W dzisiejszym wpisie chciałabym poruszyć podstawowe kwestie związane z regulaminem pracy.

Regulamin pracy okazał się w ostatnim roku dość ważnym wewnątrzzakładowym dokumentem, w którym można było wprowadzić postanowienia dotyczące pracy zdalnej.

Według zapowiedzi, w przypadku wprowadzenia pracy zdalnej do kodeksu pracy, zasady pracy w takim trybie pracodawcy również będą musieli uregulować wewnętrznie, a więc prawdopodobnie i w regulaminie pracy.

I. Czym jest regulamin pracy i dlaczego warto go stworzyć?

Regulamin pracy to dokument wydawany przez pracodawcę, w którym ustala się organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.

Niewątpliwie taki dokument usprawnia działanie firmy, a przede wszystkim – jest pewnego rodzaju ochroną zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika, bowiem kwestie organizacyjno-porządkowe skonkretyzowane są w jednym miejscu (w jednym dokumencie).

II. Czy utworzenie regulaminu pracy jest obowiązkowe?

I tak, i nie.

Regulamin pracy obowiązkowo musi utworzyć pracodawca, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy oraz zatrudnia 50 lub więcej pracowników.

Obowiązek ten powstaje w momencie w którym zostaje zatrudniony 50. pracownik, niezależnie od rodzaju umowy o pracę (nie są wliczane osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych), oraz tego, ile osób w danej chwili przebywa w biurze, a ile jest na urlopach.

Jeśli więc  żaden z tych dwóch warunków nie jest spełniony – pracodawca nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy – co nie oznacza, że nie warto tego zrobić.

Regulamin pracy może zostać sporządzony przez pracodawcę na wniosek zakładowej organizacji związkowej, jeśli pracodawca zatrudnia od 20 do 49 pracowników oraz o ile kwestii organizacyjno-porządkowych nie reguluje układ zbiorowy pracy,

Wtedy pracodawca ma obowiązek  stworzyć regulamin, nawet jeśli nie zatrudnia powyżej  50 osób.

W pozostałych przypadkach tworzenie regulaminu pracy jest dobrowolne.

Należy pamiętać, że regulamin pracy, w myśl Kodeksu pracy, nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy!

Oczywiście, brak regulaminu pracy nie zwalnia pracodawcy z przekazania pracownikom informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia.

Jeśli pracodawca zatrudniający powyżej 20 osób nie zdecyduje się na stworzenie regulaminu pracy – ma 7 dni od zawarcia z pracownikiem umowy o pracę, aby przekazać mu niezbędne informacje o dodatkowych warunkach zatrudnienia, tj. o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

III. Co musi się znaleźć w regulaminie pracy?

Ta kwestia jest uregulowana w przepisach kodeksu pracy.

Kwestie, które powinny znaleźć się w regulaminie pracy, wymienia art. 1041 k.p.

Są nimi:

1) organizacja pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w trakcie i po pracy, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, w  tym w środki ochrony indywidualnej;

2) systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe;

3) wskazanie pory nocnej;

4) termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;

5)  wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;

6) rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;

7) wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;

8) obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;

9) sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;

10) informacja o karach porządkowych.

Nie ma żadnych przeszkód, aby pracodawca do regulaminu pracy przepisał treść przepisów obowiązujących w Kodeksie pracy.

Jeśli pojawią się rozbieżności pomiędzy treścią Kodeksu pracy a regulaminem pracy wiążące będą przepisy korzystniejsze dla pracownika.

Co to oznacza?

Możliwe jest, aby treść regulaminu pracy przewidywała rozwiązania korzystniejsze warunki dla pracownika niż Kodeks pracy, ale nie może być sytuacji, w której regulamin pracy pogarsza sytuację pracownika.

Na przykład: Kodeks pracy zapewnia ustawowy wymiar urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 lub 26 dni. Regulamin pracy może dowolnie wydłużać ten okres (30, 40 dni), ale nigdy nie może go skrócić!

IV. Co dodatkowo warto zawrzeć w regulaminie pracy

Z istotniejszych i bardzo przydatnych rzeczy warto uregulować w regulaminie pracy takie rzeczy jak:

  1. Uregulowania dotyczące pracy zdalnej (tzw. regulamin pracy zdalnej)
  2. Możliwość weryfikowania trzeźwości pracowników
  3. Możliwość monitoringu wizyjnego pracowników, możliwość monitoringu służbowych adresów mailowych
  4. Dane osobowe (RODO) pracowników w regulaminie

V. Czy treść regulaminu pracy powinna być konsultowana? Jak wprowadzić regulamin pracy?

Jeśli w zakładzie pracy funkcjonuje organizacja związkowa – wówczas pracodawca to wspólnie z nią ustala treść regulaminu. Jeśli jednak nie mogą oni wspólnie dojść do porozumienia w odniesieniu  do brzmienia i treści dokumentu – pracodawca sam ustala treść regulaminu. Oczywiście, jeśli w zakładzie pracy nie funkcjonuje żadna organizacja związkowa, pracodawca samodzielnie ustali treść regulaminu pracy.

Obowiązkiem pracodawcy jest zapoznanie pracowników z regulaminem pracy, może to zrobić poprzez wywieszenie regulaminu na tablicy  ogłoszeń, rozesłanie maili, przekazanie kopii regulaminów pracownikom osobiście czy pozostawienie tekstu regulaminu w ogólnodostępnym miejscu w zakładzie pracy.

Regulamin wchodzi w życie po 2. tygodniach od dnia podania go do wiadomości pracowników.

Regulamin obowiązuje przez czas nieokreślony, dopóki nie zostanie zmieniony lub do momentu, kiedy zakład pracy zostanie zlikwidowany.

VI. Czy regulamin pracy jest korzystny dla pracodawców i  pracowników?

Mimo powszechnej opinii, iż regulamin pracy jest pewnego rodzaju ograniczeniem, narzuca ramy i obowiązki zarówno na pracownika jak i pracodawcę, prawda jest zupełnie inna.

W takim dokumencie są określone przede wszystkim prawa pracodawcy i pracownika. Uregulowane są także kwestie, które mogłyby być kwestią sporu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Im więcej kwestii i scenariuszy przewidzi regulamin pracy, tym będzie on lepszy (będzie miał zastosowanie w wynikłych w zakładzie pracy sytuacjach).

Ma on na celu chronić wszystkie osoby zatrudnione w danym zakładzie – wszelkie  zasady zawarte w regulaminie są po to, żeby praca była bezpieczna. Szczególnie jeśli mówimy o miejscach pracy, gdzie większość osób pracuje fizycznie – zazwyczaj wiąże się to ze zwiększonym ryzykiem zagrożenia.

VII. Wzór regulaminu pracy z internetu – czy to dobry pomysł?

W Internecie można znaleźć ogólnie dostępne wzory regulaminów pracy.

Zawsze możesz dostosować samodzielnie taki wzór do zasad obowiązujących w zakładzie pracy, a możesz również skorzystać z pomocy profesjonalnego prawnika, który m.in. doradzi, jakie rozwiązania można i warto wprowadzić do regulaminu, jakie stosowane czy planowane rozwiązania są sprzeczne z prawem, a które nie.

Dobry regulamin pracy w zakładzie pracy to narzędzie, które ułatwi współpracę z pracownikami i może działać na lata. Warto tym samym naprawdę do niego się przyłożyć.

icon
Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: katarzyna@klemba.pl

Photo by Annie Spratt on Unsplash

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Zaznaczone pola są obowiązkowe *