Praca zdalna – jakie dokumenty należy przygotować?

Jakie dokumenty trzeba stworzyć aby wdrożyć pracę zdalną w firmie? Jak przygotować się do nowelizacji kodeksu pracy?

Niedawno na blogu opublikowałam wpis na temat pracy zdalnej.

W tym wpisie opisałam krótko, czym jest praca zdalna i w jaki sposób można ją wprowadzić ją w zakładzie pracy – znajdziesz go pod tym linkiem.

W dzisiejszym wpisie postaram się przekazać podstawowe informacje na temat tego, jakie dokumenty pracodawca powinien przygotować, jeśli chce, aby jego pracownicy wykonywali pracę zdalnie.

I. Porozumienie/Regulamin pracy zdalnej

Zgodnie z nowym art. 67²⁰ k.p. zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w zakładzie pracy, bądź w porozumieniu, bądź w regulaminie.

Do zawarcia porozumienia może dojść między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi – wszystkimi, a jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych).

Zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać spisane w regulaminie, jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi) oraz wtedy, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa.

W przypadku opracowywania regulaminu, pracodawca powinien skonsultować jego treść z przedstawicielami pracowników.

Polecam, więc, zweryfikować, czy wybrani przedstawiciele pracowników mają umocowanie do konsultowania przepisów dotyczących pracy zdalnej, bądź sporządzić procedurę wyłaniania przedstawicieli pracowników i ją przeprowadzić. Według mnie, można sporządzić osobny regulamin dotyczący pracy zdalnej, a można również wprowadzić stosowne przepisy do regulaminu pracy.

Zgodnie z nowymi przepisami, jeśli nie zostanie zawarte porozumienie i jeśli nie zostanie wydany regulamin, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo bezpośrednio w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Od razu nasuwa mi się pytanie, czy jeśli w zakładzie pracy nie ma wyłonionego przedstawiciela pracowników, można zrezygnować z jego powoływania, a zasady wykonywania pracy zdalnej mogą zostać określone w poleceniu lub w porozumieniu z pracownikiem?

Wydaje się, że tak. Należy, jednak, pamiętać, że prościej i przejrzyściej jest określić warunki wykonywania pracy zdalnej w jednym dokumencie aniżeli każdorazowo w poleceniu lub porozumieniu.

Jakie kwestie podlegają ustaleniom w regulaminie pracy zdalnej?

Według kodeksu pracy są to m.in.:

– grupa lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną (jeśli pracodawca nie umożliwia wykonywania pracy zdalnej wszystkim pracownikom),

– zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów (pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej w formie ekwiwalentu lub ryczałtu),

– zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną,

– zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,

– zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,

– zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

W tym miejscu muszę odnieść się do kwestii, o której się dyskutuje w Internecie, mianowicie, pokrywania kosztów pracy zdalnej.

Według nowych przepisów, pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zwrot kosztów może przybrać formę ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, które nie są stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

II. Informacja o warunkach zatrudnienia a praca zdalna

Z nowych przepisów wynika, że w przypadku nawiązania stosunku pracy i postanowienia o świadczeniu pracy zdalnej, pracodawca powinien w informacji o warunkach zatrudnienia zawrzeć następującej informacje:

– jakiej jednostce organizacyjnej podlega pracownik wykonujący pracę zdalną,

– jaka osoba lub organ są odpowiedzialni za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnieni do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Taką informację pracodawca przekazuje pracownikowi, niezmiennie, w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.

Jeśli praca zdalna zostaje wprowadzona w trakcie trwania stosunku pracy lub pracodawca wydaje polecenie wykonywania pracy zdalnej, pracodawca przekazuje ww. informacje pracownikowi w osobnym dokumencie najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.

III. Oświadczenie pracownika dotyczące warunków lokalowych i technicznych

Pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej, o ile pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Warto, więc, przygotować wzór, i polecenia, i takiego oświadczenia na przyszłość.

IV. Ocena ryzyka zawodowego

Ustawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek przygotowania/zmodyfikowania już istniejących ocen ryzyka zawodowego pod kątem pracy zdalnej.

Pracodawca musi zidentyfikować zagrożenia dla zdrowia i życia pracowników, uwzględniając m.in. czynniki mechaniczne, fizyczne, chemiczne, biologiczne, występujące lub mogące wystąpić w związku z wykonywaniem pracy.

Na tej podstawie pracodawca przygotowuje informację o ryzyku zawodowym oraz zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, z którą ma obowiązek zapoznać pracowników.

V. Oświadczenie pracownika dotyczące bezpiecznych i higienicznych warunków pracy

Praca zdalna musi się odbywać w bezpiecznych i higienicznych warunkach.

Jak wskazuje się w uzasadnieniu do projektu ustawy:

W przypadku pracy zdalnej obowiązki nałożone na pracodawcę przez art. 207 k.p. muszą być przez niego, co do zasady, realizowane, ale z uwzględnieniem specyfiki pracy zdalnej, tzn. że niektóre obowiązki (np. utrzymanie miejsca pracy zdalnej w czystości) realizuje pracownik.

Z tego powodu ustawodawca zdecydował, że pracodawca umożliwi wykonywanie pracy zdalnej, jeśli przed jej rozpoczęciem pracownik złoży oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej, w ustalonym z pracodawcą miejscu, są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

VI. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z procedurami ochrony danych osobowych

Pracodawca ma obowiązek ustalić procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadzić – w miarę potrzeby – instruktaż i szkolenie.

Według mnie, takie procedury mogą stanowić element, przykładowo, regulaminu pracy zdalnej.

Z kolei, pracownik jest zobowiązany złożyć oświadczenie, że zapoznał się z ww. procedurami.

VII. Praca zdalna dokumenty – Podsumowanie

Powyżej wymieniłam i krótko opisałam dokumenty, jakie należy przygotować w związku z wejściem w życie przepisów o pracy zdalnej.

Oczywiście, nie warto zapomnieć o wzorze wniosku pracownika o okazjonalną pracę zdalną, o której pisałam we wpisie podlikowanym na wstępie.

Ogólnie jest co robić jeśli chcesz dobrze przygotować się do zmian w prawie pracy i wdrożyć dobrze pracę zdalną we własnej firmie.

Zapraszam też serdecznie do konkretnego darmowego szkolenia na temat pracy zdalnej, które miałam okazje poprowadzić wraz z mecenasem Wojciechem Wawrzakiem:

VIII. Praca zdalna – wzory dokumentów potrzebnych do wdrożenia pracy zdalnej

 Jeśli zaś poszukujesz dobrze przygotowanych wzorów dokumentów wdrażających pracę zdalną, znajdziesz je tutaj:

Pakiet Pracy Zdalnej

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”shadow-down-left” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Ioana Tabarcea on Unsplash