więc praktycznie cały cykl życia danych.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • czym dokładnie jest RODO
  • jakie dane obejmuje
  • kogo dotyczy
  • czego wymaga od firm i organizacji
  • jakie prawa daje osobom,

Jakie dane pracownicy w ciąży może pozyskać pracodawca?

Busse Grzybowska Odwołanie od decyzji ZUSPatrycja Busse – Grzybowska -
0

Dane o ciąży to nie jest zwykła informacja kadrowa. Z punktu widzenia RODO wchodzimy tu w obszar danych o stanie zdrowia, czyli danych szczególnych kategorii, które mogą być przetwarzane tylko w ściśle określonych sytuacjach. Jednocześnie prawo pracy daje pracownicy w ciąży szczególne uprawnienia, a pracodawcy nakłada konkretne obowiązki. To oznacza, że pracodawca może pozyskać pewne informacje o ciąży, ale tylko wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne do realizacji praw pracownicy albo obowiązków wynikających z prawa pracy. Nie może natomiast zbierać szerokich danych medycznych na zapas, z ciekawości albo dla wygody organizacyjnej.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • czy pracownica musi informować pracodawcę o ciąży
  • jakie dane pracodawca może pozyskać legalnie
  • kiedy potrzebne jest zaświadczenie lekarskie
  • czy pracodawca może pytać o przebieg ciąży i wyniki badań
  • jakie dane o dziecku lub rodzinie wolno przetwarzać
  • gdzie kończy się dopuszczalne przetwarzanie,

Czy można umieścić wizerunek pracownika na stronie internetowej pracodawcy?

Busse Grzybowska Odwołanie od decyzji ZUSPatrycja Busse – Grzybowska -
0

Umieszczenie zdjęcia pracownika na stronie internetowej firmy wygląda dziś jak zwykły element komunikacji, ale prawnie to temat bardziej złożony, niż często się zakłada. Wizerunek pracownika jest daną osobową, a jego publikacja na zewnętrznej stronie internetowej to nie to samo co użycie zdjęcia w wewnętrznym intranecie albo na identyfikatorze. W praktyce najbezpieczniejsza odpowiedź brzmi – co do zasady – można, ale zwykle będzie do tego potrzebna dobrowolna zgoda pracownika, a dodatkowo trzeba pamiętać o zasadach RODO i o przepisach prawa autorskiego dotyczących rozpowszechniania wizerunku. UODO wyraźnie wskazuje, że publikacja wizerunku pracownika na stronie internetowej wymaga dobrowolnej zgody.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • czy pracodawca może publikować zdjęcie pracownika na stronie www
  • kiedy potrzebna jest zgoda pracownika
  • dlaczego sama zgoda z RODO nie załatwia wszystkiego
  • czym różni się publikacja w internecie od publikacji w intranecie
  • kiedy zdjęcie może być szczególnie ryzykowne
  • jakie błędy pracodawców są najczęstsze

Czy wizerunek pracownika to dane osobowe?

Czy można umieszczać imię i nazwisko pracownika na drzwiach pokoju?

Busse Grzybowska Odwołanie od decyzji ZUSPatrycja Busse – Grzybowska -
0

Imię i nazwisko pracownika to dane osobowe, jednak nie każde ich użycie w miejscu pracy narusza RODO. Jeżeli oznaczenie pokoju służy organizacji pracy, ułatwia kontakt z właściwą osobą, pomaga interesantom albo porządkuje obieg spraw w firmie czy urzędzie, takie działanie może być dopuszczalne. Kluczowe są jednak cel, niezbędność i zakres danych. Pracodawca powinien być w stanie wykazać, po co takie oznaczenie stosuje i dlaczego nie da się osiągnąć tego celu w mniej ingerujący sposób. RODO wymaga zgodności z prawem, minimalizacji danych i rozliczalności, a UODO podkreśla, że imię, nazwisko i służbowe dane kontaktowe są danymi związanymi z zatrudnieniem i co do zasady nie wkraczają w sferę prywatności pracownika.

Monitoring poczty elektronicznej pracownika a RODO

Busse Grzybowska Odwołanie od decyzji ZUSPatrycja Busse – Grzybowska -
0

Monitoring poczty elektronicznej pracownika jest dopuszczalny, ale nie daje pracodawcy wolnej ręki do czytania wszystkiego, co przechodzi przez służbową skrzynkę. Kodeks pracy pozwala na kontrolę służbowej poczty elektronicznej tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania narzędzi pracy. Jednocześnie taki monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika. Równolegle pracodawca musi stosować RODO, a więc działać w sposób konieczny, proporcjonalny i przejrzysty.

Z tego artykułu dowiesz się:

  • kiedy monitoring służbowej poczty jest legalny
  • jakie cele uzasadniają jego wprowadzenie
  • jakie formalności musi spełnić pracodawca
  • czy wolno czytać treść maili pracownika
  • co z prywatnymi wiadomościami na służbowej skrzynce
  • jakie są najczęściej występujące błędy

Czy monitoring poczty elektronicznej pracownika jest w ogóle legalny?