ZUS kontroluje Twoją firmę – jak przebiega kontrola ZUS

Dzisiejszy wpis poświęcam kontroli ZUS.

Co może ZUS kontrolować?

Jak przebiega kontrola i jak może się zakończyć?

Zachęcam do lektury.

Z wpisu dowiesz się:

1. Jaki jest zakres kontroli ZUS?
2. Kiedy możesz spodziewać się kontroli ZUS?
3. Jak długo może trwać kontrola?
4. Jakie są jej etapy?
5. Jak kontrola może się zakończyć?

I. Jaki jest zakres kontroli ZUS?

Co może kontrolować ZUS? Kiedy możesz spodziewać się kontroli ZUS?

Kontrola ZUS może obejmować m.in.:

– zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,

– prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania jest zobowiązany ZUS,

– ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie ich oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,

– prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,

– wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,

– dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Katalog spraw podlegających kontroli jest otwarty.

Kontrola najczęściej dotyczy kilku wymienionych wyżej obszarów jednocześnie.

Jeśli prowadzisz firmę, możesz spodziewać się kontroli przede wszystkim w następujących obszarach:

– zgłaszania do ubezpieczeń społecznych – np. ZUS może zweryfikować, czy na pewno prowadzisz działalność gospodarczą, czy może charakter Twojej współpracy z jedynym kontrahentem ma znamiona umowy o pracę, czy zasadnie zawierasz umowy zlecenia, a nie umowy o pracę ze współpracownikami,

– prawidłowości i rzetelności obliczania i opłacania składek – np. czy prawidłowo pomniejszasz podstawę wymiaru składek o okresy zasiłkowe, czy zasadnie nie opłacasz składek od umów o dzieło, a więc czy słusznie zawierasz umowy o dzieło zamiast umów zlecenia ze współpracownikami.

II. Kiedy możesz spodziewać się kontroli ZUS?

ZUS wskazuje, że kontrole prowadzone są na podstawie rocznych planów kontroli. ZUS, przy pomocy systemów teleinformatycznych, typuje do kontroli te podmioty, u których z wyższym prawdopodobieństwem niż u innych możliwe będzie stwierdzenie naruszeń.

III. Jak długo może trwać kontrola ZUS? 

Czas trwania wszystkich kontroli przeprowadzanych u płatnika składek w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:

– mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,

– małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,

– średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,

– pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Ww. ograniczenia dotyczą przeprowadzania kontroli w danym podmiocie przez ZUS i inne organy w jednym roku kalendarzowym.

Gdyby ten okres został przekroczony, możesz wnieść sprzeciw.

O sprzeciwie pisałam w tym wpisie (https://e-prawopracy.pl/zus-sprzeciw-w-razie-kontroli-zus/).

IV. Jakie są etapy kontroli ZUS?

W pierwszej kolejności inspektor kontroli ZUS doręcza zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli.

Żeby wszcząć kontrolę, inspektor kontroli ZUS okazuje legitymację służbową i doręcza upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

To w zawiadomieniu i upoważnieniu inspektor wskazuje, czego kontrola dotyczy.

Następnie, realizowane są czynności kontrolne.

Inspektor kontroli ZUS przeprowadza najczęściej dowód z zeznań świadków, np. pracowników, jeśli takich zatrudniasz, lub z przesłuchania strony, czyli Ciebie – płatnika składek. Inspektor kontroli ZUS zawsze wskazuje, z jakimi dokumentami chciałby się zapoznać, a Ty masz obowiązek je dostarczyć.

W przepisach określa się te dokumenty jako „wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli”.

V. Jak kontrola ZUS może się zakończyć?

Zawsze inspektor kontroli ZUS sporządza protokół, nawet jeśli nie stwierdza się żadnych nieprawidłowości.

Protokół kontroli powinien zawierać przede wszystkim:

– określenie czasu i zakresu kontroli,

– opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych,

– przedstawienie dowodów.

Protokół kontroli jest sporządzany w 2 egzemplarzach, z których jeden doręcza się kontrolowanemu płatnikowi składek. Płatnik składek ma prawo w ciągu 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli złożyć zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli.

Nie zdziw się – protokół kontroli nie jest napisany prostym językiem, nie do końca jest przejrzysty. Czasem nie jesteś w stanie wychwycić, że inspektor kontroli ZUS właśnie zarzuca Ci nieprawidłowości.

Z tego powodu zawsze warto poprosić specjalistę o zapoznanie się z protokołem kontroli i wskazanie, czy należy wnosić zastrzeżenia. O pomoc możesz poprosić również nas.

Więcej o protokole kontroli i jej skutkach przeczytasz w tym wpisie (https://e-prawopracy.pl/kontrola-zus-zasady-przeprowadzania-kontroli-przez-zus/).