Kontrola ZUS – na co zwrócić uwagę? | Istotny wyrok NSA

W dzisiejszym wpisie poruszę na pewno interesujący Cię temat – kontroli ZUS.

Musisz wiedzieć, że zanim inspektor kontroli ZUS przystąpi do przeprowadzania właściwej kontroli, powinien przekazać Ci zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

I. Kontrola ZUS – Jaki może być przedmiot kontroli?

W art. 86 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wskazane zostały przykładowe tematy, które mogą podlegać kontroli inspektorów ZUS.

Najogólniej rzecz ujmując, kontrola może dotyczyć wszelkich obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi nałożonych na płatników składek.

W ustawie wskazuje się na następujące kwestie podlegające kontroli ZUS:

– prawidłowość zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,

– prawidłowość obliczania, potrącania i opłacania składek i wpłat, do których poboru zobowiązany jest ZUS,

– ustalanie prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wysokości, prawidłowości wypłat oraz rozliczeń z tego tytułu,

– prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków emerytalnych i rentowych,

– prawidłowość wystawianych zaświadczeń oraz zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych,

– dokonywanie oględzin składników majątku płatnika zalegającego z należnościami na rzecz ZUS (dla celów postępowania egzekucyjnego).

Zakres kontroli powinien zostać wskazany, i w zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli, jak i w upoważnieniu przekazywanym płatnikowi składek.

Co ważne – Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek przestrzegać zakresu przedmiotowego kontroli wskazanego w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli.

II. Zwróć uwagę na zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli ZUS

Zgodnie z ustawą – Prawo przedsiębiorców, przed przeprowadzeniem czynności kontrolnych, ma obowiązek zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze przeprowadzenia kontroli.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli powinno zawierać następujące elementy:

– oznaczenie organu kontroli, który ma przeprowadzić kontrolę,

– datę i miejsce wystawienia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli,

– oznaczenie przedsiębiorcy, u którego będzie prowadzona kontrola,

– oznaczenie zakresu przedmiotowego kontroli (taki sam zakres przedmiotowy kontroli powinien być wskazany w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli),

– imię, nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia o kontroli.

Zawiadomienie jest o tyle istotne, że wyznacza termin rozpoczęcia kontroli. Kontrola powinna się rozpocząć co najmniej po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.

W przypadku nieprawidłowego sformułowania zawiadomienia lub wręcz niedoręczenia zawiadomienia, kontrolowany płatnik składek ma możliwość wniesienia sprzeciwu.

ZUS | Sprzeciw w razie kontroli ZUS

Jest to środek obrony przedsiębiorcy wobec prowadzenia kontroli z naruszeniem prawa. Musisz wiedzieć, że wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych.

III. Zweryfikuj upoważnienie do przeprowadzenia kontroli

Zgodnie z Prawem przedsiębiorców, czynności kontrolne mogą być wykonywane dopiero po okazaniu legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności przez, w tym przypadku, inspektora kontroli ZUS oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. W upoważnieniu również powinien zostać wskazany zakres przedmiotowy kontroli.

Upoważnienie, które nie zawiera wszystkich obowiązkowych elementów, nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli.

Z pewnością wadliwość upoważnienia stanowi podstawę do wniesienia sprzeciwu przez płatnika składek.

Co więcej, mówi się, że w przypadku doręczenia nieprawidłowego upoważnienia, kontrola w ogóle się nie rozpoczęła, ponieważ czynności kontrolne mogą być wykonywane po doręczeniu prawidłowego upoważnienia.

Zobacz też jakie uprawnienia ma inspektor podczas kontroli ZUS:

Kontrola ZUS? Nowe uprawnienia dla inspektorów ZUS!

IV. Przedmiot kontroli – na co zwraca uwagę wyrok NSA (z dnia 1 grudnia 2021 roku w sprawie I GSK 1316/21)?

NSA wskazał, że zakres przedmiotowy kontroli to „wypadkowa dwóch składowych”:

– składowej określającej przedmiot oraz

– składowej określającej czasookres kontroli.

NSA stoi na stanowisku, że w zawiadomieniu i upoważnieniu trzeba wskazać:

– kwestie podlegające kontroli, np. prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz

– okres objęty kontrolą, np. prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek w latach 2020-2021.

Częstokroć spotykam się w toku pracy zawodowej z zawiadomieniami, w których nie został wskazany okres poddawany kontroli. Oczywiście, nie zgadzamy się z takim formułowaniem zawiadomienia i upoważnienia.

Dlaczego?

Określenie samego tematu kontroli, bez ograniczenia kontrolowanego okresu, skutkuje tym, że płatnik składek po prostu nie wie, z jakiego okresu powinien przygotować dokumenty i inne nośniki informacji czy przypomnieć sobie zdarzenia faktyczne na potrzeby przesłuchania.

Jak swoje stanowisko tłumaczy NSA?

Odpowiedź jest prosta i myślę, że przeciętny przedsiębiorca również się za nim opowiada.

Według NSA, w przypadku określenia czasookresu kontroli, kontrolowany płatnik składek uzyskuje pełną informację o przedmiocie kontroli.

Samo określenie materii podlegającej kontroli prowadzi do sytuacji, że kontrolowany co najwyżej domyśla się, że czasookres przedmiotowy kontroli obejmuje wszystkie okresy rozliczeniowe, oprócz tych objętych przedawnieniem.

Kontrolowany natomiast nie może się domyślać co będzie przedmiotem kontroli (jaki okres będzie kontrolowany).

O wyroku pisał też, Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorców, artykuł znajdziesz tutaj.

V. Podsumowanie – Kontrola ZUS 

Jak widzisz, warto skoncentrować się na lekturze zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Może okazać się, bowiem, że inspektor kontroli ZUS dopuścił się błędów formalnych umożliwiających Ci wniesienie sprzeciwu. Przypominam, że sprzeciw wnosi się na piśmie w terminie trzech dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez organ kontroli lub wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu.

Jeśli zastanawiasz się, czy ZUS słusznie prowadzi kontrolę lub potrzebujesz pomocy w przygotowaniu sprzeciwu, napisz do mnie.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli potrzebujesz porady prawnej, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Agence Olloweb on Unsplash