Sygnaliści – co się zmieni od grudnia 2021r.?

Już w grudniu, a dokładnie od 17 grudnia 2021 r., mija termin na wejście w życie przepisów wykonujących dyrektywę z dnia 26 listopada 2019 r. nr 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zadaniem której jest ochrona tzw. sygnalistów.

Dnia 14 października 2021 r. opublikowano projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

Jakie, w związku z dyrektywą i niedługim wejściem w życie przepisów krajowych, powstają obowiązki dla pracodawców?

I czy dla wszystkich pracodawców?

O tym piszę w dzisiejszym wpisie.

I. Wstęp – czemu służy dyrektywa? Kim jest sygnalista?

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia nieprawidłowości dotyczące miejsca pracy, a więc mające związek z wykonywaną pracą zarobkową.

Według dyrektywy, sygnalista to tzw. „osoba dokonująca zgłoszenia”, czyli oznacza osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nią pracą.

Sygnalistą może być pracownik, były pracownik, zleceniobiorca czy nawet kontrahent (podwykonawca, dostawca).

Sygnalista może zgłaszać nieprawidłowości (w dyrektywie nazywane „naruszeniami”) jedynie w odniesieniu do konkretnych obszarów tematycznych. Według dyrektywy są to, przykładowo, dziedzina zamówień publicznych, ochrony środowiska, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych.

Najprościej będzie wyjaśnić na przykładzie:

Pracownik spółki A będzie mógł zgłosić naruszenie przepisów dotyczących danych osobowych do spółki, w której został zatrudniony. Chodzi o naruszenie, jakie miało miejsce w procesie jego rekrutacji. Wyobraźmy sobie, że w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej rekruter z tej spółki ujawnił temu pracownikowi dane osobowe i dane kontaktowe innych kandydatów, pokazał ich CV, i poprosił o tego pracownika o porównanie swojej osoby, swoich umiejętności do innych kandydatów. Ten sam pracownik wielokrotnie słyszał przechadzając się po korytarzu, że takie zachowania ze strony rekrutera mają dalej miejsce. Dyskretnie upominany o tym rekruter ignorował uwagi.  Takie zachowanie było niedozwolone ze strony rekrutera. W takim przypadku, pracownik może zgłosić tę nieprawidłowość w spółce A w ramach procedury zgłaszania nieprawidłowości.

Sygnalista może swoje zgłoszenie przekazać:

⇒ bezpośrednio do dedykowanych osób, działu czy powołanych specjalnie służb w ramach danego podmiotu (np. do rzecznika etyki, audytora, przedstawiciela kadry kierowniczej) w przewidzianej formie – tzw. zgłoszenie wewnętrzne,

⇒ do przedstawicieli organów zewnętrznych (np. publiczne organy powołane do nadzoru, kontroli, ścigania nadużyć i przestępstw) – tzw. zgłoszenie zewnętrzne,

⇒ opinii publicznej (do prasy czy za pośrednictwem innych mediów).

II. Kto musi wprowadzić system zgłaszania nieprawidłowości?

Z treści dyrektywy wynika, że chroni ona przede wszystkim pracowników. System wewnętrznego zgłaszania nieprawidłowości ten musi zostać więc wdrożony przez pracodawców – z sektora prywatnego i publicznego. Projekt ustawy z dnia 14 października 2021 r. jest z tym zbieżny.

Według projektu ustawy, obowiązek wprowadzenia procedury zgłaszania nieprawidłowości będą miały:

– podmioty sektora publicznego i prywatnego zatrudniające co najmniej 50 pracowników,

– podmioty działające w sektorze finansowym (np. banki, zakłady ubezpieczeń, zakłady reasekuracji).

Wszystkie inne podmioty mogą, ale nie muszą wprowadzać takiej procedury.

Ponadto, wyjaśniam, że:

– podmioty sektora prywatnego zatrudniające co najmniej 250 pracowników, podmioty sektora publicznego zatrudniające co najmniej 50 pracowników oraz podmioty sektora finansowego będą miały termin wdrożenia procedury do 17 grudnia 2021 r.,

– podmioty sektora prywatnego zatrudniające od 50 do 249 pracowników będą miały termin wdrożenia do 17 grudnia 2023 r. (nie da się ukryć, że podmioty te znajdują się w dużo bardziej komfortowej sytuacji aniżeli podmioty wymienione w punkcie wyżej).

III. Sygnaliści – co trzeba tak dokładnie wdrożyć?

Z punktu widzenia pracodawców, najważniejsze jest wdrożenie procedury dokonywania „zgłoszeń wewnętrznych”.

Zgłoszenie wewnętrzna, jak już wspomniałam wyżej, to ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń w obrębie podmiotu prywatnego w sektorze prywatnym lub publicznym – chodzi więc o zgłoszenie dokonywane do pracodawcy z sektora prywatnego lub publicznego, przykładowo, przez jego pracownika.

Zgodnie z przepisami dyrektywy, państwa członkowskie zapewniają, by podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym ustanowiły kanały i procedury na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, po konsultacji i w porozumieniu z partnerami społecznymi, jeżeli tak przewiduje prawo krajowe.

Zgodnie z projektem ustawy, pracodawca będzie miał obowiązek ustalić regulamin zgłoszeń wewnętrznych, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodny z wymogami określonymi w ustawie. Będzie to regulamin analogiczny do regulaminu premiowania czy regulaminu pracy – mający pierwszeństwo przed umową o pracę.

Treść regulaminu musi zostać skonsultowana z zakładowymi organizacjami związkowymi albo z przedstawicielami pracowników (jeśli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe).

W takim regulaminie trzeba ustalić m.in.:

– komu można dokonywać zgłoszeń (podmiot wewnętrzny),

– sposoby dokonywania zgłoszeń (co najmniej pisemnie lub ustnie),

– informację, czy zgłoszeń można dokonywać anonimowo,

– procedurę po wpływie zgłoszenia (kwestię potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, kwestię podjęcia działań następczych, kwestię przekazania informacji zwrotnej).

Docelowo, według projektu ustawy, zgłoszeń wewnętrznych mogą dokonywać pracownicy. W regulaminie zgłoszeń wewnętrznych będzie mogło zostać postanowione, że zgłoszeń mogą dokonywać byli pracownicy czy osoby świadczące pracę na rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy.

Sprawdź też proszę, czy ktoś Cię może wyręczyć w opiece nad tematem Sygnalistów:

Sygnaliści – kto może prowadzić postępowanie wewnętrzne?

IV. Sygnaliści – podsumowanie

Podsumowując, podmioty, które mają wdrożyć regulamin do 17 grudnia 2021 r. bądź do 17 grudnia 2023 r., po pierwsze, powinny zadbać o wyłonienie przedstawicieli pracowników, a po drugie, wprowadzić regulamin zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów.

Zdaję sobie sprawę, że wdrażanie czegoś, w stosunku do czego obowiązuje dyrektywa, a nie ma jeszcze przepisów krajowych, nie jest najprostszym zadaniem.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz jakiekolwiek pytania odnośnie do tematu sygnalistów lub chcesz wprowadzić regulamin, ale potrzebujesz pomocy przy jego sporządzeniu lub wdrożeniu, napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Bernard Hermant on Unsplash