Kontrola ZUS – zasady przeprowadzania kontroli przez ZUS

Same słowa „kontrola ZUS” wbudzają u wielu osób strach i obawy.

ZUS bardzo intensywnie ostatnio kontruluje przedsiębiorcę. Pisałam o tym w artukule, który znajdziesz tutaj. Sposób przeprowadzania kontroli przez ZUS budzi też szereg pytań i wątpliwości.

Dlatego dziś,  krok po kroku, przybliżę zasady przeprowadzania kontroli przez ZUS, tak aby sposób jej przeprowadzenia kontroli niczym nie mógł zaskoczyć.

I. Z czego wynika możliwość przeprowadzenia kontroli przez ZUS?

Przedsiębiorcy są kontrolowani nie tylko przez urzędy skarbowe, ale również przez ZUS.

Możliwość ta wynika  z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która to ustawa wskazuje, że jednym z zadań ZUS jest kontrolowanie płatników składek.

II. Jaki jest cel i zakres kontroli ZUS?

Kontrole przeprowadzane przez ZUS służą zrealizowaniu kilku celów.

Przede wszystkim ich zadaniem jest sprawdzenie czy płatnicy składek wywiązują się ze swojego podstawowego obowiązku, jakim jest płacenie składek oraz innych zadań, które zostały im zlecone przez ZUS.

Kontrole mogą dotyczyć także:

⇒ prawidłowego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych osób, które powinny być do takiego ubezpieczenia zgłoszone,

⇒ prawidłowości obliczania i opłacania składek, które płatnicy powinni opłacać,

⇒ prawidłowości i terminowości wypłat świadczeń przez płatników, do których są oni obowiązani,

⇒ prawidłowości i terminowości wystawianych zaświadczeń i zgłaszania ich do ZUS,

⇒ prawidłowości i terminowości w przypadku wypełniania wniosków o emerytury i renty.

Jest to jednak przykładowy zakres kontroli ZUS, bowiem zakres kontroli może objąć wykonywanie wszelkich obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi.

Zakład przeprowadza kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, z wyłączeniem płatników składek zobowiązanych do opłacania składek jedynie na własne ubezpieczenie, co do zasady.

Natomiast kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek na własne ubezpieczenie przeprowadza się w uzasadnionych przypadkach.

Ma to miejsce zasadniczo w razie stwierdzenia błędów w przekazywanej do ZUS dokumentacji ubezpieczeniowej lub nieterminowego opłacania składek, lub powzięcia wątpliwości co do prawidłowości realizowania innych obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Rzeczywistość ostatnich miesięcy jest jednak zupełnie inna, ZUS na masową skalę kontrolule właśnie przede wszystkim jednoosobowe działalności gospodarcze.

Na temat kontrolowania jednoosobowych działalności gospodarczych przez ZUS, pisałam już też wcześniej. Artykuły znajjdziesz tutaj i tutaj.

III. Kto przeprowadza kontrolę ZUS?

sobą upoważnioną przez ZUS do przeprowadzenia kontroli jest każdorazowo inspektor kontroli ZUS.

Oprócz niego w kontroli może uczestniczyć na podstawie pisemnego upoważnienia do udziału w określonych czynnościach i legitymujący się dowodem osobistym pracownik ZUS, który przygotowuje się do egzaminu kwalifikacyjnego na stanowisko inspektora kontroli ZUS.

Na temat uprawnień Inspektora ZUS napisałam oddzielny artykuł, który znajdziesz tutaj.

IV. Kiedy rozpoczyna się kontrola ZUS?

Kontrola rozpoczyna się od doręczenia płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz przedstawienia legitymacji służbowej.

Jeżeli kontrolowanym podmiotem jest przedsiębiorca, to jest on wcześnie zawiadamiany o zamiarze wszczęcia kontroli.

Kontrola nie może rozpocząć się wcześniej niż po 7 dniach od dnia odebrania zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli i nie później niż po 30 dniach od jego doręczenia.

Jeżeli kontrola miałaby się odbyć po upływie 30 dni od doręczenia zawiadomienia, wówczas konieczne jest ponowne zawiadomienie.

Warto wiedzieć, że jeżeli w tym samym czasie działalność gospodarcza danego przedsiębiorcy jest kontrolowana przez inną instytucję publiczną, np. urząd skarbowy, wówczas inspektor ZUS odstąpi od kontroli i ustali inny termin.

Kontrolowany może jednak wyrazić zgodę na jednoczesne prowadzenie kontroli przez kilka instytucji.

V. Gdzie jest przeprowadzana kontrola ZUS?

Inspektor ZUS przeprowadza kontrola w siedzibie płatnika, a także w miejscach, gdzie prowadzi on działalność gospodarczą.

Może być też przeprowadzana w miejscach, gdzie przechowywana jest dokumentacja.

Ponadto jeżeli usprawniłoby to proces kontroli i płatnik pisemnie wyraziłby na tę formę zgodę, wówczas kontrola może być przeprowadza we właściwej placówce ZUS.

Bez pisemnej zgody płatnika kontrola w placówce ZUS może być przeprowadzona wyłącznie w przypadku, gdy:

• wymaga tego charakter czynności kontrolnych,
• konieczne jest przesłuchanie świadka – np. byłego pracownika płatnika,
• nie została zgłoszona do ZUS zmiana adresu siedziby płatnika,
• nie został wykreślony lub zmieniony adres siedziby firmy w ewidencji działalności gospodarczej lub KRS, a działalność nie jest prowadzona pod tym adresem. 

VI. Jak długo trwa kontrola ZUS?

Czas trwania kontroli przeprowadzanej przez Inspektora ZUS jest zróżnicowany i zależny jest on to tego, czy kontrolowany płatnik składek jest lub nie jest przedsiębiorcą.

Jeżeli płatnik nie jest przedsiębiorcą, wówczas kontrola powinna trwać maksymalnie do miesiąca. Natomiast, jeżeli konieczne jest, przykładowo, pozyskanie opinii od innych instytucji, wtedy kontrola może trwać nawet do dwóch miesięcy.

W przypadku płatników, którzy są przedsiębiorcami kontrola nie może przekraczać w jednym roku kalendarzowym:

• • 12 dni roboczych, jeżeli jest to mikroprzedsiębiorca (zatrudnia mniej niż 10 pracowników),
  • 18 dni roboczych, jeżeli jest to mały przedsiębiorca (zatrudnia mniej niż 50 pracowników),
  • 24 dni roboczych, jeżeli jest to średni przedsiębiorca (zatrudnia mniej niż 250 pracowników),
  • 48 dni roboczych, jeżeli jest to inny przedsiębiorca.

Termin rozpoczęcia kontroli ustala Inspektor ZUS po uzyskaniu stosowanego upoważnienia do jej przeprowadzenia.

VII. Jakie obowiązki ma kontrolowany przez ZUS?

Kontrolowani płatnicy składek mają szereg obowiązków w przypadku przeprowadzania kontroli przez ZUS, które nakłada na nich ustawa.

Płatnicy składek są zobowiązani do:

• Udostępniania ksiąg, dokumentów związanych z zakresem kontroli, które przechowują oni lub osoby trzecie na podstawie odrębnych umów,
• Udostępniania do oględzin składników majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą z tytułu składek,
• Sporządzenia i wydania kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli i wskazanych przez Inspektora kontroli,
• Udzielania wyjaśnień kontrolującemu,
• Przedstawienia tłumaczenia dokumentacji na język polski, jeżeli taka istnieje – jednak nie ma obowiązku, aby tłumaczenie było sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

Inspektor zakreśla termin na przedstawienie przez płatnika niezbędnej dokumentacji, którą kontrolowany ma obowiązek w zakreślonym terminie przedstawić.

Ponadto wszystkie powyższe czynności kontrolowany ma obowiązek dokonać bezpłatnie.

Udostępnienie środków technicznych i łączności musi być uzasadnione zakresem i celem postępowania kontrolnego.

Istotne jest przy tym, że jeżeli płatnik nie dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi, kontrola może być przeprowadzona w jednostce organizacyjnej ZUS, gdzie płatnik stawi się z niezbędnymi dokumentami.

VIII. Instytucja sprzeciwu

W sytuacji, gdy Inspektor kontroli ZUS rozpoczął i przeprowadza kontrolę z naruszeniem przepisów Prawa przedsiębiorców, a kontrolowany podmiot jest przedsiębiorcą, może on złożyć na piśmie sprzeciw (musi on zawierać uzasadnienie) w terminie 3 dni roboczych od dnia rozpoczęcia kontroli lub od momentu, w którym wystąpiła okoliczność uzasadniająca wniesienie sprzeciwu.

W momencie wniesienia sprzeciwu Inspektor ZUS ma obowiązek wstrzymania kontroli.

Sprzeciw rozpatrywany jest w ciągu 3 dni roboczych od dnia doręczenia ZUS. Po rozpoznaniu sprzeciwu ZUS wydaje postawienie o odstąpieniu od czynności kontrolnych lub o ich kontynuowaniu.

Jeżeli składający sprzeciw nie zgadza się z rozstrzygnięciem ZUS, wówczas może zaskarżyć takie postanowienie w drodze zażalenia – w terminie 3 dni od dnia otrzymania postanowienia.

Zażalenie jest rozpatrywanie w ciągu 7 dni od wpłynięcia do ZUS.

Co ważne, jeżeli sprzeciw lub zażalenie nie zostaną rozpoznane w regulaminowym terminie, wówczas będzie to równoznaczne z uznaniem słuszności sprzeciwu lub zażalenia.

Jeżeli w dalszej kolejności skarżący nie zgadza się z postanowieniem w sprawie składanego zażalenia, może wtedy wnieść skargę do sądu administracyjnego na przewlekłe prowadzenie kontroli w terminie 30 dni od dnia otrzymania postanowienia o rozstrzygnięciu zażalenia.

Jednak należy wiedzieć, że skarga do sądu administracyjnego nie wstrzymuje kontroli.

Więcej na temat sprzeciwu przeczytasz tutaj.

IX. Protokół kontroli

Dokonane w trakcie kontroli ustalenia inspektor kontroli opisuje w protokole kontroli.

Sporządza go w dwóch jednobrzmiących egzemplarza. Jeden pozostaje w aktach kontroli, drugi zaś przekazuje się płatnikowi składek lub osobie upoważnionej do jego reprezentowania.

Kontrolę uznaje się za zakończoną, jeżeli kontrolowany odbierze protokół kontroli osobiście lub protokół kontroli zostanie nadany pocztą.

X. Zastrzeżenia do ustalenia protokołu

W ciągu 14 dni od otrzymania protokołu kontrolowany ma prawo do złożenia na piśmie zastrzeżeń do ustaleń wynikających z protokołu.

O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnik informowany jest na piśmie. Ustawa nie wskazuje terminu, w jakim inspektor zobowiązany jest rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia.

Jeżeli do rozpatrzenia zastrzeżeń konieczne jest podjęcie dodatkowych czynności, wówczas rozpatrzenie sprawy powinno nastąpić w terminie nie dłuższym niż miesiąc, chyba że sprawa należy do szczególnie skomplikowanych – wówczas powinna być załatwiona nie później niż w ciągu 2 miesięcy.

Rozpatrzenie zastrzeżeń przez inspektora kontroli zamyka ten etap postępowania.

Ustalenia pokontrolne zawarte w protokole stanowią podstawę do wydania decyzji administracyjnej.

Jeżeli płatnik nie zgadza się z dokonanymi w protokole ustaleniami, na podstawie których wydana została decyzja, może zaskarżyć decyzję do sądu, w drodzę złożenia odwołania od decyzji ZUS. 

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”shadow-down-left” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]