Jak zatrudnić Ukraińca? Procedura krok po kroku

Tak, w 2026 roku obywatela Ukrainy najczęściej da się zatrudnić w prostszej procedurze niż wielu innych cudzoziemców.

Jeżeli przebywa legalnie w Polsce, pracę można co do zasady powierzyć bez zezwolenia na pracę, a pracodawca składa powiadomienie do powiatowego urzędu pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Od 5 marca 2026 roku taka ścieżka dotyczy nie tylko osób korzystających z ochrony czasowej, ale także obywateli Ukrainy legalnie przebywających w Polsce, którzy nie korzystają z ochrony czasowej, i ma działać przez 3 lata, czyli do 4 marca 2029 roku.

Nadal jednak trzeba sprawdzić legalność pobytu, podpisać pisemną umowę, dopilnować wynagrodzenia i warunków pracy oraz wykonać zwykłe obowiązki pracodawcy, w tym zgłoszenie do ZUS.

Z tego artykułu dowiesz się:

• kiedy wystarczy samo powiadomienie do PUP
• kiedy potrzebne będzie oświadczenie albo zezwolenie na pracę
• jakie dokumenty trzeba sprawdzić przed zatrudnieniem
• jak przygotować umowę z cudzoziemcem
• jakie terminy trzeba dopilnować
• co zgłosić do ZUS
• kiedy trzeba zrobić badania i szkolenie BHP
• jakie błędy najczęściej psują legalność zatrudnienia

Czy obywatela Ukrainy można zatrudnić bez zezwolenia na pracę?

Tak, bardzo często tak właśnie wygląda najprostsza ścieżka.

Od 5 marca 2026 roku beneficjent ochrony czasowej może pracować bez zezwolenia na pracę, jeśli pracodawca powiadomi powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Te same zasady przez najbliższe 3 lata, do 4 marca 2029 roku, stosuje się również do obywateli Ukrainy legalnie przebywających w Polsce, którzy nie korzystają z ochrony czasowej, na przykład przebywających na podstawie wizy albo zezwolenia na pobyt czasowy.

To oznacza, że w 2026 roku najczęstsza odpowiedź brzmi:

1. legalny pobyt obywatela Ukrainy w Polsce
2. rozpoczęcie pracy
3. powiadomienie PUP w ciągu 7 dni przez portal praca.gov.pl.

Nie oznacza to jednak pełnej dowolności.

Jeżeli pracodawca nie złoży wymaganego powiadomienia, popełnia wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 zł do 3000 zł. Ponowne powiadomienie jest też wymagane, gdy zmienia się rodzaj umowy, stanowisko lub rodzaj pracy, wymiar czasu pracy albo wynagrodzenie na niższe. Na takie zgłoszenie zmian również przewidziano 7 dni.

Krok 1 – sprawdź legalność pobytu

Zanim dojdzie do zatrudnienia, trzeba sprawdzić dokument pobytowy.

Pracodawca ma obowiązek zażądać od cudzoziemca przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce przez okres wykonywania pracy, w szczególności wizy lub karty pobytu. Pracodawca musi też przechowywać kopię tego dokumentu.

W praktyce najważniejsze są trzy zasady:

• dokument pobytowy musi być ważny przez okres pracy
• kopię dokumentu trzeba przechowywać przez cały okres wykonywania pracy
• przy cudzoziemcu zatrudnionym na umowę o pracę kopia dokumentu powinna znaleźć się w aktach pracowniczych.

Ten etap jest kluczowy, bo nawet uproszczona ścieżka dla obywateli Ukrainy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku sprawdzenia legalności pobytu. Najpierw trzeba więc ustalić, że pobyt jest legalny, a dopiero później wybierać właściwą podstawę legalnej pracy.

Krok 2 – wybierz właściwą ścieżkę legalizacji pracy

W 2026 roku są trzy najważniejsze ścieżki, ale nie każda pasuje do każdej sytuacji.

Najprostsza dla obywatela Ukrainy legalnie przebywającego w Polsce to powiadomienie PUP po rozpoczęciu pracy.

Druga to oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Trzecia to klasyczne zezwolenie na pracę albo, w odpowiednich sprawach, zezwolenie jednolite na pobyt czasowy i pracę.

Najczęściej wygląda to tak:

1. Powiadomienie PUP
   Najprostsza ścieżka dla obywatela Ukrainy legalnie przebywającego w Polsce. Nie trzeba uzyskiwać zezwolenia na pracę przed startem zatrudnienia, ale trzeba złożyć powiadomienie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
2. Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi
   Nadal działa uproszczona procedura oświadczeniowa dla obywateli Ukrainy. PIP wskazuje, że oświadczenie wpisane do ewidencji uprawnia do wykonywania pracy bez zezwolenia na pracę, a okres pracy wskazany w oświadczeniu nie może być dłuższy niż 24 miesiące (w praktyce powiadomień się używa dla obywateli Ukrainy ze statusem UKR).
3. Zezwolenie na pracę albo zezwolenie jednolite
   Zgodnie z ogólną zasadą cudzoziemiec spoza UE, EOG i Szwajcarii powinien mieć zezwolenie na pracę, a obowiązek uzyskania tego dokumentu spoczywa na przyszłym pracodawcy. Ten obowiązek jest spełniony także wtedy, gdy cudzoziemiec ma zezwolenie na pobyt czasowy i pracę, czyli tzw. zezwolenie jednolite. Od 27 kwietnia 2026 roku zasady składania wniosku o zezwolenie jednolite zostały zmodernizowane i wniosek ma być składany elektronicznie.

Jeżeli praca ma charakter sezonowy, nie można oprzeć jej na zwykłym oświadczeniu. PIP wskazuje wprost, że w takim przypadku trzeba uzyskać zezwolenie na pracę sezonową typu S.

Krok 3 – podpisz pisemną umowę i przygotuj tłumaczenie

Każda umowa z cudzoziemcem musi być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Dotyczy to zarówno umowy o pracę, jak i umów cywilnoprawnych. Przed podpisaniem umowy trzeba przedstawić cudzoziemcowi jej treść na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej. Pracodawca ma obowiązek wręczyć cudzoziemcowi egzemplarz zawartej umowy.

Przygotowując umowę, trzeba dopilnować, żeby:

• była sporządzona przed dopuszczeniem do pracy
• odpowiadała rzeczywistemu rodzajowi współpracy
• warunki zatrudnienia zgadzały się z tym, co wynika z powiadomienia, oświadczenia albo zezwolenia
• cudzoziemiec dostał tłumaczenie na język, który rozumie.

Przy umowie o pracę należy pamiętać także o zwykłych elementach wynikających z prawa pracy.

Umowa o pracę powinna określać co najmniej strony, rodzaj umowy, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności rodzaj pracy, miejsce pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy i dzień rozpoczęcia pracy.

Krok 4 – zgłoś zatrudnienie do urzędu pracy

Jeżeli korzystasz z uproszczonej ścieżki ukraińskiej, po rozpoczęciu pracy składasz powiadomienie do właściwego PUP przez portal praca.gov.pl. Termin wynosi 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. To dziś podstawowa procedura dla obywateli Ukrainy legalnie przebywających w Polsce.

Jeżeli korzystasz z procedury oświadczeniowej albo zezwolenia, zasady są inne. W takim przypadku najpierw trzeba mieć właściwy dokument legalizujący pracę, a następnie dopełnić obowiązków po stronie pracodawcy. Ministerstwo pracy na portalu PSZ wskazuje, że przy oświadczeniu pracodawca zawiera pisemną umowę, uwzględnia warunki oświadczenia i przekazuje kopię umowy organowi przed powierzeniem pracy. Analogicznie przy zezwoleniach pracodawca ma obowiązek przekazać organowi kopię zawartej umowy przed powierzeniem pracy.

To oznacza, że ścieżki nie wolno mieszać:

• przy powiadomieniu ukraińskim – najpierw praca, potem zgłoszenie w 7 dni
• przy oświadczeniu albo zezwoleniu – najpierw dokument legalizujący, potem umowa i dalsze obowiązki, w tym przekazanie kopii umowy do właściwego organu.

Krok 5 – dopilnuj wynagrodzenia i warunków pracy

Obywatel Ukrainy zatrudniony na podstawie powiadomienia musi pracować na warunkach zgodnych ze zgłoszeniem. PIP wskazuje, że wymiar czasu pracy nie może być niższy niż podany w powiadomieniu, a wynagrodzenie nie może być niższe niż określone w powiadomieniu ani niższe od wymogów wynikających z przepisów o minimalnym wynagrodzeniu. Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto.

W praktyce trzeba pilnować, żeby:

1. stanowisko zgadzało się z dokumentem legalizującym pracę
2. rodzaj pracy był zgodny z dokumentem
3. wynagrodzenie nie było niższe niż w zgłoszeniu albo zezwoleniu
4. wynagrodzenie spełniało polskie minimum płacowe.

Jeżeli zmienia się rodzaj umowy, stanowisko, rodzaj pracy, wymiar czasu pracy albo stawka wynagrodzenia w dół, przy ścieżce powiadomieniowej trzeba złożyć ponowne powiadomienie do PUP w terminie 7 dni od zmiany.

Krok 6 – wykonaj zwykłe obowiązki pracodawcy w Polsce

Zatrudnienie obywatela Ukrainy nie zwalnia z typowych obowiązków wobec pracownika. Jeżeli zatrudnienie następuje na podstawie umowy o pracę, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Przed dopuszczeniem do pracy trzeba też przeprowadzić szkolenie wstępne BHP, obejmujące instruktaż ogólny i stanowiskowy.

Trzeba też pamiętać o ZUS. Zgłoszenia do ubezpieczeń dokonuje się w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, na przykład od daty zatrudnienia na podstawie umowy o pracę albo umowy zlecenia.

Najprostsza lista obowiązków po stronie pracodawcy wygląda więc tak:

• pisemna umowa
• tłumaczenie umowy na język zrozumiały dla cudzoziemca
• legalna podstawa pracy
• badania i BHP przy umowie o pracę
• zgłoszenie do ZUS w 7 dni
• przechowywanie kopii dokumentu pobytowego.

Najczęstsze błędy przy zatrudnianiu obywatela Ukrainy

Najwięcej problemów pojawia się nie przy samym znalezieniu kandydata, ale przy formalnościach. W praktyce najczęściej psują legalność zatrudnienia trzy rzeczy – brak sprawdzenia pobytu, zły tryb legalizacji pracy i niespójność warunków umowy z dokumentem legalizującym pracę. PIP wyraźnie wskazuje też, że nielegalne jest powierzenie pracy na innym stanowisku albo na innych warunkach niż określone w zezwoleniu, oświadczeniu lub powiadomieniu, w szczególności za niższym wynagrodzeniem.

Najczęstsze błędy to:

• brak kopii dokumentu pobytowego
• brak pisemnej umowy przed rozpoczęciem pracy
• brak tłumaczenia umowy
• niezłożenie powiadomienia PUP w terminie 7 dni
• pominięcie ponownego powiadomienia po zmianie warunków pracy
• rozpoczęcie pracy sezonowej na zwykłym oświadczeniu
• dopuszczenie do pracy bez badań i szkolenia BHP przy etacie
• brak zgłoszenia do ZUS w terminie.

Podsumowanie

W 2026 roku zatrudnienie obywatela Ukrainy jest najczęściej prostsze niż zatrudnienie wielu innych cudzoziemców, ale nadal wymaga uporządkowanej procedury.

Najczęstsza ścieżka wygląda tak – sprawdzenie legalnego pobytu, zawarcie pisemnej umowy z tłumaczeniem, rozpoczęcie pracy i powiadomienie PUP w ciągu 7 dni. Taki model po 5 marca 2026 roku obejmuje zarówno osoby korzystające z ochrony czasowej, jak i obywateli Ukrainy legalnie przebywających w Polsce bez ochrony czasowej, przy czym dla tej drugiej grupy ustawodawca przewidział okres przejściowy do 4 marca 2029 roku. Jeżeli ta ścieżka nie pasuje do konkretnej sprawy, nadal pozostają oświadczenie o powierzeniu pracy, zezwolenie na pracę albo zezwolenie jednolite.

O legalności zatrudnienia decydują jednak nie tylko dokumenty urzędowe, ale też zwykłe obowiązki pracodawcy – prawidłowa umowa, zgodność warunków zatrudnienia z dokumentem legalizującym pracę, zgłoszenie do ZUS oraz dopuszczenie do pracy dopiero po dopełnieniu formalności BHP i medycyny pracy, jeśli chodzi o etat.

FAQ

Czy do zatrudnienia obywatela Ukrainy w 2026 roku zawsze potrzebne jest zezwolenie na pracę?

Nie. Jeżeli obywatel Ukrainy legalnie przebywa w Polsce, najczęściej wystarcza powiadomienie PUP złożone w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.

W jakim terminie trzeba zgłosić zatrudnienie Ukraińca do urzędu pracy?

Przy uproszczonej ścieżce ukraińskiej powiadomienie składa się w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca.

Czy trzeba mieć kopię paszportu albo karty pobytu?

Trzeba mieć kopię ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce przez okres pracy, w szczególności wizy albo karty pobytu.

Czy umowa z obywatelem Ukrainy musi być przetłumaczona?

Tak. Przed podpisaniem umowy trzeba przedstawić cudzoziemcowi jej treść na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej.

Czy oświadczenie o powierzeniu pracy nadal działa dla obywateli Ukrainy?

Tak. Obywatele Ukrainy mogą pracować także na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji, a okres pracy wskazany w oświadczeniu nie może być dłuższy niż 24 miesiące.

Czy przy umowie o pracę trzeba zrobić badania i szkolenie BHP?

Tak. Przed dopuszczeniem do pracy pracownik musi mieć aktualne orzeczenie lekarskie, a pracodawca musi przeprowadzić szkolenie wstępne BHP.

Kiedy trzeba zgłosić pracownika do ZUS?

Zgłoszenia do ubezpieczeń dokonuje się w ciągu 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, na przykład od daty zatrudnienia na podstawie umowy o pracę albo umowy zlecenia.

Co grozi za brak powiadomienia PUP?

Niedopełnienie obowiązku złożenia wymaganego powiadomienia stanowi wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 zł do 3000 zł.