SYGNALIŚCI – Jakie działania trzeba podjąć? Jak wprowadzić regulamin zgłoszeń wewnętrznych?

Niedawno opublikowałam pierwszy wpis nt. sygnalistów. Przypominam, że nadal nie została uchwalona ani nie weszła w życie polska ustawa „wprowadzająca” unijną dyrektywę do Polski.

Nawiązując do tego wpisu:

Sygnaliści – co się zmieni od grudnia 2021r.?


poniżej wyszczególniam kroki, jakie należy podjąć, żeby wprowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych.


I. Sygnaliści 2022| Jakie systemy zgłaszania nieprawidłowości będą dostępne?

Przypominam, że sygnaliści będą mieli możliwość dokonywać zgłoszeń w ramach trzech systemów:

  • systemu zgłoszeń wewnętrznych – utworzonych przed podmioty prywatne i publiczne, co do zasady, dla swoich pracowników,
  • systemu zgłoszeń zewnętrznych – do odpowiednich organów państwa (m.in. do Rzecznika Praw Obywatelskich) oraz
  • w ramach ujawnienia publicznego.

Z punktu widzenia pracodawców istotna jest kwestia systemu zgłoszeń wewnętrznych.


II. Sygnaliści | Jak wdrożyć system zgłoszeń wewnętrznych?

⇒ Po pierwsze, trzeba rozważyć, w jakim kształcie system zgłoszeń wewnętrznych może funkcjonować w danym zakładzie pracy.

Nie ulega wątpliwości, że każdy system będzie dobry, o ile zostanie dostosowany do warunków panujących w danym zakładzie pracy (inny, bowiem, system będzie właściwy dla zakładu produkcyjnego czy sklepu wielkopowierzchniowego, a inny dla przedsiębiorstwa informatycznego).

Jakie kwestie należy przeanalizować?

Z pomocą przychodzi chociażby art. 29 projektu ustawy, z którego wynika, że regulamin ma określać:

– jaki jest tryb przekazywania zgłoszeń (za pośrednictwem, jakich kanałów mają być przekazywane zgłoszenia – e-mailowo, do wystawionego pudełka, telefonicznie etc.),

– kto odpowiada za przyjęcie zgłoszeń i ich weryfikację,

– kto może przekazywać zgłoszenia (czy tylko pracownicy),

– czy zgłoszenia mogą być anonimowe,

– działania następcze, jakie mogą zostać podjęte w wyniku weryfikacji zgłoszenia,

– jaki jest tryb przekazywania sygnaliście informacji o przyjęciu zgłoszenia oraz informacji zwrotnej po weryfikacji zgłoszenia,

– wyszczególnienie naruszeń, jakie mogą być zgłaszane w ramach ustawionej procedury.

⇒ Po drugie, jak już gotowe będą założenia systemu zgłoszeń wewnętrznych, warto przystąpić do stworzenia regulaminu zgłoszeń.

⇒ Po trzecie, regulamin zgłoszeń podlega konsultacji

z zakładowymi organizacjami związkowymi albo z przedstawicielami pracowników (jeśli u pracodawcy nie będą działały zakładowe organizacje związkowe).

Konsultacje nie są wiążące dla pracodawcy, jednak, będą musiały się odbyć.

⇒ Po czwarte, po konsultacjach pracodawca powinien podać do wiadomości tekst regulaminu do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

III. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

Muszę wspomnieć o tym, że każdy pracodawca, który wdrożył system zgłoszeń wewnętrznych, ma obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń. Za prowadzenie rejestru zgłoszeń może być odpowiedzialna osoba czy dział wyznaczone do przyjmowania zgłoszeń.

Zapoznaj się tez z artykułem:

Sygnaliści – kto może prowadzić postępowanie wewnętrzne?

Jakie dane są ewidencjonowane w rejestrze zgłoszeń?

– data wpływu zgłoszenia,

– numer zgłoszenia,

– przedmiot naruszenia,

– informacja o podjętych działaniach następczych,

– data zakończenia sprawy.

Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowane przez okres 5 lat od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Postanowienia dotyczące wyznaczenia osób do prowadzenia rejestru czy wzór takiego rejestru mogą się znaleźć w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych.

icon
Jeśli masz jakiekolwiek pytania odnośnie do tematu sygnalistów lub chcesz wprowadzić regulamin zgłoszeń wewnętrznych, ale potrzebujesz pomocy przy jego sporządzeniu lub wdrożeniu, napisz do mnie na adres: katarzyna@klemba.pl

Photo by Lindsay Henwood on Unsplash

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Zaznaczone pola są obowiązkowe *