Jak zatrudnić cudzoziemca na umowę zlecenia, umowę o dzieło?

Zmieniający się rynek, zbliżający się okres letni powoduje coraz większe zainteresowanie tematyką „zatrudnienia” cudzoziemców na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło. Tym bardziej, że niektórzy obcokrajowcy mogą być zatrudniani w Polsce bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę.

Dziś przedstawię kompleksowy poradnik na temat: „Jak dobrze zatrudnić cudzoziemca na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło?”.

Artykuł jest długi ale taki musi być, jeśli mamy dobrze wspólnie poznać wszystkie najistotniejsze sprawy.

Zaczynajmy.

I. Czy możemy powierzyć pracę cudzoziemcowi na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło?

Co do zasady, oczywiście tak, musimy tylko wiedzieć jak kształtują się przepisy prawa i w ramach owych przepisów sprawnie działać.

Przez pojęcie wykonywania pracy przez cudzoziemca należy rozumieć zatrudnienie go, wykonywanie innej pracy zarobkowej lub pełnienie funkcji w zarządach osób prawnych, które uzyskały wpis do rejestru przedsiębiorców na podstawie przepisów o Krajowym Rejestrze Sądowym lub są spółkami kapitałowymi w organizacji.

Z kolei pod pojęciem innej pracy zarobkowej kryje się wykonywanie czynności lub świadczenie usług na podstawie umów cywilnoprawnych np. umowy agencyjnej, zlecenia, o dzieło.

Umowy cywilnoprawne są inną niż umowy o pracę formą powierzenia pracy. Są one regulowane przez przepisy kodeksu cywilnego.

Wykonywanie pracy w Polsce przez cudzoziemca spoza Unii Europejskiej generalnie wymaga uzyskania zezwolenia na pracę. Od tego wymogu istnieją jednak wyjątki.

Zezwolenie na pracę nie jest konieczne w przypadku zatrudniania w Polsce m.in. obywateli Republiki Białorusi, Ukrainy, Rosji – pod warunkiem spełnienia określonych przesłanek.

O wszystkich dowiesz się z artykułów:

Jak zatrudnić Ukraińca – procedura krok po kroku. Jak zatrudnić Ukraińca – po zniesieniu ruchu wizowego? Procedura krok po kroku

Co bardzo ważne, zwolnienie z wymogu uzyskania zezwolenia nie zależy od formy prawnej zatrudnienia cudzoziemca, tj. czy ma on świadczyć pracę w Polsce na podstawie umowy o pracę, czy też umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło).

Brak wymogu posiadania zezwolenia na pracę nie uchyla obowiązku uzyskania przez cudzoziemca ważnego tytułu pobytowego uprawniającego go do wykonywania pracy w Polsce (szczegóły również w powyżej wspominanym artykule oraz w artykule Jak zatrudnić Ukraińca – po zniesieniu ruchu wizowego? Procedura krok po kroku).

Umowy cywilnoprawne najczęściej stosuje się w momencie, w którym pracodawca nie planuje zatrudniać pracownika na podstawie umowy o pracę, ale zależy mu na wykonaniu określonych czynności bądź realizacji jasno określonych zadań.

Możemy wyróżnić podstawowe cechy świadczenia pracy na podstawie umów cywilnoprawnych, odróżniające je od pracy wykonywanej na podstawie umowy o pracę:

• większa swoboda podejmowania działań przez świadczącego pracę, a odmowa wykonania poleceń nie stanowi naruszenia obowiązków wynikających z umowy;
• brak konieczności osobistego wykonywania czynności;
• swoboda w zakresie określenia miejsca i czasu wykonywania powierzonych działań;
• brak konieczności opłacania wszystkich składek ubezpieczenia społecznego i udzielania urlopu pracownikowi.

Uwaga: aby pracować na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło, cudzoziemiec musi także spełnić wymagania opisane w poprzedniej części artykułu np. uzyskać zezwolenie na pracę, skorzystać z procedury uproszczonej itp.

Tym samym chcąc zatrudnić cudzoziemca na umowę inną niż umowa o pracę postępuj zgodnie ze wskazówkami wskazanymi powyżej – pamiętaj jednak by uwzględnić okoliczność kraju pochodzenia cudzoziemca.

Najpopularniejszymi umowami cywilnoprawnymi są:

• umowy zlecenia;
• umowy o dzieło.

II. Zatrudnienie cudzoziemca na podstawie umowy zlecenia

Umowa zlecenia polega na zleceniu przez zleceniodawcę wykonania określonej czynności w określonym terminie i wypłaceniu zleceniobiorcy ustalonego wynagrodzenia. W jej ramach zleceniobiorca zobowiązuje się do dokonania określonych czynności na rzecz zleceniodawcy.

Umowa zlecenia jest zatem umową starannego działania. Strony umowy zapisują w umowie rodzaj czynności, ich zakres, ramy organizacyjne oraz wynagrodzenie – kwota zawarta w umowie to kwota brutto.

Zasady rozliczania umowy zależą od tego, czy zleceniobiorca posiada inne dochody z tytułu umowy o pracę, czy też jest to jego jedyne źródło dochodu.

Jeśli umowa zlecenie stanowi jedyne źródło dochodu z pracy, to obowiązkowe jest opłacanie wszystkich składek ubezpieczenia społecznego (co oznacza również, że przez okres obowiązywania umowy zleceniobiorca jest objęty ubezpieczeniem zdrowotnym) oraz zaliczek na podatek.

Jeżeli zaś umowa zlecenia stanowi jedynie dodatkowe źródło dochodu, a wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę stanowi przynajmniej minimalne wynagrodzenie i składki na ubezpieczenie społeczne są potrącane przez innego pracodawcę, to składki z tytułu takiej umowy zlecenie są dobrowolne, a wynagrodzenie podlega tylko opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Zleceniodawca nie ma obowiązku udzielenia urlopu, wypłaty odprawy ani odpłatności za czas choroby, ani też żadnych innych, dodatkowych świadczeń. Zleceniobiorca może zawrzeć wiele umów zlecenia z jednym pracodawcą.

III. Zatrudnienie cudzoziemca na podstawie umowy o dzieło

Umowa o dzieło jest umową o wykonanie „dzieła”, czyli jasno określonego zadania, w wyniku realizacji którego powstaje określony produkt. A zatem umowa o dzieło jest umową rezultatu.

Dzieło (produkt) musi być wyraźnie określone i mieć charakter przynajmniej częściowo materialny. Za wykonane dzieło osoba je wykonująca musi otrzymać finansowe wynagrodzenie – w umowie podawane jest wynagrodzenie brutto.

Uwaga: należy jednak pamiętać, że w wypadku tej umowy nie ma wynagrodzenia minimalnego.

Umowa zazwyczaj określa termin realizacji dzieła. Wykonawca dzieła odpowiada za efekt swojej pracy.

Więcej na temat umów o dzieło przeczytasz w artykułach:

Umowa o dzieło – jak ją obronić przed ZUS? | Odwołanie od decyzji ZUS

Nie pozwól aby ZUS podważył Twoją umowę o dzieło

Osoba wykonująca pracę wyłącznie na podstawie umowy o dzieło nie podlega ubezpieczeniom społecznym. Wyjątkiem jest sytuacja kiedy taka umowa o dzieło została zawarta z pracodawcą, z którym pracownika łączy równolegle umowa o pracę, lub jest wykonywana na rzecz takiego pracodawcy.

Pamiętaj, że rodzaj umowy powinien być dostosowany do charakteru wykonywanej przez cudzoziemca pracy. Zawieranie umowy zlecenia lub umowy o dzieło nie powinno być sposobem na obejście przepisów dotyczących stosunku pracy (umowy o pracę) czy podyktowane chęcią zmniejszenia kosztów zatrudnienia pracownika.

Zawieranie umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, dzieło) w warunkach, w których powinna zostać zawarta umowa o pracę (określone godziny i miejsce pracy, podporządkowanie pracodawcy) uznawane jest za naruszenie przepisów prawa pracy i sankcjonowane grzywną.

IV. Podleganie pod ubezpieczenia cudzoziemca wykonującego pracę na podstawie umowy zlecenia

O kwestii obowiązku ubezpieczeń społecznych decyduje miejsce wykonywania pracy, a także rodzaj zawartej umowy.

O opodatkowaniu decyduje natomiast miejsce zamieszkania osoby fizycznej, miejsce wykonywania pracy i źródło pozyskiwania dochodów.

Obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, zgodnie z ustawą o ubezpieczeniach społecznych, podlegają osoby fizyczne, które na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:

• są pracownikami,
• wykonują pracę na podstawie umowy agencyjnej/umowy zlecenie,
• lub wykonują pracę na podstawie innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się zgodnie z kodeksem cywilnym przepisy dotyczące zleceń.

Pod krajowe – polskie ubezpieczenia społeczne podlegają wszystkie osoby, które wykonują pracę na rzecz polskiego pracodawcy na terenie Polski. Nie ma w tym wypadku znaczenia ich obywatelstwo czy adres zamieszkania.

Cudzoziemca należy zgłosić do ZUS, jeśli stwierdzi się, że podlega on obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (z w/w tytułów).

Jeśli cudzoziemiec będzie podlegać do wszystkich ubezpieczeń, wówczas zgłoszenie powinno być dokonane na druku ZUS ZUA, natomiast w przypadku podlegania wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, wówczas zgłoszenie winno być dokonane na druku ZUS ZZA – w terminie do 7 dni kalendarzowych od chwili rozpoczęcia umowy.

Zgodnie z generalną regułą, osoba wykonująca pracę na podstawie polskiej umowy o pracę podlega ubezpieczeniom społecznym w Polsce. Dlatego też, co do zasady, cudzoziemiec, który podpisuje umowę z polską spółką powinien zostać zarejestrowany w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych tak jak inni pracownicy w danym podmiocie.

Kiedy obcokrajowiec nie będzie podlegał pod polski ZUS?

Ta generalna zasada może jednak nie mieć zastosowania w przypadku osób, które są objęte międzynarodowymi przepisami w zakresie koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych, czyli albo przepisami Unii Europejskiej (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego) lub też przepisami umów o zabezpieczeniu społecznym zawartymi przez Polskę z krajami trzecimi.

I. Przepisy Unii Europejskiej– w zgodzie z generalną regułą obowiązującą w UE, osoba wykonująca pracę najemną podlega systemowi ubezpieczeń społecznych państwa, w którym wykonuje swoją pracę.

Jest to tak zwana zasada miejsca wykonywania pracy.

Od tej generalnej reguły są jednak wyjątki, które również mogą mieć zastosowanie do cudzoziemców zatrudnionych na podstawie polskiej umowy o pracę.

Pierwszy wyjątek – przepisy dotyczące osób wykonujących pracę w dwóch lub więcej krajach.

W tym przypadku państwo, w którym będą oni podlegać ubezpieczeniom społecznym, może zostać ustalone na podstawie miejsca zamieszkania pracownika lub też miejsca siedziby pracodawcy.

Kolejny – to porozumienie, które mogą zawrzeć dwa lub kilka państw, w którym to zostaną przewidziane odstępstwa od obowiązujących regulacji, ze względu na nietypową sytuację danego pracownika oraz dla jego korzyści.

Pamiętaj jednak, że przed zaprzestaniem pobierania składek na ubezpieczenia wynikających z polskich przepisów, powinieneś uzyskać stosowne zaświadczenie (A1) wydawane przez zagraniczną instytucję ubezpieczeniową, a potwierdzające stosowanie ustawodawstwa danego kraju.

Zweryfikuj także, czy w związku z podleganiem przez cudzoziemca zagranicznym regulacjom w zakresie ubezpieczeń społecznych nie ciążą na Tobie w tym kraju obowiązki płatnika składek.

II. Przepisy umów o zabezpieczeniu społecznym zawartych z krajami spoza UE Obecnie Polska ma zawarte i obowiązujące umowy o zabezpieczeniu społecznym z następującymi krajami: Stany Zjednoczone, Kanada, Ukraina, Macedonia, Korea Południowa, Australia, Czarnogóra, Serbia oraz Bośnia i Hercegowina.

W umowach tych możemy wskazać dwie różne generalne reguły, na podstawie, których należy ustalić, w którym państwie osoba powinna podlegać ubezpieczeniom:

• w miejscu wykonywania pracy: zastosowanie znajdzie w umowie z obywatelem Ukrainy, Australii, Kanady, Macedonii, Czarnogóry, Serbii oraz Bośni i Hercegowiny,
• w miejscu, w którym dana osoba jest zatrudniona: zastosowanie znajdzie w umowie z obywatelem Stanów Zjednoczonych oraz Korei Południowej (dodatkowo umowa z Koreą wskazuje, że decydujące może być w tym wypadku również miejsce zamieszkania osoby).

Każda z tych umów przewiduje wyjątki od generalnej reguły, które mogą pozwolić cudzoziemcowi pochodzącemu z któregoś z powyższych państw na nieodprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne w Polsce.

Zatrudnienie obcokrajowca wiąże się z obowiązkiem po stronie pracodawcy odprowadzania składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń pracowniczych, na takich samych zasadach, jakie dotyczą pracowników z Polski. Za cudzoziemca zatrudnionego na terytorium Polski powinno się także rozliczać składki w imiennych raportach miesięcznych takich jak ZUS RCA, ZUS RSA i ZUS RZA, a także w deklaracji rozliczeniowej DRA.

V. Opodatkowanie wynagrodzeń z umowy zlecenia wypłacanych cudzoziemcom

Co w takim razie z podatkiem?

O opodatkowaniu decyduje natomiast miejsce zamieszkania osoby fizycznej, miejsce wykonywania pracy i źródło pozyskiwania dochodów.

Podatek można rozliczyć na zasadach ogólnych, z zastosowaniem podatku zryczałtowanego, albo też stosując umowę o unikaniu podwójnego podatku.

To, w jaki sposób rozliczać podatki wynikające z umowy z cudzoziemcem, jest uzależnione od rezydencji podatkowej cudzoziemca – brzmi skomplikowanie prawda?

Zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie (niezapłacenie) podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania podatnika uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji.

Oznacza to, że jeżeli płatnik nie posiada certyfikatu rezydencji podatkowej, pracodawca zobowiązany jest pobrać podatek w wysokości 20% od przychodu.

Warto jest posiadać certyfikat rezydencji podatkowej cudzoziemca, bowiem w rozliczeniach z cudzoziemcami często pojawia się problem rezydencji podatkowej, a taki certyfikat pozwala na zastosowanie właściwych umów o unikaniu podwójnego podatku.

Czym jest certyfikat rezydencji?

Jest to zaświadczenie o miejscu zamieszkania (siedziby) podatnika dla celów podatkowych, które jest wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika.

Taki certyfikat potwierdza, w którym państwie dana osoba powinna opłacać podatek.

Cudzoziemcowi przysługuje prawo do statusu rezydenta polskiego, jeśli spełnia któryś z tych warunków:

• posiada na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych,
• przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Jeśli cudzoziemiec jest podatnikiem polskiej rezydencji podatkowej, ciąży na nim nieograniczony obowiązek podatkowy (czyli podlega on obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów bez względu na miejsce położenia źródła przychodów).

Jeśli natomiast podatnik ma w Polsce status nierezydenta, obciąża go ograniczony obowiązek podatkowy (czyli powinien odprowadzać podatek jedynie od tych dochodów, które osiąga na terytorium Polski).

Pamiętaj jeżeli zatrudniasz cudzoziemca na umowę o pracę i jest on polskim rezydentem na koniec roku powinien otrzymać od polskiego pracodawcy Pit-11. Jako miejsce zamieszkania cudzoziemca należy w nim wskazać adres na terytorium Polski, i przekazać deklarację naczelnikowi urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania pracownika w Polsce. Jeśli natomiast chodzi o nierezydentów polskich, deklarację Pit-11 należy przekazać do urzędu skarbowego właściwego dla nierezydentów, a wcześniej jako miejsce zamieszkania wskazać na deklaracji adres zagraniczny.

Co z opodatkowaniem w przypadku innych form zatrudnienia (na podstawie umów cywilnoprawnych)?

Jeśli cudzoziemiec jest polskim rezydentem, to obowiązują go takie same zasady opodatkowania, jakie obowiązują polskich obywateli.

Pracownik i urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania pracownika w Polsce otrzymują pod koniec roku Pit-11, w którym jako miejsce zamieszkania podatnika jest wskazany adres na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej.

Jeśli cudzoziemiec jest polskim nierezydentem, ale przedstawi certyfikat rezydencji z kraju, w którym Polska ma podpisaną umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, a przy tym jest zatrudniony na umowę zlecenie, wówczas należy pobrać podatek wskazany w takiej umowie.

Jeśli natomiast cudzoziemiec przedstawił certyfikat rezydencji z kraju, z którym Polska nie podpisała umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, i jest przy tym zatrudniony na umowę zlecenie, wówczas podatek od przychodów uzyskanych na terytorium RP pobierany jest w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu.

Co istotne po zakończeniu roku zleceniodawca musi wystawić dla pracownika zagranicznego IFT-1R, a następnie przekazać ją do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla nierezydentów. Jeśli zleceniobiorca chce opuścić Polskę, zleceniodawca jest zobowiązany wystawić mu, na wniosek pisemny, IFT-1 w terminie do 14 dni.

VI. Podsumowując: zatrudnienie cudzoziemca na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło – krok po kroku:

1. Ustal jakiej narodowości jest osoba, z którą chcesz zawrzeć umowę.

2. Zdecyduj jakiego rodzaju umowę chcesz zawrzeć z cudzoziemcem.

3. Przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi sprawdź, czy posiada on ważny dokument uprawniający do pobytu w Polsce (warto zrobić kopię dokumentu i przechowywać go w aktach pracownika).
   Pamiętaj nie warto ryzykować – pracodawcy powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi przebywającemu w Polsce bez ważnych dokumentów pobytowych grożą istotne sankcje.

4. Upewnij się także, czy tytuł pobytowy cudzoziemca uprawnia go do podejmowania pracy na terytorium Polski.

5. Podpisz umowę, na podstawie której odbywać się będzie zatrudnienie lub współpraca. Umowa powinna mieć formę pisemną.

6. Istotny jest rodzaj umowy – powinien on być dostosowany do charakteru wykonywanej przez cudzoziemca pracy.
   Zawieranie umowy zlecenia lub umowy o dzieło nie powinno być sposobem na obejście przepisów dotyczących stosunku pracy (umowy o pracę) czy podyktowane chęcią zmniejszenia kosztów zatrudnienia pracownika. Zawieranie umów cywilnoprawnych (np. zlecenie, dzieło) w warunkach, w których powinna zostać zawarta umowa o pracę (określone godziny i miejsce pracy, podporządkowanie pracodawcy) uznawane jest za naruszenie przepisów prawa pracy i sankcjonowane grzywną.

7. Zatrudniając cudzoziemca na umowę o pracę lub umowę zlecenie masz 7 dni od rozpoczęcia wykonywania przez niego pracy na zgłoszenie go do ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego.
   Tym samym po stronie pracodawcy powstaje obowiązek comiesięcznego odprowadzania składek. Musisz także obliczać, pobierać i wypłacać zaliczki na podatek dochodowy.

8. Postępuj zgodnie ze wskazówkami dotyczącymi obywatelstwa cudzoziemca – w zależności od tego z jakiego państwa on pochodzi różny będzie model postępowania i inne obowiązki pracodawcy.

Uważaj: Brak pisemnej umowy oraz powierzenie pracy cudzoziemcowi, który nie posiada ważnego dokumentu pobytowego, lub którego tytuł pobytowy nie uprawnia do wykonywania pracy na terytorium Polski stanowią przesłanki do uznania pracy cudzoziemca za nielegalną! Pracodawcy nielegalnie zatrudniającemu cudzoziemca grozi grzywna.

9. Zapewnij szkolenie BHP zleceniobiorcom.

W myśl przepisów Kodeksu pracy na osobach fizycznych wykonujących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, ciążą obowiązki, zapewnienia podstawowych wymogów bhp  przewidzianych dla pracowników.

Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected]