Sygnaliści – jakie kroki trzeba podjąć żeby przygotować się na zmiany?

SYGNALIŚCI – Jakie działania trzeba podjąć? Jak wprowadzić regulamin zgłoszeń wewnętrznych?

Niedawno opublikowałam pierwszy wpis nt. sygnalistów. Przypominam, że nadal nie została uchwalona ani nie weszła w życie polska ustawa „wprowadzająca” unijną dyrektywę do Polski.

Nawiązując do tego wpisu:

Sygnaliści – co się zmieni od grudnia 2021r.?

poniżej wyszczególniam kroki, jakie należy podjąć, żeby wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych.

I. Sygnaliści 2022| Jakie systemy zgłaszania nieprawidłowości będą dostępne?

Przypominam, że sygnaliści będą mieli możliwość dokonywać zgłoszeń w ramach trzech systemów:

• systemu zgłoszeń wewnętrznych – utworzonych przed podmioty prywatne i publiczne, co do zasady, dla swoich pracowników,
• systemu zgłoszeń zewnętrznych – do odpowiednich organów państwa (m.in. do Rzecznika Praw Obywatelskich) oraz
• w ramach ujawnienia publicznego.

Z punktu widzenia pracodawców istotna jest kwestia systemu zgłoszeń wewnętrznych.

II. Sygnaliści | Jak wdrożyć system zgłoszeń wewnętrznych?

⇒ Po pierwsze, trzeba rozważyć, w jakim kształcie system zgłoszeń wewnętrznych może funkcjonować w danym zakładzie pracy.

Nie ulega wątpliwości, że każdy system będzie dobry, o ile zostanie dostosowany do warunków panujących w danym zakładzie pracy (inny, bowiem, system będzie właściwy dla zakładu produkcyjnego czy sklepu wielkopowierzchniowego, a inny dla przedsiębiorstwa informatycznego).

Jakie kwestie należy przeanalizować?

Z pomocą przychodzi chociażby art. 29 projektu ustawy, z którego wynika, że regulamin ma określać:

– jaki jest tryb przekazywania zgłoszeń (za pośrednictwem, jakich kanałów mają być przekazywane zgłoszenia – e-mailowo, do wystawionego pudełka, telefonicznie etc.),

– kto odpowiada za przyjęcie zgłoszeń i ich weryfikację,

– kto może przekazywać zgłoszenia (czy tylko pracownicy),

– czy zgłoszenia mogą być anonimowe,

– działania następcze, jakie mogą zostać podjęte w wyniku weryfikacji zgłoszenia,

– jaki jest tryb przekazywania sygnaliście informacji o przyjęciu zgłoszenia oraz informacji zwrotnej po weryfikacji zgłoszenia,

– wyszczególnienie naruszeń, jakie mogą być zgłaszane w ramach ustawionej procedury.

⇒ Po drugie, jak już gotowe będą założenia systemu zgłoszeń wewnętrznych, warto przystąpić do stworzenia regulaminu zgłoszeń.

⇒ Po trzecie, regulamin zgłoszeń podlega konsultacji

z zakładowymi organizacjami związkowymi albo z przedstawicielami pracowników (jeśli u pracodawcy nie będą działały zakładowe organizacje związkowe).

Konsultacje nie są wiążące dla pracodawcy, jednak, będą musiały się odbyć.

⇒ Po czwarte, po konsultacjach pracodawca powinien podać do wiadomości tekst regulaminu do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

III. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Muszę wspomnieć o tym, że każdy pracodawca, który wdrożył system zgłoszeń wewnętrznych, ma obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń. Za prowadzenie rejestru zgłoszeń może być odpowiedzialna osoba czy dział wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń.

Zapoznaj się tez z artykułem:

Sygnaliści – kto może prowadzić postępowanie wewnętrzne?

Jakie dane są ewidencjonowane w rejestrze zgłoszeń?

– data wpływu zgłoszenia,

– numer zgłoszenia,

– przedmiot naruszenia,

– informacja o podjętych działaniach następczych,

– data zakończenia sprawy.

Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Postanowienia dotyczące wyznaczenia osób do prowadzenia rejestru czy wzór takiego rejestru mogą się znaleźć w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz jakiekolwiek pytania odnośnie do tematu sygnalistów lub chcesz wprowadzić regulamin zgłoszeń wewnętrznych, ale potrzebujesz pomocy przy jego sporządzeniu lub wdrożeniu, napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Lindsay Henwood on Unsplash