Sygnaliści – kto może prowadzić postępowanie wewnętrzne?

Sygnalistą jest osoba, która przekazuje informacje o nieprawidłowościach (działaniach lub zaniechaniach niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa) dotyczących kategorii spraw wymienionych w ustawie lub regulaminie zgłoszeń wewnętrznych.

Zgłoszenia nieprawidłowości można dokonać za pomocą trzech kanałów zgłoszeń – z punktu widzenia pracodawców, najistotniejszy jest wewnętrzny kanał zgłoszeń.

Z dzisiejszego artykułu dowiesz się:

• Kto może jednak przyjmować i rozpatrywać zgłoszenia?
• Czy można zlecić obsługę zgłoszeń podmiotom zewnętrznym?
• Jeśli tak to, w jaki sposób?
• W czym może pomóc kancelaria prawna w zakresie tematu Sygnalistów?

Sygnaliści – procedura dokonywania zgłoszeń.

Wskażę też na początku, że nadal odnosimy się do projektu polskiej ustawy, która nie trafiła jeszcze pod obrady Sejmu… (RM-UC101 – numer z wykazu prac legislacyjnych).

W pierwszej kolejności wskażę, jakie można wyróżnić etapy w ramach procedury dokonywania zgłoszeń:

• wpływ zgłoszenia,
• potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia,
• weryfikacja zgłoszenia,
• podejmowanie działań następczych,
• przekazanie informacji zwrotnej zgłaszającemu.

Taki schemat działań wynika m.in. z dyrektywy unijnej i projektu polskiej ustawy.

Inny kroki, etapy, poznasz z artykułu, który znajdziesz tutaj:

Sygnaliści – jakie kroki trzeba podjąć żeby przygotować się na zmiany?

Przyjmowanie zgłoszeń i weryfikacja zgłoszeń – kto może za to odpowiadać?

Jak wynika z art. 29 projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, polski ustawodawca rozróżnia podmioty upoważnione do przyjmowania zgłoszeń oraz podmioty upoważnione do weryfikacji zgłoszeń i stosowania działań następczych:

Art. 29. 1. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych określa w szczególności:

1) podmiot wewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń; […]

4) niezależny organizacyjnie podmiot, upoważniony do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej; rolę tę może pełnić podmiot, o którym mowa w pkt 1; […]

Muszę wspomnieć także o art. 32 projektu ustawy:

Art. 32. 1. Upoważnienie podmiotu, o którym mowa w art. 29 ust. 1 pkt 1 i 4, innego niż pracownik lub wewnętrzna jednostka organizacyjna pracodawcy wymaga zawarcia umowy, w której pracodawca powierza wykonywanie czynności wymienionych w niniejszym rozdziale z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą. […]

Przyjmowanie zgłoszeń w ramach własnego zakładu pracy czy może przez podmiot zewnętrzny?

Za przyjęcie zgłoszenia w ramach danego zakładu pracy może odpowiadać „podmiot wewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń”. Ustawodawca nie precyzuje, kim ma być ten podmiot. Może to być jedna osoba, może to być zespół lub wydział składający się z kilku osób, do których to osób wpływają zgłoszenia.

Taki wyznaczony podmiot dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, czyli podejmuje decyzję, czy zgłoszenie nadaje się do dalszego wyjaśnienia czy jest bezzasadne.

Ten sam podmiot może odpowiadać za prowadzenie tzw. śledztwa wewnętrznego, podejmowanie działań następczych i przekazywanie informacji zwrotnej.

Oznacza to, że konkretnie wyznaczona osoba lub konkretnie wyznaczony wydział w ramach struktury organizacyjnej pracodawcy będzie odpowiadał od początku do końca za obsługę wpływających zgłoszeń.

Oczywiście, nie wyklucza się tego, żeby w ramach procedury rozpatrywania zgłoszeń, osoby do tego wyznaczone konsultowały się, przykładowo, z osobami sprawującymi obsługę prawną danego zakładu pracy. Pracodawca powinien, bowiem, zapewnić fachową obsługę zgłoszeń, a więc i wsparcie prawne jest dopuszczalne, a wręcz wskazane.

Po zapoznaniu się z art. 32 ust. 1 projektu ustawy można wywnioskować, że za przyjmowanie zgłoszeń i prowadzenie dalszego postępowania mogą odpowiadać również podmioty spoza zakładu pracy. Oznacza to, że wybrany podmiot zewnętrzny (przykładowo kancelaria prawna, zewnętrzna firma HR) będzie odpowiadał od początku do końca za obsługę wpływających zgłoszeń

Obsługa tematu sygnalistów – jakie są możliwości?

Ustawodawca dopuszcza powierzenie przyjmowania zgłoszeń, weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych, komunikacji ze zgłaszającym, przekazywania informacji zwrotnej innemu, niezależnemu organizacyjnie podmiotowi (przykładowo kancelaria prawna, zewnętrzna firma HR) .

Można więc spotkać się z dwiema konfiguracjami:

⇒ cała procedura odbywa się wewnątrz zakładu pracy, z tym, że za przyjmowanie zgłoszeń odpowiada osoba A, a za dalsze postępowanie osoba B,

⇒ za przyjmowanie zgłoszeń odpowiada podmiot w ramach danego zakładu pracy, a za dalsze postępowanie podmiot spoza zakładu pracy.

Jeśli chodzi o procedurę, kładzie się nacisk na jej bezstronność. Z tego powodu użyto sformułowania „niezależny organizacyjnie podmiot”. Należałoby je rozciągnąć na całą procedurę, w tym na przyjmowanie zgłoszeń.

Przyjmuje się, że „niezależny organizacyjnie podmiot” wewnątrz danego zakładu pracy, to podmiot, który posiada dość szeroki zakres niezależności.

Może być to np. osoba zajmująca się obsługą prawną tego zakładu pracy niezatrudniona w ramach stosunku pracy czy compliance officer.

Jeśli chodzi o podmiot zewnętrzny – nie ma tutaj żadnych ograniczeń – wiadomo, jednak, że nie można powierzyć obsługi zgłoszeń niewyspecjalizowanym podmiotom. Najczęściej, więc, wybór padnie na kancelarie prawne i tego rodzaju podmioty.

Umowa dotycząca powierzenia obsługi tematu Sygnalistów

Żeby powierzyć przyjmowanie i/lub dalszą obsługę zgłoszeń podmiotowi spoza struktury organizacyjnej pracodawcy, trzeba zawrzeć z tym podmiotem zewnętrznym umowę.

Wynika to z art. 32 ust. 1 projektu ustawy:

Upoważnienie podmiotu, o którym mowa w art. 29 ust. 1 pkt 1 i 4, innego niż pracownik lub wewnętrzna jednostka organizacyjna pracodawcy wymaga zawarcia umowy, w której pracodawca powierza wykonywanie czynności wymienionych w niniejszym rozdziale z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą. […]

Ustawodawca, w zasadzie, nie precyzuje, jakie elementy powinna zawierać taka umowa. Niewątpliwie, jednak, powinna współgrać z ustanowionym regulaminem dokonywania zgłoszeń i wymogami obsługi zgłoszeń stawianymi przez ustawę.

Sygnaliści – pomoc kancelarii prawnej.

Podsumowanie

Jak widać, kancelaria prawna może pomóc w przygotowaniu wszelkich dokumentów koniecznych do wdrożenia tematu Sygnalistów, można też scedować dalszą obsługę zgłoszeń na nią lub inne zewnętrzne podmioty.

Z racji tego, że ochrona sygnalistów jest stosunkowo nowym tematem na „polskim rynku”, jest również wiele niewiadomych. Każdą decyzję w tym obszarze warto podejmować z ostrożnością i po, ewentualnej, konsultacji z prawnikiem.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz jakiekolwiek pytania odnośnie tematu sygnalistów lub poszukujesz fachowego doradztwa, żeby ten temat wdrożyć do swojej firmy, napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Marten Bjork on Unsplash