Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy

Na blogu pojawił się już jeden wpis na temat nowych przepisów kodeksu pracy dotyczący badania trzeźwości pracowników.

Dzisiaj chciałabym podzielić się z Wami kilkoma informacjami dotyczącymi pracy zdalnej.

Na tapet wezmę rodzaje pracy zdalnej, jakie ustawodawca zamierza wprowadzić.

I. Praca zdalna – nowelizacja kodeksu pracy 2023 -> podstawowe wiadomości

Ważną informacją z punktu widzenia, i pracowników, i pracodawców, jest termin wejścia w życie nowych przepisów.

Zgodnie z ustawą, przepisy dotyczące pracy zdalnej mają wejść w życie po upływie 2 miesięcy od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw. Ustawodawca daje, więc, pewien czas na wdrożenie zmian w zakładach pracy.Dobrze jednak przygotować się z wyprzedzeniem.

Inną istotną informacją jest to, że praca zdalna zastąpi telepracę uregulowaną w dziale drugim rozdziale IIb kodeksu pracy. Ten rozdział zostanie wykreślony. Praca zdalna będzie uregulowana w nowym rozdziale – IIc – w dziale drugim kodeksu pracy.

Wymusza to, zatem, konieczność zadecydowania, czy telepracownicy będą w dalszym ciągu wykonywali pracę w formie pracy zdalnej czy będą pracować stacjonarnie (w siedzibie zakładu pracy).

Na ten temat przygotuję oddzielny wpis.

II. Praca zdalna – jaka jest definicja pracy zdalnej?

Zawiera ją nowy art. 67¹⁸ k.p.:

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Praca zdalną będzie, więc, charakteryzować się tym, że:

– praca będzie mogła być wykonywana całkowicie (przez pełny wymiar czasu pracy) lub częściowo (przez część wymiaru czasu pracy) w miejscu innym niż zakład pracy, a jednym z tych miejsce może być adres zamieszkania pracownika,

– praca nie musi być regularnie wykonywana w sposób zdalny,

– miejsce wykonywania pracy zdalnej może się zmieniać, przy czym musi ono zostać wskazane przez pracownika, a następnie zaakceptowane przez pracodawcę,

– praca nie musi być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, przykładowo, poczty elektronicznej, komunikatorów internetowych.

III. Praca zdalna – jakie rodzaje pracy zdalnej można wyróżnić?

1. Praca zdalna uzgodniona w umowie o pracę

To jest pierwszy, najbardziej podstawowy rodzaj pracy zdalnej. Praca zdalna będzie mogła być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.

Stanowi o tym nowy art. 67¹⁹ § 1 k.p.:

1. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

1)     przy zawieraniu umowy o pracę albo

2)     w trakcie zatrudnienia.

2. W przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 2, uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Przepisu art. 29 § 4 nie stosuje się.

Jeśli praca zdalna będzie wprowadzana do już trwającego stosunku pracy, do zmiany umowy o pracę w tym zakresie może dojść z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony – uwaga – w formie papierowej lub elektronicznej.

Praca zdalna wprowadzona w tym trybie będzie kształtowała/zmieniała stosunek pracy na dłuższy okres – do kolejnej zmiany treści stosunku pracy.

W umowie o pracę należy wówczas określić:

– fakt wykonywania pracy zdalnej,

– wymiar czasu pracy, w jakim praca ma być wykonywana w sposób zdalny poprzez, przykładowo, wskazanie wymiaru czasu pracy (przez cały czy ¼ umówionego wymiaru czasu pracy), określenie godzinowe (przez 16 godzin na tydzień) czy dzienne (2 dni w tygodniu),

– miejsce świadczenia pracy zdalnej.

W mojej ocenie, warto określić, jakimi narzędziami do kontaktowania się będą posługiwać się pracownik i pracodawca, a także jak będzie potwierdzane rozpoczęcie i zakończenie wykonywania pracy.

Według mnie, dopuszczalne będzie określenie, jak pracownik i pracodawca będą uzgadniali terminy świadczenia pracy zdalnej, jeśli pracownik nie będzie pracował zdalnie przez cały umówiony wymiar czasu pracy.

2. Polecenie wykonywania pracy zdalnej

Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej w dwóch sytuacjach:

– w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu (stan zagrożenia epidemicznego nadal obowiązuje) lub

– w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (siłą wyższą jest, przykładowo, powódź, huragan lub śnieżyca).

Bezpośrednio przed wydaniem polecenia, jednak, pracodawca powinien uzyskać od pracownika oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie (oświadczenie może mieć formę pisemną lub elektroniczną).

Pracodawca, zatem, musi zasygnalizować pracownikowi, że chce polecić mu wykonywanie pracy zdalnej, żeby ten przygotował wspomniane oświadczenie.

Jak podsumowano w uzasadnieniu do projektu ustawy:

Jeśli pracownik nie złoży oświadczenia o posiadaniu ww. warunków, pracodawca nie będzie miał podstaw prawnych do wydania tego polecenia.

Praca zdalna w tym trybie może zostać powierzona tylko na określony czas.

3. Praca zdalna okazjonalna

O pracy zdalnej okazjonalnej stanowi nowy art. 67³³ k.p.:

1. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

2. Do pracy zdalnej, o której mowa w § 1, nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹–67²⁴ oraz art. 67³¹ § 3.

3. Kontrola wykonywania pracy zdalnej, o której mowa w § 1, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, odbywa się na zasadach ustalonych z pracownikiem.

Pracownik może skorzystać również z tzw. pracy zdalnej okazjonalnej.

Chodzi o to, że pracownik może wykonywać pracę zdalną przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym na swój wniosek (złożony w formie papierowej lub elektronicznej). Taka praca zdalna nie będzie podlegała wymogom formalnym charakterystycznym dla standardowej pracy zdalnej.

Przykładowo, nie wiąże się ona z wydawaniem polecenia przez pracodawcę czy zmianą treści umowy o pracę. Ponadto, odpada pracodawcy obowiązek wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu na pokrycie kosztów pracy zdalnej, które to świadczenia pracodawca musi wypłacać w pozostałych przypadkach.

Tak opisano pracę zdalną okazjonalną w uzasadnieniu do projektu ustawy:

Przyjęta konstrukcja przepisu wskazuje zatem, iż taka praca zdalna znajdzie zastosowanie w okolicznościach incydentalnych i szczególnych, uzasadnionych wyłącznie interesem (potrzebą) pracownika. Przykładem wykorzystania instytucji okazjonalnej pracy zdalnej może być konieczność opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny czy też potrzeba wyjazdu do innej miejscowości (poza stałe miejscem wykonywania pracy) w celu załatwienia spraw osobistych – które będą jednoczesne umożliwiać pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej. Należy też podkreślić, iż projektowany przepis nie wyklucza możliwości złożenia wniosku dotyczącego okazjonalnej pracy zdalnej przez pracownika, który wykonuje już pracę zdalną częściowo (na ogólnych zasadach).

IV. Praca zdalna nowelizacja kodeksu pracy – dokumenty konieczne do wdrożenia pracy zdalnej i praktyczne szkolenie.

Mam nadzieję, że tym wpisem przybliżyłam Wam tematykę pracy zdalnej. Jak zwykle, każde nowe przepisy wiążą się z koniecznością zweryfikowania umów o pracę i aktów wewnątrzzakładowych oraz dostosowania ich do nowych regulacji.

Zapoznaj się też z artykułem, który opisuje konieczne do przygotowania dokumenty, potrzebne do wdrożenia pracy zdalnej w Twojej firmie. Znajdziesz go tutaj.Praca zdalna – jakie dokumenty należy przygotować?

Pakiet dokumentów koniecznych do wdrożenia pracy zdalnej mojego autorstwa możesz zaś zakupić tutaj:

Pakiet Pracy Zdalnej

Zapraszam też do obejrzenia szkolenia na temat pracy zdalnej, jakie miałam okazje przeprowadzić razem z Mecenasem Wojciechem Wawrzakiem:

Jeśli masz jakiekolwiek pytania związane z wdrożeniem pracy zdalnej w swoim zakładzie pracy, skontaktuj się z nami.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”shadow-down-left” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Hannah Wei on Unsplash