Regulamin antymobbingowy po zmianach. Jak przygotować procedurę, z której można korzystać?

Pracownik zgłasza, że od kilku tygodni jest poniżany przez kierownika. Wiadomość trafia do działu kadr. Regulamin przewiduje powołanie komisji, ale nie wyjaśnia, kto ma porozmawiać z pracownikiem przed jej pierwszym posiedzeniem ani co zrobić, jeżeli opisane zachowania nadal się powtarzają. To przykład sytuacji, którą warto rozważyć przed przyjęciem procedury.

Dobrze przygotowany regulamin powinien pozwalać ustalić, kto podejmuje działanie, w jakim terminie i na podstawie jakich informacji. Powinien też przewidywać sytuacje trudniejsze: zgłoszenie dotyczące członka zarządu, brak pełnych danych, konflikt interesów czy potrzebę zabezpieczenia pracownika jeszcze przed zakończeniem wyjaśnień.

W pierwszym artykule tego cyklu wyjaśniałam, kogo dotyczą nowe obowiązki i do kiedy trzeba dostosować regulacje. Teraz przyjrzyjmy się temu, jak przełożyć te wymagania na procedurę, z której pracownicy i osoby wyjaśniające zgłoszenia potrafią korzystać.

Z tego artykułu dowiesz się:

• kogo obejmuje obowiązek regulaminowy i co firma musi ustalić samodzielnie,
• jak zapewnić bezstronne przyjmowanie i wyjaśnianie zgłoszeń,
• co zrobić z anonimową, niepełną albo wycofaną skargą,
• jak zabezpieczać informacje i dokumentować podjęte działania,
• jak pogodzić poufność z możliwością odpowiedzi na zarzuty,
• co powinno wynikać z raportu i jak wrócić do sprawy po nowych informacjach,
• jak połączyć obsługę zgłoszeń ze szkoleniami i zapobieganiem naruszeniom,
• jak wprowadzić regulamin i sprawdzić, czy można go stosować w praktyce.

Stan prawny na 27 października 2026 r. Artykuł omawia uchwalone zmiany wchodzące w życie 5 listopada 2026 r. oraz rekomendacje dotyczące ich wdrożenia.

1. Co wynika z ustawy, a co trzeba zaprojektować samodzielnie?

Nowe przepisy wymagają określenia reguł, procedur oraz częstotliwości działań przeciwdziałających naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracownika, nierównemu traktowaniu, dyskryminacji oraz mobbingowi.

Obowiązek ustanowienia odrębnego regulaminu obejmie pracodawców zatrudniających co najmniej 10 pracowników, jeżeli wymagane kwestie nie są już określone w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Nowelizacja uzupełnia również wymaganą treść regulaminu pracy. Pracodawca zatrudniający mniej niż 10 osób nadal musi przeciwdziałać naruszeniom, a jeśli ma regulamin pracy, powinien sprawdzić także jego treść. Art. 94³a i zmiana art. 104¹ Kodeksu pracy.

Ustawa nie narzuca jednak jednego składu komisji, obowiązkowej kadencji jej członków ani jednakowego terminu zakończenia każdego postępowania. Te rozwiązania trzeba dobrać do organizacji.

Warto rozdzielić ustawowy obowiązek od sposobu jego wykonania. Przykładowo powołanie komisji może być właściwym rozwiązaniem, ale sama nowelizacja nie wymaga, aby każda firma miała stałą, trzyosobową komisję.

Przed rozpoczęciem pisania proponuję ustalić:

• kto może przyjmować zgłoszenia;
• kto ma kompetencje do ich wyjaśniania;
• kto podejmuje decyzje po zakończeniu postępowania;
• kiedy potrzebne będzie wsparcie zewnętrzne;
• jakie działania zapobiegawcze firma jest w stanie regularnie realizować.

Dopiero na tej podstawie warto formułować postanowienia regulaminu.

2. Jak szeroki powinien być zakres procedury?

Choć potocznie mówimy o procedurze antymobbingowej, nowe wymagania obejmują również inne naruszenia. Dokument ograniczony wyłącznie do definicji mobbingu i sposobu złożenia skargi może więc wymagać rozszerzenia.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie niewłaściwe zachowania należy nazwać mobbingiem. Poszczególne naruszenia mają inne przesłanki i mogą prowadzić do różnych konsekwencji.

Rekomenduję przyjęcie zasady, zgodnie z którą pracownik opisuje zdarzenia, a ich kwalifikacja jest elementem późniejszej oceny. Formularz nie powinien wymagać od zgłaszającego wyboru właściwego przepisu ani rozstrzygnięcia, czy doświadczył mobbingu, dyskryminacji czy naruszenia godności.

Trzeba też wyjaśnić zakres osobowy procedury. W sprawach dyskryminacji znaczenie może mieć również zgłoszenie kandydata do pracy. Jeżeli firma obejmuje wewnętrznymi zasadami także współpracowników na umowach cywilnoprawnych, warto opisać to wprost. Samo rozszerzenie regulaminu nie nadaje im wszystkich uprawnień pracowniczych. Art. 18³a–18³b Kodeksu pracy.

3. Do kogo ma trafić zgłoszenie?

Pracownik powinien móc łatwo ustalić, gdzie przekazać informację. Ogólne odesłanie do „właściwego przełożonego” może być niewystarczające, zwłaszcza gdy zgłoszenie dotyczy właśnie tej osoby.

W regulaminie warto wskazać podstawową drogę zgłoszenia i sposób postępowania w razie nieobecności osoby odpowiedzialnej. Osobno trzeba przewidzieć przypadek, w którym odbiorca zgłoszenia jest zaangażowany w sprawę.

Przykład hipotetyczny

W spółce zgłoszenia odbiera dyrektorka HR. Pracownik opisuje jednak sytuację, w której uczestniczyli zarówno jego przełożony, jak i dyrektorka HR. Zgodnie z regulaminem właśnie ona miałaby wybrać osoby wyjaśniające sprawę.

W takim przypadku alternatywna droga zgłoszenia powinna obejmować również sposób powierzenia sprawy bezstronnym osobom. Sam dodatkowy adres e-mail nie rozwiązuje problemu.

Jeżeli zgłoszenie może dotyczyć członka zarządu albo właściciela, trzeba ustalić rozwiązanie odpowiadające strukturze i zasadom reprezentacji danego pracodawcy. Zewnętrzna osoba może pomóc w wyjaśnieniu zdarzeń, ale samo jej zaangażowanie nie przenosi na nią uprawnień do podejmowania decyzji kadrowych.

4. Czy zgłoszenie musi być złożone na formularzu?

Formularz może ułatwiać zebranie informacji. Warto, aby prowadził pracownika przez podstawowe pytania: co się wydarzyło, kiedy, kto uczestniczył w zdarzeniu i jakie materiały mogą pomóc w jego wyjaśnieniu.

Nie rekomenduję jednak traktowania formularza jako jedynej dopuszczalnej drogi przekazania informacji.

Pracodawca może dowiedzieć się o problemie z wiadomości e-mail, podczas rozmowy albo od świadka. Brak właściwego druku nie usuwa wiedzy o możliwym naruszeniu. Procedura powinna określać, jak taką informację odnotować i komu ją przekazać.

Podobnie należy podejść do braków w zgłoszeniu. Jeżeli pracownik nie pamięta dokładnej daty albo nie potrafi wskazać wszystkich świadków, można pomóc mu doprecyzować opis.

Warto rozróżnić dwie sytuacje:

• brakuje informacji, które można uzupełnić w rozmowie;
• opis jest tak ogólny, że mimo podjętych prób nie da się ustalić, czego dotyczy i jakie czynności można przeprowadzić.

Automatyczne zamknięcie każdej sprawy z powodu nieuzupełnienia formularza może prowadzić do pominięcia istotnych sygnałów. Rekomenduję, aby przed taką decyzją ocenić informacje już posiadane przez pracodawcę.

Warto przewidzieć także wycofanie zgłoszenia. Nie powinno ono automatycznie kończyć wszystkich działań: pracodawca nadal posiada informację o możliwym naruszeniu. Trzeba ustalić, czy zagrożenie trwa, czy sprawa może dotyczyć innych osób i czy wycofaniu nie towarzyszyła presja. Dalsze czynności powinny być adekwatne do dostępnych informacji, z poszanowaniem praw uczestników.

5. Jak postępować ze zgłoszeniami anonimowymi?

Anonimowość utrudnia wyjaśnienie sprawy. Może uniemożliwiać zadanie dodatkowych pytań, ustalenie kontekstu czy przekazanie informacji o wyniku.

Nie przesądza jednak, że wiadomość nie zawiera niczego, co można sprawdzić.

Przykład hipotetyczny

Na firmową skrzynkę wpływa anonimowa wiadomość wskazująca datę zebrania, jego uczestników i wypowiedź, która miała paść wobec jednego z pracowników. Autor załącza fragment korespondencji dotyczącej tego spotkania.

Brak podpisu nie odpowiada na pytanie, czy zdarzenie miało miejsce. Firma może ocenić, czy istnieją podstawy do podjęcia czynności sprawdzających.

Dlatego proponuję oddzielić możliwość prowadzenia pełnego postępowania z udziałem zgłaszającego od obowiązku oceny otrzymanego sygnału. Nie każda anonimowa wiadomość pozwoli na dalsze działania. Warto jednak odnotować, co oceniono i dlaczego podjęto określoną decyzję.

Samo twierdzenie zawarte w anonimie nie powinno być podstawą przesądzenia odpowiedzialności wskazanej osoby.

6. Kto powinien wyjaśniać sprawę?

Wybór między stałą komisją, zespołem powoływanym do konkretnego zgłoszenia a wsparciem zewnętrznym powinien wynikać z potrzeb i możliwości firmy.

Stały zespół może znać organizację i być przygotowany do szybkiego działania. Może też pozostawać w relacjach, które w konkretnej sprawie utrudnią zachowanie bezstronności. Zewnętrzny ekspert może ograniczyć część tych trudności, ale również wymaga sprawdzenia pod kątem kompetencji i konfliktu interesów.

W regulaminie rekomenduję opisanie:

• sposobu wyboru osób prowadzących wyjaśnienia;
• okoliczności wymagających ich wyłączenia;
• trybu zgłoszenia zastrzeżeń do bezstronności;
• zasad zastępstwa;
• możliwości skorzystania z dodatkowej wiedzy specjalistycznej.

Bezstronność trzeba oceniać w odniesieniu do konkretnej sprawy. Znaczenie mogą mieć zależność służbowa, relacje osobiste, wcześniejsze zaangażowanie w zdarzenia albo udział w nich jako świadek.

Warto również rozdzielić role. Osoba udzielająca indywidualnego wsparcia jednemu z uczestników nie powinna automatycznie stawać się osobą oceniającą jego relację w imieniu pracodawcy. Dotyczy to również udziału psychologa. Rozmowa wspierająca i wyjaśnianie zarzutów mają różne cele oraz zasady przekazywania informacji.

7. Co zrobić przed zakończeniem postępowania?

Regulamin powinien przewidywać ocenę sytuacji już po otrzymaniu zgłoszenia. W niektórych sprawach oczekiwanie na końcowy raport może oznaczać dalsze narażanie pracownika na opisywane zachowania.

Na początku warto ustalić, czy potrzebne są działania dotyczące bezpieczeństwa, organizacji kontaktów służbowych albo zabezpieczenia informacji istotnych dla sprawy.

Dobór środków wymaga ostrożności. Zmiana organizacji współpracy, czasowe ograniczenie bezpośrednich kontaktów czy wskazanie innej osoby do bieżących uzgodnień mogą być pomocne, ale muszą mieć podstawę prawną i odpowiadać okolicznościom.

Nie należy automatycznie zakładać, że to zgłaszający ma zmienić stanowisko, zespół albo warunki pracy. Działanie przedstawiane jako ochronne nie powinno stawać się dla niego nieuzasadnioną dolegliwością.

Środek zastosowany na czas wyjaśnień nie powinien też być komunikowany jako rozstrzygnięcie o winie. Regulamin może wskazywać, kto podejmuje taką decyzję, jak ją uzasadnia i kiedy sprawdza, czy nadal jest potrzebna.

Wsparcie może obejmować również dobrowolną konsultację psychologiczną, jeśli odpowiada potrzebom pracownika. Nowelizacja nie ustala jednolitego pakietu godzin takiej pomocy. Skorzystanie z niej nie powinno być warunkiem przyjęcia zgłoszenia ani traktowane jako dowód, że zarzuty są zasadne. Pomoc nie zastępuje usunięcia przyczyn naruszeń.

8. Jak opisać zbieranie i ocenę informacji?

Procedura powinna zapewniać możliwość przedstawienia relacji przez zgłaszającego, osobę, której dotyczą zarzuty, oraz świadków. Warto przewidzieć analizę dokumentów i korespondencji, z zachowaniem zasad legalnego dostępu do informacji.

Rekomenduję odrębne rozmowy, pytania dotyczące konkretnych zdarzeń oraz dokumentowanie ustaleń w sposób pozwalający odróżnić:

• fakty potwierdzone;
• rozbieżne relacje;
• oceny uczestników;
• okoliczności, których nie udało się wyjaśnić.

Liczba osób popierających daną wersję nie powinna zastępować oceny, co każda z nich rzeczywiście wie. Bezpośrednia obserwacja zdarzenia i powtórzenie informacji zasłyszanej od kolegi mają inne znaczenie.

Materiały warto zabezpieczać w sposób pozwalający odtworzyć ich pochodzenie i kontekst. Fragment wiadomości bez wcześniejszej korespondencji może prowadzić do innej oceny niż pełny przebieg rozmowy. W notatce z rozmowy powinno być jasne, kto podał daną informację i kiedy. Uczestnik powinien móc zgłosić uwagi do zapisu; odmowę jego podpisania można odnotować, bez automatycznego wniosku, że relacja jest nieprawdziwa.

Nowy art. 18³f Kodeksu pracy obejmuje również wewnętrzne postępowania dotyczące naruszenia zasady równego traktowania prowadzone na podstawie regulacji służących wykonaniu obowiązków ustawowych. Osoba zarzucająca naruszenie ma je uprawdopodobnić, czyli przedstawić fakty pozwalające uznać je za prawdopodobne. Wtedy pracodawca ma wykazać, że nie dopuścił się naruszenia. Nie należy przenosić tego mechanizmu automatycznie na każde zgłoszenie mobbingu ani wymagać pełnego udowodnienia dyskryminacji już przy przyjmowaniu zgłoszenia. Art. 18³f po zmianach.

Nie proponuję również obowiązkowej rozmowy pojednawczej jako pierwszego etapu każdej sprawy. Ewentualne rozwiązanie ugodowe wymaga oceny sytuacji i dobrowolności udziału. Nie powinno zastępować potrzebnych ustaleń ani działań ochronnych.

9. Jakie terminy wpisać do regulaminu?

Nowelizacja nie ustala jednego terminu zakończenia wszystkich wewnętrznych postępowań. Pracodawca powinien określić terminy, które pozwalają działać sprawnie i są możliwe do dotrzymania.

Warto osobno uregulować czas na:

• potwierdzenie otrzymania zgłoszenia, jeżeli istnieje możliwość kontaktu;
• pierwszą ocenę potrzeby pilnych działań;
• powierzenie sprawy osobom prowadzącym wyjaśnienia;
• zakończenie postępowania;
• przekazanie informacji o wyniku i dalszych krokach.

Przedłużenie terminu powinno wymagać podania konkretnej przyczyny i wyznaczenia nowego terminu. Samo sformułowanie „w sprawach skomplikowanych termin może zostać przedłużony” pozostawia zbyt wiele niewiadomych.

Równie istotne jest ustalenie, kto informuje uczestników o przebiegu sprawy. Brak końcowego rozstrzygnięcia nie musi oznaczać braku jakiejkolwiek wiadomości przez kilka miesięcy.

Dokumentacja powinna pokazywać również, co działo się pomiędzy zgłoszeniem a raportem: kiedy oceniono potrzebę ochrony, jakie materiały zabezpieczono i dlaczego niektórych czynności nie przeprowadzono. Notatkę sporządzoną później należy opatrzyć rzeczywistą datą i wskazać, jakiego wcześniejszego zdarzenia dotyczy. Nie należy nadawać jej pozoru dokumentu powstałego w dniu zdarzenia.

10. Co oznacza poufność i komu można udostępnić dokumenty?

Poufność powinna ograniczać dostęp do informacji do osób, które potrzebują ich do wykonania określonych zadań. Nie należy obiecywać, że treść zgłoszenia lub tożsamość jego autora nigdy nie zostaną ujawnione.

Osoba, której dotyczą zarzuty, powinna poznać je w zakresie pozwalającym na przedstawienie stanowiska. Jednocześnie nie oznacza to automatycznej konieczności przekazania jej całej korespondencji, dokumentacji medycznej czy wszystkich danych świadków.

Regulamin i zasady ochrony danych powinny określać sposób przechowywania materiałów, uprawnienia dostępu i zasady ich udostępniania. Trzeba ustalić podstawy przetwarzania danych, w tym danych o zdrowiu, jeżeli występują w sprawie. Powołanie komisji nie zwalnia pracodawcy z oceny, kto i w jakim celu ma dostęp do dokumentów.

Okresu przechowywania nie należy kopiować z przypadkowego wzoru. Powinien wynikać z celów przetwarzania, właściwych obowiązków oraz potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Nie ma jednego ustawowego, pięcioletniego okresu przechowywania całej dokumentacji każdego postępowania antymobbingowego. Trzeba też ustalić termin przeglądu danych i sposób ich usunięcia, kiedy dalsze przechowywanie nie będzie uzasadnione. Art. 5, 6, 9 i 32 RODO.

Klauzula poufności nie powinna być formułowana jako zakaz korzystania z pomocy prawnej lub dochodzenia swoich praw przed właściwymi organami. Wewnętrzne postępowanie nie zastępuje tych uprawnień.

11. Jak chronić uczestników przed odwetem i przedwczesnym osądzeniem?

Ochrona przed odwetem powinna mieć przełożenie na sposób podejmowania późniejszych decyzji dotyczących pracownika. Warto wskazać, komu zgłaszać podejrzenie niekorzystnego traktowania związanego z udziałem w postępowaniu.

Nowe brzmienie art. 18³e przewiduje ochronę pracownika korzystającego z uprawnień z tytułu naruszenia prawa pracy oraz pracownika udzielającego mu wsparcia. Wyłączenie dotyczy pracownika, który wiedział, że do naruszenia prawa nie doszło. Art. 18³e po zmianach.

Niepotwierdzenie zarzutu nie jest równoznaczne ze świadomym zgłoszeniem nieprawdy. Regulamin nie powinien przewidywać automatycznej sankcji za każdą skargę uznaną za niezasadną.

Również osoba, której dotyczą zarzuty, wymaga ochrony godności i dobrego imienia. Należy unikać nazywania jej sprawcą przed dokonaniem ustaleń oraz rozpowszechniania informacji o sprawie poza niezbędnym kręgiem osób.

Przyjęcie zgłoszenia jest początkiem wyjaśnień. Procedura powinna pozwalać rzetelnie ocenić również okoliczności przemawiające przeciwko zarzutom.

12. Co powinno wynikać z zakończenia postępowania?

Raport powinien pozwalać zrozumieć, jakie okoliczności ustalono, na jakich materiałach się oparto i dlaczego przyjęto określone wnioski. Powinien pokazywać także istotne dowody przemawiające przeciwko zarzutom, rozbieżności oraz ograniczenia ustaleń. Sam wynik głosowania komisji nie wyjaśnia, dlaczego jedna relacja została uznana za bardziej wiarygodną.

Samo stwierdzenie „mobbingu nie potwierdzono” może nie odpowiadać na wszystkie pytania. Nadal trzeba ocenić, czy doszło do innych naruszeń lub ujawniono problemy organizacyjne wymagające reakcji.

W regulaminie proponuję rozdzielić zadanie osób wyjaśniających sprawę od decyzji pracodawcy o dalszych działaniach. Komisja może formułować wnioski i rekomendacje. Zastosowanie konkretnego środka, np. zmiany warunków pracy czy rozwiązania umowy, wymaga jednak odrębnej oceny przesłanek i właściwego trybu.

Regulamin nie tworzy nowych podstaw do karania pracowników. Nie należy wpisywać automatycznego zwolnienia lub kary za każde zachowanie uznane przez komisję za niewłaściwe. Trzeba również pilnować ustawowych terminów stosowania kar porządkowych lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Samo prowadzenie postępowania wewnętrznego nie zawiesza ich biegu. Początek właściwego terminu wymaga oceny tego, kto, kiedy i jaką wiedzę uzyskał. Art. 52 § 2 oraz art. 108–109 Kodeksu pracy.

Warto też ustalić zakres informacji przekazywanej uczestnikom. Powinni otrzymać zrozumiałą wiadomość o zakończeniu sprawy i ustaleniach w odpowiednim zakresie, z poszanowaniem praw innych osób.

Warto dopuścić wniosek o ponowne przyjrzenie się sprawie, zwłaszcza gdy pojawiły się nowe materiały albo konkretne zastrzeżenia do bezstronności. Nowelizacja nie ustanawia takiego wewnętrznego odwołania. Jest to rozwiązanie organizacyjne, którego zasady trzeba opisać. Wewnętrzny termin nie może zamykać drogi do dochodzenia praw przed sądem. Raport komisji nie wiąże sądu i sam nie przesądza o odpowiedzialności pracodawcy.

Ostatnim elementem powinno być wskazanie, kto odpowiada za wykonanie decyzji i sprawdzenie sytuacji po określonym czasie.

13. Jak połączyć obsługę zgłoszeń z zapobieganiem naruszeniom?

Procedura wyjaśniająca jest tylko częścią wymaganych regulacji. Dokument powinien obejmować również działania podejmowane wtedy, gdy żadne zgłoszenie jeszcze nie wpłynęło.

Warto określić sposób zapoznawania nowych pracowników z zasadami, przygotowania menedżerów, aktualizowania wiedzy osób prowadzących postępowania oraz przeglądania samej procedury.

Częstotliwość działań powinna być możliwa do ustalenia. Ogólne zapewnienie, że szkolenia będą odbywać się „w razie potrzeby”, może nie dawać wystarczającej odpowiedzi, kto i kiedy oceni tę potrzebę.

Rekomenduję połączenie zaplanowanych terminów z dodatkowymi przesłankami przeglądu, takimi jak zmiana struktury firmy, powołanie nowych osób odpowiedzialnych za zgłoszenia czy ujawnienie trudności w zakończonej sprawie.

Jeżeli firma korzysta z ankiet dotyczących atmosfery pracy, powinna ustalić, kto analizuje wyniki i jakie działania podejmuje po niepokojących odpowiedziach. Ankieta może wskazać problem wymagający sprawdzenia, ale nie rozstrzyga, czy konkretna osoba dopuściła się mobbingu. Obietnicę anonimowości trzeba też ocenić realnie: w małym zespole opis stanowiska lub zdarzenia może ujawnić autora nawet bez nazwiska.

Osobno należy pamiętać o obowiązku udostępniania pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu. Przy wdrożeniu zmian trzeba zaktualizować udostępniany wyciąg lub zapewnić dostęp do aktualnego tekstu w inny przyjęty sposób. Szkolenie i własny regulamin nie zastępują tego obowiązku. Art. 94¹ Kodeksu pracy.

14. Jak wprowadzić dokument i sprawdzić go przed wdrożeniem?

Na dostosowanie regulacji przewidziano czas do 5 maja 2027 r. Trzeba uwzględnić właściwy tryb uzgodnień oraz czas potrzebny na wejście regulaminu w życie.

Odrębny regulamin z art. 94³a uzgadnia się ze związkami zawodowymi, a w razie ich braku z przedstawicielami pracowników. Gdy do uzgodnienia nie dojdzie w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu w ustawowym trybie, pracodawca ustala treść, uwzględniając ustalenia poczynione w toku uzgodnień. Przy zmianie regulaminu pracy stosuje się tryb właściwy dla tego dokumentu. Art. 94³a oraz art. 4 ustawy nowelizującej.

Należy uwzględnić dwutygodniowy okres od podania regulaminu do wiadomości pracowników do jego wejścia w życie. Nowo zatrudnionych trzeba zapoznać z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy. Sam plik na dysku nie wystarczy, jeżeli pracownicy nie mają do niego dostępu. Art. 104³ Kodeksu pracy, stosowany odpowiednio do odrębnego regulaminu.

Przed wdrożeniem proponuję przeprowadzić krótkie ćwiczenie na hipotetycznym zgłoszeniu. Osoby odpowiedzialne za procedurę powinny odpowiedzieć:

• Kto odbierze tę wiadomość?
• Czy potrzebne jest pilne działanie?
• Czy ktoś powinien zostać wyłączony z wyjaśniania sprawy?
• Kto skontaktuje się z uczestnikami?
• Gdzie znajdą się dokumenty?
• Kto podejmie decyzję i sprawdzi jej wykonanie?

Jeżeli odpowiedź wymaga każdorazowego improwizowania, warto dopracować odpowiednie postanowienie przed wprowadzeniem regulaminu.

---

Najczęstsze pytania

Czy komisja antymobbingowa jest obowiązkowa?

Nowelizacja nie wymaga powołania komisji o określonym składzie. Pracodawca musi jednak zapewnić właściwe wyjaśnianie zgłoszeń. Może powierzyć je odpowiednio przygotowanym osobom, zespołowi lub skorzystać ze wsparcia zewnętrznego.

Czy można odrzucić zgłoszenie bez formularza?

Sam brak formularza nie uzasadnia pominięcia informacji o możliwym naruszeniu. Rekomenduję odnotowanie sygnału i ocenę, jakie czynności można podjąć, również gdy wiadomość jest anonimowa lub niepełna.

Czy wycofanie skargi kończy sprawę?

Nie powinno automatycznie kończyć wszystkich działań. Pracodawca powinien ocenić informacje, które już posiada, możliwość dalszych naruszeń i potrzebę ochrony pracowników.

Czy pracownik musi najpierw udowodnić mobbing?

Przyjęcia zgłoszenia nie należy uzależniać od przedstawienia kompletnego materiału dowodowego. Procedura służy właśnie wyjaśnieniu zdarzeń. Szczególne reguły uprawdopodobnienia i ciężaru dowodu dotyczące równego traktowania nie obejmują automatycznie każdego zarzutu mobbingu.

Czy można zagwarantować pełną anonimowość?

Nie zawsze. Możliwość odpowiedzi na zarzuty lub obowiązki prawne mogą wymagać ujawnienia części informacji. Należy zapewnić poufność i ograniczyć dostęp do niezbędnego kręgu osób, jasno wyjaśniając granice tej ochrony.

Ile czasu może trwać postępowanie?

Nowelizacja nie ustala jednego terminu dla wszystkich spraw. Procedura powinna przewidywać realne terminy, pilną ocenę potrzeby ochrony i zasady przedłużania wyjaśnień. Trzeba odrębnie pilnować ustawowych terminów decyzji kadrowych.

Czy raport komisji chroni przed roszczeniami?

Raport jest elementem dokumentacji, a nie gwarancją wyłączenia odpowiedzialności. Znaczenie mają rzetelność ustaleń, rzeczywiste działania pracodawcy i okoliczności sprawy. Sąd nie jest związany wnioskiem komisji o braku mobbingu.

---

Potrzebujesz przygotować lub zmienić procedurę w swojej firmie?

Jeżeli masz już regulamin, analizę warto rozpocząć od jego porównania z nowymi wymaganiami i rzeczywistym sposobem działania firmy. Jeżeli tworzysz go od początku, najpierw trzeba ustalić odpowiedzialne osoby, drogę zgłoszenia i sposób podejmowania decyzji.

Możesz skontaktować się ze mną w sprawie przygotowania lub aktualizacji procedury oraz zaplanowania jej wdrożenia.

Zakres wsparcia może obejmować również przygotowanie kadry i osób wyjaśniających zgłoszenia, tak aby przyjęte zasady można było stosować w konkretnych sytuacjach.