Błąd biura rachunkowego a ZUS – kto odpowiada za zaległe składki i szkody?

Przedsiębiorca może powierzyć biuru rachunkowemu praktycznie całą obsługę rozliczeń z ZUS: zgłoszenia pracowników, deklaracje, wyliczanie składek, korekty czy przygotowanie danych do przelewów. Nie powoduje to jednak przeniesienia statusu płatnika składek na księgowego. Jeżeli składka zostanie zaniżona, nieopłacona albo pracownik zostanie błędnie zgłoszony, ZUS kieruje swoje roszczenia przede wszystkim do podmiotu, który zgodnie z ustawą jest płatnikiem składek. Art. 46 ustawy systemowej wprost nakłada na płatnika obowiązek obliczania, rozliczania i opłacania należnych składek.

Nie oznacza to jednak, że biuro rachunkowe jest bezkarne. Jeżeli błąd wynika z nienależytego wykonania umowy, klient może dochodzić naprawienia poniesionej szkody na zasadach odpowiedzialności kontraktowej. W praktyce trzeba wtedy wykazać, jaki obowiązek spoczywał na biurze, na czym polegał błąd, jaką szkodę poniósł klient oraz czy pomiędzy błędem a stratą istnieje normalny związek przyczynowy.

Z tego artykułu dowiesz się:

• kto odpowiada wobec ZUS za błąd księgowego,
• czy ZUS może żądać zaległych składek bezpośrednio od biura rachunkowego,
• kiedy można żądać od biura odszkodowania,
• dlaczego zaległa składka nie zawsze jest szkodą,
• czy można odzyskać odsetki i koszty egzekucji,
• co jeśli wskutek błędu utracono ulgę w ZUS,
• jak znaczenie ma umowa zawarta z biurem,
• co gdy klient przekazał dokumenty za późno albo podał błędne dane,
• czy biuro odpowiada za błędy swoich pracowników,
• kiedy może zadziałać OC biura rachunkowego,
• czy obowiązkowe OC obejmuje automatycznie kadry i płace,
• co zrobić od razu po wykryciu błędu.
  

  ---

---

1. Kto odpowiada za składki przed ZUS?

Podstawowa zasada jest prosta:

wobec ZUS odpowiada płatnik składek.

Jeżeli przedsiębiorca jest płatnikiem składek za siebie, swoich pracowników lub zleceniobiorców, to na nim ciąży ustawowy obowiązek prawidłowego:

• zgłoszenia do ubezpieczeń,
• obliczenia składek,
• ich rozliczenia,
• przekazania dokumentów,
• zapłaty należności w terminie.

Ustawa nie przewiduje, że zawarcie umowy z biurem rachunkowym automatycznie przenosi te publicznoprawne obowiązki na zewnętrznego usługodawcę.

Dlatego zapis w umowie: „biuro odpowiada za rozliczenia ZUS klienta”

ma przede wszystkim znaczenie w relacji: klient ↔ biuro rachunkowe.

Nie zmienia natomiast sam z siebie relacji: płatnik ↔ ZUS.

Przykład – biuro zaniżyło składki

Spółka przekazała biuru wszystkie prawidłowe informacje o wynagrodzeniach pracowników.

Księgowa błędnie zastosowała podstawę wymiaru i przez osiem miesięcy wykazywała składki niższe o 3000 zł miesięcznie.

Po kontroli ZUS ustala niedopłatę: 24 000 zł składek + odsetki.

Wobec ZUS obowiązek uregulowania należności ciąży na płatniku, czyli spółce.

Spółka może jednak następnie oceniać możliwość dochodzenia roszczenia przeciwko biuru rachunkowemu.

Sądy w sprawach ubezpieczeniowych wielokrotnie wskazywały, że korzystanie z profesjonalnego biura nie zwalnia płatnika z odpowiedzialności wobec ZUS, ale pozostawia możliwość dochodzenia od biura szkody na drodze cywilnej.

2. Czy ZUS może powiedzieć: „to błąd księgowej, więc nie trzeba płacić”?

Co do zasady nie.

Z perspektywy ZUS nie jest decydujące, czy deklarację przygotował:

• właściciel firmy,
• pracownik działu kadr,
• księgowa zatrudniona na etacie,
• zewnętrzne biuro rachunkowe.

Kontrola ZUS dotyczy tego, czy płatnik prawidłowo wykonywał swoje ustawowe obowiązki, w szczególności czy poprawnie zgłaszał osoby do ubezpieczeń oraz obliczał, potrącał i opłacał należne składki.

Dlatego argument: „nie wiedziałem o błędzie, ponieważ wszystkim zajmowała się księgowa” sam w sobie nie usuwa zaległości.

3. Błąd biura nie oznacza jednak, że przedsiębiorca zawsze ponosi ostateczny koszt

Trzeba rozróżnić:

odpowiedzialność wobec ZUS

od

odpowiedzialności za szkodę między klientem i biurem rachunkowym.

Art. 471 Kodeksu cywilnego stanowi, że podmiot, który niewykonał albo nienależycie wykonał swoje zobowiązanie, ma obowiązek naprawić wynikłą stąd szkodę, chyba że niewłaściwe wykonanie nastąpiło wskutek okoliczności, za które nie odpowiada.

Jeżeli więc z umowy wynikało, że biuro ma:

• prawidłowo wyliczyć składki,
• zgłosić pracownika,
• wyrejestrować go w określonym terminie,
• przygotować deklaracje,
• pilnować określonego zgłoszenia do ulgi,

a biuro tego nie zrobiło mimo otrzymania kompletnych danych, może powstać odpowiedzialność odszkodowawcza.

4. Profesjonalne biuro rachunkowe musi zachować podwyższoną staranność

Przy ocenie błędu znaczenie ma art. 355 Kodeksu cywilnego.

Dłużnik powinien zachować należytą staranność, a jeżeli działa zawodowo, wymagany poziom staranności określa się z uwzględnieniem profesjonalnego charakteru prowadzonej działalności.

Od profesjonalnego biura można więc wymagać więcej niż od osoby, która pierwszy raz samodzielnie wypełnia dokument ZUS.

Biuro powinno m.in.:

• znać aktualne zasady rozliczeń,
• prawidłowo kwalifikować przekazane dane,
• pilnować terminów objętych umową,
• reagować na ujawnione nieprawidłowości,
• poinformować klienta o błędzie wymagającym korekty.

5. Sama zaległa składka nie zawsze jest szkodą

To jeden z najważniejszych elementów całej sprawy.

Załóżmy, że przedsiębiorca zgodnie z prawem powinien był zapłacić: 20 000 zł składek.

Biuro przez pomyłkę wyliczyło: 15 000 zł.

Po kontroli ZUS przedsiębiorca musi dopłacić: 5000 zł.

Czy całe 5000 zł jest szkodą wyrządzoną przez księgowego?

Najczęściej nie.

Gdyby biuro od początku rozliczyło wszystko prawidłowo, te 5000 zł i tak trzeba byłoby zapłacić do ZUS. Sama konieczność uregulowania prawidłowo należnych składek nie jest więc automatycznie stratą wywołaną błędem biura. Odszkodowanie służy wyrównaniu szkody spowodowanej nienależytym wykonaniem umowy, a nie przejęciu publicznoprawnego zobowiązania klienta.

6. Co w takim razie może być szkodą?

W zależności od sytuacji rzeczywistą szkodą mogą być np.:

• odsetki od zaległości, których nie byłoby przy prawidłowym rozliczeniu,
• koszty egzekucyjne,
• dodatkowe koszty profesjonalnej korekty dokumentacji,
• koszt zatrudnienia innego biura w celu naprawienia wadliwych rozliczeń,
• utrata konkretnej ulgi,
• dodatkowe składki, jeżeli powstały wyłącznie dlatego, że przez błąd nie zachowano warunków preferencji,
• inne bezpośrednie straty pozostające w normalnym związku z błędem.

Kodeks cywilny pozwala dochodzić zarówno rzeczywiście poniesionej straty, jak i – po spełnieniu warunków dowodowych – utraconych korzyści, ale tylko w granicach normalnego związku przyczynowego.

Przykład – odsetki mogą być szkodą

Biuro otrzymało od klienta wszystkie dokumenty przed terminem.

Miało obliczyć składkę w wysokości: 8000 zł.

Pomyłkowo poinformowało klienta, że powinien zapłacić 5000 zł.

Po roku błąd zostaje wykryty.

Klient dopłaca: 3000 zł zaległej składki + 400 zł odsetek.

3000 zł składki prawdopodobnie i tak musiałby zapłacić przy prawidłowym wykonaniu umowy.

Inaczej wygląda jednak 400 zł odsetek.

Jeżeli powstały wyłącznie dlatego, że biuro błędnie wyliczyło należność, mogą stanowić element szkody dochodzonej od biura.

Błąd biura spowodował utratę ulgi – sytuacja może wyglądać inaczej

Przykład: Przedsiębiorca spełniał wszystkie materialne warunki określonej preferencji w ZUS.

Biuro zgodnie z umową miało dokonać prawidłowego zgłoszenia w obowiązującym terminie.

Nie zrobiło tego.

Wskutek spóźnienia przedsiębiorca nie może korzystać z preferencji i przez kolejne miesiące musi zapłacić składki wyższe o kilka tysięcy złotych.

Tutaj nie mamy już zwykłego przypadku: „składka była należna niezależnie od księgowej”.

Trzeba odpowiedzieć na pytanie: czy gdyby biuro prawidłowo wykonało umowę, klient zgodnie z prawem zapłaciłby mniej?

Jeżeli tak, różnica może być elementem szkody, o ile zostanie wykazane spełnienie wszystkich pozostałych przesłanek odpowiedzialności. Różnica pomiędzy składkami rzeczywiście należnymi a dodatkowymi obciążeniami powstałymi wskutek utraty uprawnienia jest kluczowa dla określenia szkody.

7. Nie wystarczy powiedzieć: „księgowa się pomyliła”

Do skutecznego roszczenia odszkodowawczego trzeba ustalić przede wszystkim cztery elementy:

1. Obowiązek biura

Trzeba wykazać, że dana czynność rzeczywiście należała do zakresu zawartej umowy.

2. Nienależyte wykonanie

Np. błędne wyliczenie, niedochowanie terminu albo brak zgłoszenia.

3. Szkodę

Czyli konkretną stratę majątkową.

4. Związek przyczynowy

Trzeba wykazać, że szkoda jest normalnym następstwem błędu.

Zasady dotyczące odpowiedzialności kontraktowej oraz normalnego związku przyczynowego wynikają przede wszystkim z art. 361 i 471 Kodeksu cywilnego.

8. Umowa z biurem rachunkowym ma ogromne znaczenie

W pierwszej kolejności trzeba otworzyć nie ustawę, lecz umowę zawartą z biurem.

Warto sprawdzić, czy biuro zobowiązało się do:

• prowadzenia kadr,
• przygotowywania deklaracji ZUS,
• zgłaszania pracowników,
• wyrejestrowywania pracowników,
• ustalania kodów ubezpieczeń,
• obsługi ulg,
• informowania klienta o kwocie przelewu,
• wykonywania korekt,
• odbierania korespondencji z ZUS.

Aktualne opracowania dotyczące odpowiedzialności biur podkreślają, że zakres umowy decyduje o tym, czego klient mógł od usługodawcy wymagać oraz za jakie zaniedbania może później dochodzić odszkodowania.

Jeżeli klient zlecił wyłącznie prowadzenie księgowości podatkowej, a samodzielnie odpowiadał za kadry i zgłoszenia ZUS, trudno przypisać biuru błąd dotyczący czynności, której nigdy mu nie powierzono.

9. Co jeśli obowiązki określono bardzo ogólnie?

Problem może pojawić się przy zapisach typu: „kompleksowa obsługa firmy”.

Takie sformułowanie warto interpretować razem z:

• cennikiem,
• ofertą,
• korespondencją e-mail,
• dotychczasową praktyką stron,
• pełnomocnictwami,
• faktycznie wykonywanymi przez biuro czynnościami.

Jeżeli przez trzy lata to biuro samodzielnie zgłaszało wszystkich pracowników do ZUS, będzie to istotne przy ustalaniu rzeczywistego zakresu współpracy.

10. Spóźnione dokumenty mogą zmniejszyć odpowiedzialność biura

Kodeks cywilny stanowi, że jeżeli poszkodowany przyczynił się do powstania albo zwiększenia szkody, należne odszkodowanie może zostać odpowiednio zmniejszone.

Przykład:

Zgodnie z umową klient powinien przekazać dane płacowe do 5. dnia miesiąca.

Przesłał je 19. dnia – już po terminie rozliczenia.

Biuro nie miało możliwości terminowego przygotowania prawidłowej dokumentacji.

W takiej sytuacji odpowiedzialność może obciążać klienta w całości albo w części, zależnie od konkretnych okoliczności.

11. Biuro zauważyło własny błąd i nic nie zrobiło

To szczególnie ryzykowna sytuacja dla usługodawcy.

Jeżeli więc biuro stwierdzi pomyłkę, powinno przede wszystkim:

• ustalić jej zakres,
• poinformować klienta,
• przygotować prawidłową korektę,
• ograniczać dalsze narastanie szkody.

Ukrywanie błędu może tylko zwiększyć późniejszą odpowiedzialność.

12. Czy biuro odpowiada za błąd swojej pracownicy?

Co do zasady stroną umowy klienta jest biuro rachunkowe, a nie konkretna księgowa zatrudniona przez biuro.

Art. 474 Kodeksu cywilnego stanowi, że dłużnik odpowiada jak za własne działania za osoby, którymi posługuje się przy wykonywaniu zobowiązania.

Jeżeli więc klient podpisał umowę ze spółką prowadzącą biuro rachunkowe, a deklarację błędnie przygotowała zatrudniona przez tę spółkę księgowa, typowe roszczenie kontraktowe klient będzie kierował do biura jako strony umowy.

Biuro nie może zasadniczo uwolnić się od odpowiedzialności wobec klienta prostym stwierdzeniem: „to pomyliła się nasza pracownica, a nie właściciel biura”.

13. Co może zrobić biuro później wobec swojej pracownicy?

To już odrębna relacja.

Ewentualna odpowiedzialność zatrudnionej księgowej wobec jej pracodawcy zależy m.in. od podstawy zatrudnienia i przepisów regulujących odpowiedzialność pracowniczą.

Nie zmienia to jednak automatycznie odpowiedzialności kontraktowej biura wobec jego klienta.

14. Czy biuro rachunkowe musi mieć ubezpieczenie OC?

Przedsiębiorcy wykonujący działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych są objęci ustawowym obowiązkiem posiadania ubezpieczenia OC. Wynika to z art. 76h ustawy o rachunkowości.

Rozporządzenie Ministra Finansów określa minimalną sumę gwarancyjną na: równowartość 10 000 euro na jedno zdarzenie.

Nie oznacza to jednak, że każde biuro rachunkowe ma automatycznie pełną ochronę na każdy błąd dotyczący ZUS.

Obowiązkowe OC nie zawsze obejmuje kadry i płace

To bardzo ważna pułapka.

Obowiązek ustawowy dotyczy działalności określonej w art. 76a ustawy o rachunkowości jako usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Typowa obsługa kadrowo-płacowa, obejmująca np.:

• zgłoszenia ZUS,
• naliczanie wynagrodzeń,
• sporządzanie list płac,
• dokumentację pracowniczą,

nie powinna być automatycznie uznawana za objętą każdym obowiązkowym OC dotyczącym prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W aktualnych opracowaniach branżowych z 2026 r. zwraca się uwagę, że ochrona kadr i płac zwykle wymaga sprawdzenia warunków konkretnej polisy i często dodatkowego rozszerzenia zakresu ubezpieczenia.

Trzeba sprawdzić:

• zakres polisy,
• okres ubezpieczenia,
• sumę gwarancyjną,
• rozszerzenia dotyczące kadr i płac,
• wyłączenia odpowiedzialności.

15. Czy klient może zgłosić szkodę bezpośrednio do ubezpieczyciela?

Jeżeli zdarzenie jest objęte polisą OC, Kodeks cywilny pozwala osobie poszkodowanej dochodzić odszkodowania bezpośrednio od ubezpieczyciela. Wynika to z art. 822 § 4 KC.

W praktyce warto od biura uzyskać:

• nazwę ubezpieczyciela,
• numer polisy,
• okres ochrony,
• informację, czy szkoda została już zgłoszona.

Nie oznacza to jednak, że ubezpieczyciel automatycznie wypłaci żądaną kwotę.

Najpierw sprawdzi m.in.:

• czy zdarzenie wchodzi w zakres ochrony,
• czy biuro ponosi odpowiedzialność,
• czy rzeczywiście powstała szkoda,
• jaka jest jej wysokość,
• czy zastosowanie mają wyłączenia lub limity.

16. Biuro ma OC na 10 000 euro, a szkoda wynosi 100 000 zł – co wtedy?

Minimalna obowiązkowa suma gwarancyjna nie ogranicza samej odpowiedzialności cywilnej biura.

Ogranicza przede wszystkim odpowiedzialność ubezpieczyciela w ramach konkretnej polisy.

Jeżeli rzeczywista szkoda wynosi przykładowo: 100 000 zł,

a ubezpieczyciel odpowiada zgodnie z polisą tylko do: 50 000 zł,

pozostała część może być dochodzona bezpośrednio od biura, jeżeli spełnione są przesłanki jego odpowiedzialności.

Biura rachunkowe mogą oczywiście posiadać polisy o znacznie wyższych sumach niż ustawowe minimum.

17. Czy można żądać zwrotu kosztów nowego księgowego?

Może to być uzasadnione.

Jeżeli więc po błędzie dotyczącym ZUS przedsiębiorca musi zapłacić innemu specjaliście za:

• analizę dokumentacji,
• przygotowanie korekt,
• odtworzenie zgłoszeń,
• uporządkowanie akt,

taki wydatek może być rozpatrywany jako szkoda, jeżeli był rozsądny, konieczny i pozostawał w związku z pierwotnym błędem.

18. Czy koszt prawnika można przerzucić na biuro?

Nie należy zakładać, że każdy wydatek na pełnomocnika będzie automatycznie zwrócony.

Może natomiast stanowić element roszczenia, jeżeli był normalnym i uzasadnionym skutkiem błędu oraz spełnia warunki odpowiedzialności odszkodowawczej.

Inaczej należy też traktować:

• koszty postępowania sądowego przyznawane przez sąd,
• prywatne koszty porady prawnej,
• koszty postępowania likwidacyjnego z ubezpieczycielem.

Każda pozycja wymaga osobnej oceny.

19. ZUS naliczył koszty egzekucyjne – czy biuro powinno je zwrócić?

Mogą być elementem szkody, jeżeli egzekucji można było uniknąć przy prawidłowym wykonaniu umowy.

Przykład:

Biuro otrzymało wszystkie dane i środki.

Nie przekazało klientowi informacji o zaległości ani nie przygotowało prawidłowego rozliczenia.

ZUS wszczął egzekucję i obciążył płatnika dodatkowymi kosztami.

Jeżeli klient wykaże, że przy prawidłowym działaniu biura zapłaciłby należność w terminie i egzekucja w ogóle by nie powstała, związek przyczynowy jest znacznie łatwiejszy do wykazania.

20. Czy błąd księgowego jest podstawą do umorzenia składek przez ZUS?

Sam błąd biura rachunkowego co do zasady nie sprawia, że prawidłowo należne składki znikają.

ZUS nie może automatycznie ponosić finansowych konsekwencji błędów profesjonalnego podmiotu, któremu przedsiębiorca powierzył swoje rozliczenia. Przedsiębiorca może natomiast dochodzić szkody od biura w postępowaniu cywilnym.

Jeżeli płatnik nie jest w stanie jednorazowo spłacić powstałej zaległości, może niezależnie od sporu z księgowym rozważyć w ZUS układ ratalny. ZUS potwierdza, że zadłużenie składkowe może zostać rozłożone na raty na wniosek dłużnika.

Spór z biurem i rozmowy z ZUS są więc dwiema odrębnymi sprawami.

21. ZUS wydał błędną decyzję – nie czekaj na spór z księgowym

Jeżeli przedsiębiorca uważa, że decyzja ZUS jest merytorycznie błędna, powinien pilnować odrębnej drogi odwoławczej.

Od decyzji organu rentowego odwołanie wnosi się co do zasady w terminie miesiąca od jej doręczenia, za pośrednictwem organu, który ją wydał.

Nie należy czekać, aż:

• biuro uzna odpowiedzialność,
• ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie,
• strony zawrą ugodę.

Termin odwołania od decyzji ZUS biegnie niezależnie od sporu cywilnego z księgowym.

22. Co zrobić bezpośrednio po wykryciu błędu biura?

Najpierw trzeba ograniczyć dalsze skutki błędu.

W praktyce warto możliwie szybko:

1. ustalić, jakiego okresu dotyczy błąd,
2. ustalić prawidłową wysokość składek,
3. zabezpieczyć kopie deklaracji i korespondencji,
4. przygotować niezbędne korekty,
5. sprawdzić, czy trwa termin na odwołanie od decyzji ZUS,
6. ustalić wysokość odsetek i innych kosztów,
7. pisemnie zawiadomić biuro o błędzie,
8. poprosić biuro o dane polisy OC,
9. wyliczyć rzeczywistą szkodę,
10. zachować dowody wszystkich dodatkowych wydatków.

Im szybciej zostanie zatrzymane narastanie odsetek i kosztów, tym łatwiej później ustalić rzeczywistą wysokość roszczenia.

23. Jakie dokumenty zachować?

Szczególnie ważne będą:

• umowa z biurem rachunkowym,
• regulamin świadczenia usług,
• cennik i oferta,
• pełnomocnictwa,
• korespondencja mailowa,
• potwierdzenia przekazania dokumentów,
• deklaracje i ich korekty,
• informacje przesłane przez biuro o kwocie ZUS do zapłaty,
• decyzje ZUS,
• protokół kontroli,
• wezwania do zapłaty,
• dowody zapłaconych odsetek i kosztów,
• faktury za naprawienie dokumentacji przez inne biuro.

Przy sporze często najważniejsza jest odpowiedź na pytanie: kto, kiedy i jakie informacje posiadał?

24. Wezwanie biura do zapłaty – co powinno zawierać?

Dobre wezwanie powinno dokładnie wskazywać:

• jaki obowiązek spoczywał na biurze,
• na czym polegało jego naruszenie,
• kiedy błąd został wykryty,
• jakie skutki wywołał,
• jaka jest wysokość szkody,
• z czego składa się żądana kwota,
• w jakim terminie oczekiwana jest zapłata.

Warto rozbić roszczenie np. na:

odsetki – 2800 zł
koszty egzekucyjne – 1100 zł
koszt korekty dokumentacji – 2000 zł
utrata preferencji – 7500 zł

zamiast żądać jednej kwoty bez wyjaśnienia jej podstawy.

25. Czy trzeba najpierw pozwać biuro, czy można od razu zgłosić szkodę z OC?

Jeżeli znane są dane polisy i zdarzenie potencjalnie podlega ochronie, możliwe jest zgłoszenie roszczenia bezpośrednio do ubezpieczyciela. Art. 822 § 4 KC daje poszkodowanemu takie uprawnienie.

Nie trzeba więc zawsze najpierw uzyskać prawomocnego wyroku przeciwko biuru.

Ubezpieczyciel przeprowadzi jednak własne postępowanie i może zakwestionować:

• odpowiedzialność biura,
• zakres polisy,
• wysokość szkody,
• związek przyczynowy.

26. Ubezpieczyciel odmówił wypłaty – czy to kończy sprawę?

Nie.

Odmowa oznacza stanowisko ubezpieczyciela, a nie prawomocne rozstrzygnięcie sądu.

Jeżeli przedsiębiorca uważa, że odpowiedzialność biura i zakres polisy zostały wykazane, może dochodzić roszczeń na drodze sądowej.

Trzeba również sprawdzić, czy część szkody nie przekracza sumy gwarancyjnej albo nie znajduje się poza zakresem polisy. Wtedy roszczenie może być kierowane bezpośrednio do biura.

27. Jak długo można dochodzić odszkodowania?

Roszczenia majątkowe ulegają przedawnieniu.

Kodeks cywilny przewiduje zasadniczo 3-letni termin dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Koniec terminu przypada co do zasady na ostatni dzień roku kalendarzowego, jeżeli przepis szczególny nie przewiduje innej reguły.

Roszczenie przedsiębiorcy przeciwko biuru rachunkowemu wynikające z obsługi jego działalności będzie często właśnie roszczeniem związanym z działalnością gospodarczą.

Dokładne ustalenie początku biegu przedawnienia może jednak wymagać analizy konkretnej umowy, daty wymagalności roszczenia i momentu powstania szkody.

Nie warto więc odkładać sprawy na kilka lat.

28. Czy pełnomocnictwo dla księgowej przenosi odpowiedzialność?

Nie.

Pełnomocnictwo pozwala biuru wykonywać określone czynności w imieniu przedsiębiorcy.

Może np. umożliwić przesyłanie dokumentów do ZUS.

Nie powoduje jednak, że biuro automatycznie staje się płatnikiem składek zamiast przedsiębiorcy.

Status płatnika wynika z ustawy, a nie z prywatnej umowy czy pełnomocnictwa.

29. Czy biuro może w umowie całkowicie wyłączyć odpowiedzialność?

Strony mają szeroką swobodę kształtowania umowy, więc można spotkać postanowienia:

• ograniczające odpowiedzialność do określonej kwoty,
• wyłączające odpowiedzialność za określone rodzaje szkód,
• uzależniające odpowiedzialność od terminowego przekazywania dokumentów.

Nie wszystkie ograniczenia będą jednak zawsze skuteczne.

Kodeks cywilny wprost stanowi np., że nieważne jest postanowienie wyłączające odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną umyślnie.

Dlatego przy dużej szkodzie trzeba dokładnie sprawdzić konkretne brzmienie umowy oraz jego dopuszczalność.

30. Najczęstsze błędy biur rachunkowych związane z ZUS

Problemy mogą dotyczyć m.in.:

• zastosowania niewłaściwego kodu tytułu ubezpieczenia,
• braku zgłoszenia pracownika,
• spóźnionego zgłoszenia,
• nieprawidłowej podstawy wymiaru,
• błędnego zbiegu tytułów do ubezpieczeń,
• niewłaściwego rozliczenia osoby współpracującej,
• błędnego naliczenia składki zdrowotnej,
• niewykonania korekty,
• błędnej informacji o wysokości przelewu,
• niezachowania warunków określonej ulgi.

Każda z tych sytuacji może jednak powodować inne skutki finansowe i inny zakres odpowiedzialności.

---

Najczęstsze pytania o błędy biura rachunkowego i ZUS

Biuro źle policzyło składki. Kto musi zapłacić zaległość do ZUS?

Wobec ZUS odpowiada płatnik składek. Powierzenie rozliczeń biuru rachunkowemu nie przenosi na biuro ustawowego obowiązku opłacenia należnych składek.

Czy mogę żądać od biura zwrotu całej zaległej składki?

Nie zawsze. Jeżeli składka była prawidłowo należna niezależnie od błędu, sama dopłata zwykle nie stanowi szkody spowodowanej przez biuro. Inaczej może być, jeśli dodatkowa składka powstała wskutek utraty prawa do ulgi wyłącznie przez zawiniony błąd biura.

Czy biuro odpowiada za błąd zatrudnionej księgowej?

Wobec klienta co do zasady odpowiada biuro będące stroną umowy. Art. 474 KC przewiduje odpowiedzialność za osoby, którymi dłużnik posługuje się przy wykonywaniu zobowiązania.

Czy każde biuro musi mieć OC?

Obowiązkowe OC dotyczy przedsiębiorców wykonujących usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Minimalna suma gwarancyjna wynosi równowartość 10 000 euro na jedno zdarzenie.

Czy obowiązkowe OC pokryje błąd w zgłoszeniu do ZUS?

Nie należy zakładać tego automatycznie. Obsługa kadrowo-płacowa nie zawsze mieści się w podstawowym zakresie obowiązkowego OC za usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Trzeba sprawdzić konkretną polisę i jej rozszerzenia.

Czy można żądać pieniędzy bezpośrednio od ubezpieczyciela biura?

Tak, jeśli zdarzenie jest objęte polisą OC. Art. 822 § 4 KC pozwala poszkodowanemu wystąpić bezpośrednio przeciwko ubezpieczycielowi.

Co jeśli sam przekazałem dokumenty za późno?

Może to wyłączyć odpowiedzialność biura albo zmniejszyć wysokość odszkodowania. Jeżeli poszkodowany przyczynił się do powstania lub zwiększenia szkody, art. 362 KC pozwala odpowiednio zmniejszyć obowiązek naprawienia szkody.

Ile mam czasu na odwołanie od decyzji ZUS?

Co do zasady miesiąc od dnia doręczenia decyzji. Odwołanie składa się za pośrednictwem organu, który wydał decyzję.

Ile jest czasu na dochodzenie odszkodowania od biura?

Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się co do zasady po 3 latach, choć dokładne ustalenie początku biegu terminu zależy od konkretnej sytuacji.