Nałożenie kary porządkowej wobec pracownika a RODO

Kara porządkowa to nie tylko zawiadomienie. Kara porządkowa wiąże się również z przetwarzaniem danych osobowych pracownika.Najwięcej błędów pojawia się nie przy nałożeniu samej kary, lecz później – gdy informacja o ukaraniu trafia zbyt szeroko do członków organizacji, zostaje w aktach pracowniczych zbyt długo albo opiera się na materiale z monitoringu użytym niezgodnie z prawem.

Z tego artykułu dowiesz się:

• kiedy w ogóle można nałożyć karę porządkową
• jakie dane osobowe pracodawca może wtedy przetwarzać i na jakiej podstawie
• jak przechowywać dokumenty o ukaraniu
• komu można ujawnić informację o karze
• kiedy monitoring albo poczta służbowa mogą być dowodem
• jakie prawa ma pracownik po nałożeniu kary
• jakie błędy najczęściej narażają pracodawcę na zarzut naruszenia RODO.

Kiedy można nałożyć karę porządkową?

Kodeks pracy przewiduje zamknięty katalog kar porządkowych – upomnienie, naganę i w określonych przypadkach karę pieniężną. 

Upomnienie albo naganę można stosować za naruszenia związane z organizacją i porządkiem pracy, przepisami BHP, przepisami przeciwpożarowymi, sposobem potwierdzania obecności albo usprawiedliwianiem nieobecności w pracy. 

Kara pieniężna wchodzi w grę w węższym katalogu sytuacji m.in.za naruszenia przepisów BHP i przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy po alkoholu albo spożywanie alkoholu lub środków podobnych w czasie pracy. 

Jej wysokość za jedno naruszenie nie może przekroczyć jednodniowego wynagrodzenia, a łącznie nie może przekroczyć jednej dziesiątej wynagrodzenia przypadającego do wypłaty po określonych potrąceniach.

Sama procedura też jest ściśle ustawowa. 

Kara nie może zostać nałożona po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu i po upływie 3 miesięcy od samego zdarzenia. Przed zastosowaniem kary pracodawca musi pracownika wysłuchać. 

O ukaraniu zawiadamia na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia, datę zdarzenia oraz informację o prawie wniesienia sprzeciwu. Odpis zawiadomienia trafia do akt osobowych pracownika.

Gdzie w tym wszystkim wchodzi RODO?

RODO znajduje zastosowanie m.in. gdy pracodawca zbiera, zapisuje, przechowuje, albo usuwa informacje o ukaraniu. To są normalne operacje na danych osobowych. 

Ogólne zasady z art. 5 RODO wymagają, by dane były przetwarzane zgodnie z prawem, w konkretnym celu, w zakresie niezbędnym, przez czas nie dłuższy niż potrzebny i z zachowaniem poufności oraz bezpieczeństwa. 

W praktyce przy karach porządkowych oznacza to, że pracodawca nie może zbierać nadmiarowych informacji, trzymać ich bez końca ani ujawniać ich osobom, które nie muszą ich znać.

To właśnie tutaj prawo pracy i RODO się spotykają. Kodeks pracy daje podstawę do nałożenia kary i nakazuje złożyć odpis zawiadomienia do akt osobowych, ale RODO określa, jak takie dane mają być dalej obsługiwane – kto ma do nich dostęp, jak długo je przechowywać i kiedy je usunąć. 

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych o karze porządkowej?

Najbezpieczniej przyjąć, że w zakresie samego dokumentowania kary podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w związku z przepisami Kodeksu pracy i przepisami o dokumentacji pracowniczej. RODO wprost przewiduje taką podstawę, a Kodeks pracy wymaga pisemnego zawiadomienia i złożenia jego odpisu do akt osobowych. 

Zgoda pracownika nie jest tu potrzebna, bo pracodawca nie opiera się na dobrowolnym zezwoleniu pracownika, tylko na obowiązkach wynikających z prawa pracy.. 

Jakie dane wolno przetwarzać przy karze porządkowej?

Zakres danych powinien być możliwie wąski i powiązany z celem. 

RODO wymaga minimalizacji danych, czyli ograniczenia ich do tego, co niezbędne, a UODO od lat podkreśla wobec pracodawców, że nie wolno gromadzić danych nadmiarowych. Przy karze porządkowej wystarczą dane identyfikujące pracownika, opis naruszenia, data zdarzenia, rodzaj kary, informacja o sprzeciwie i dalszym toku sprawy. 

Nie ma podstaw prawnych, żeby do takiej dokumentacji dopisywać szerszy komentarz. 

Gdzie przechowywać informację o ukaraniu?

Odpis zawiadomienia o ukaraniu trafia do akt osobowych pracownika. Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej przewiduje dla kar porządkowych część D akt osobowych. 

Dokumenty dotyczące każdej kary przechowuje się tam w osobnej, wydzielonej części oznaczonej odpowiednio D1 i kolejnymi numerami. To ważne nie tylko dla porządku kadrowego, ale także z punktu widzenia RODO, bo ułatwia ograniczenie dostępu wyłącznie do osób uprawnionych.

W praktyce dobrze działa zasada:

• dostęp ma dział kadr
• dostęp ma bezpośrednio uprawniony przełożony, jeśli jest to potrzebne do wykonywania obowiązków
• dostęp mają osoby obsługujące spór lub sprzeciw, jeśli to konieczne
• nie ma podstaw do szerokiego obiegu informacji po firmie.

Taki model wynika z zasady minimalizacji i poufności z art. 5 RODO oraz z faktu, że dokument o ukaraniu jest elementem dokumentacji pracowniczej, a nie komunikatem dla całej organizacji.

Jak długo wolno przechowywać dane o karze?

Tu prawo pracy daje bardzo konkretną odpowiedź. 

Zgodnie z art. 113 § 1 k.p. karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia usuwa się z akt osobowych po roku nienagannej pracy. 

Pracodawca może też uznać karę za niebyłą wcześniej – z własnej inicjatywy albo na wniosek organizacji związkowej reprezentującej pracownika. Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej dopowiada, że gdy usuwa się odpis zawiadomienia o ukaraniu, usuwa się całą wydzieloną część D dotyczącą tej kary. To jest bardzo praktyczne rozwinięcie zasady ograniczenia przechowywania z RODO.

To oznacza też ważną rzecz po stronie pracownika. Żądanie usunięcia danych nie zadziała wcześniej tylko dlatego, że pracownik nie chce, by kara była w aktach. RODO przewiduje wyjątek od prawa do usunięcia danych wtedy, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. 

Dopóki więc trwa ustawowy okres przechowywania zawiadomienia to, pracodawca ma mocny argument przeciw żądaniu usunięcia danych osobowych.. Po upływie tego okresu dane powinny jednak zniknąć z części D.

Czy wolno informować zespół o ukaraniu pracownika?

To jeden z najbardziej ryzykownych obszarów. Ani Kodeks pracy, ani RODO nie dają ogólnej podstawy do tego, by rozsyłać po firmie informacje, że dany pracownik dostał upomnienie, naganę albo karę pieniężną. 

Z punktu widzenia RODO takie szerokie ujawnienie zwykle trudno obronić zasadą minimalizacji, ograniczenia celu i poufności. W praktyce publiczne zawstydzanie pracownika albo informowanie całego działu o karze porządkowej będzie najczęściej nadmierne.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy dostęp do informacji musi mieć wąskie grono osób z konkretnych przyczyn organizacyjnych lub prawnych, na przykład kadry, przełożony albo organizacja związkowa w procedurze sprzeciwu. To nie jest upublicznienie danych osobowych, lecz przetwarzanie w ramach ściśle określonego celu przez upoważnione do tego osoby. 

Czy monitoring i poczta służbowa mogą być dowodem do zastosowania kary?

Mogą, ale nie każdy monitoring i nie każda kontrola poczty będą legalne. 

Kodeks pracy dopuszcza monitoring wizyjny tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo ochrony tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. 

Z kolei monitoring poczty służbowej i inne formy monitoringu mogą być stosowane, gdy są niezbędne do zapewnienia organizacji pracy i właściwego użytkowania narzędzi pracy. 

UODO podkreśla, że katalog tych celów jest zamknięty i nie wolno używać monitoringu wyłącznie do oceny jakości pracy pracownika.

Równie ważny jest obowiązek poinformowania pracowników o monitoringu. 

UODO wskazuje, że pracowników trzeba poinformować o monitoringu odpowiednio wcześniej, a przed dopuszczeniem do pracy przekazać im informacje o celach, zakresie i sposobie jego stosowania, przy zachowaniu także obowiązków z art. 12 i 13 RODO. 

Ukryta kamera albo niejawne śledzenie poczty służbowej to bardzo słaby materiał pod karę porządkową, bo oprócz prawa pracy pojawia się wtedy ryzyko naruszenia zasad ochrony danych.

Trzeba pamiętać jeszcze o prawach pracownika. UODO przypomina, że pracownik może żądać dostępu do nagrań go dotyczących na podstawie art. 15 RODO. 

To ma znaczenie nie tylko dowodowe, ale też organizacyjne – jeżeli kara porządkowa opiera się na monitoringu, pracodawca powinien być gotowy do obsługi wniosku o dostęp w sposób zgodny z RODO.

Najczęstsze błędy pracodawców

Najczęściej problemy powodują:

1. nałożenie kary po terminie
2. brak wysłuchania pracownika
3. zawiadomienie o ukaraniu niespełniające wymogów ustawowych
4. wrzucanie dokumentów o karze poza część D akt osobowych
5. przechowywanie kary w aktach mimo uznania jej za niebyłą
6. użycie materiału z monitoringu wdrożonego niezgodnie z Kodeksem pracy i RODO.

Podsumowanie

Pracodawca może legalnie przetwarzać dane o ukaraniu pracownika, ale musi robić to w granicach wynikających z przepisów kodeksu pracy i RODO.

Najważniejsze reguły są proste – kara musi być nałożona prawidłowo, informacja o niej powinna trafić do części D akt osobowych, dostęp do niej trzeba ograniczyć, a po roku nienagannej pracy albo wcześniej po uznaniu kary za niebyłą dokumenty trzeba usunąć.

FAQ – kara porządkowa a RODO

Jakie kary porządkowe może nałożyć pracodawca?

Kodeks pracy przewiduje upomnienie, naganę i w określonych przypadkach karę pieniężną.

Czy pracodawca potrzebuje zgody pracownika, żeby przechowywać informację o karze?

Nie. Zawiadomienie o karze pracodawca przechowuje na podstawie przepisów kodeksu pracy. 

Gdzie trzyma się dokumenty o karze porządkowej?

W części D akt osobowych pracownika, w wydzielonej części dotyczącej danej kary.

Jak długo można przechowywać odpis zawiadomienia o ukaraniu?

Do czasu uznania kary za niebyłą. Co do zasady następuje to po roku nienagannej pracy, a wtedy odpis usuwa się z akt osobowych.

Czy można poinformować cały dział, że pracownik dostał naganę?

Co do zasady nie. Z punktu widzenia RODO zwykle będzie to nadmierne ujawnienie danych, sprzeczne z zasadą minimalizacji i poufności.

Po ilu dniach pracodawca traci prawo do ukarania pracownika?

Po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu i po upływie 3 miesięcy od samego naruszenia.