Czy można weryfikować kandydata do pracy u jego dotychczasowego zatrudniającego?

W praktyce najuczciwsza odpowiedź brzmi – nie powinno się robić tego po cichu i za plecami kandydata. W rekrutacji punktem wyjścia jest to, że dane o kandydacie pracodawca pozyskuje, co do zasady, od samej osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a nie z nieformalnych telefonów do jej obecnego albo poprzedniego pracodawcy. Kodeks pracy wyraźnie opisuje katalog danych, których można żądać od kandydata, oraz wskazuje, że udostępnienie danych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. UODO traktuje z kolei kontakt z byłym pracodawcą, potwierdzanie referencji i szerzej background screening jako obszar wymagający szczególnej ostrożności oraz przejrzystości wobec kandydata. Z zestawienia tych zasad wynika praktyczny wniosek – najbezpieczniej opierać się na informacjach przekazanych przez kandydata, a kontakt z jego dotychczasowym zatrudniającym podejmować tylko w modelu transparentnym i ograniczonym do tego, co naprawdę potrzebne.

Z tego artykułu dowiesz się:

• czy pracodawca może zadzwonić do poprzedniego pracodawcy kandydata
• czy wolno kontaktować się z obecnym pracodawcą
• co wynika z Kodeksu pracy i RODO
• jakie błędy rekrutacyjne są tu najczęstsze

Najkrótsza odpowiedź – kiedy tak, a kiedy nie?

Kodeks pracy zakłada, że pracodawca żąda od kandydata określonych danych osobowych, a ich udostępnienie następuje w formie oświadczenia tej osoby. UODO w poradniku rekrutacyjnym wskazuje jednocześnie, że w procesie rekrutacji trzeba działać transparentnie wobec kandydata i poprawnie realizować obowiązek informacyjny. To prowadzi do wniosku, że samodzielne zdobywanie opinii o kandydacie od jego dotychczasowego zatrudniającego bez uprzedzenia kandydata jest bardzo ryzykowne prawnie i organizacyjnie.

Co dokładnie może żądać pracodawca od kandydata?

To jest najważniejszy punkt wyjścia. Kodeks pracy stanowi, że pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania takich danych jak:

• imię i nazwisko
• data urodzenia
• dane kontaktowe wskazane przez kandydata
• wykształcenie
• kwalifikacje zawodowe
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia

Ale dwa elementy są tu szczególnie ważne. Po pierwsze, dane o wykształceniu, kwalifikacjach i przebiegu zatrudnienia można żądać tylko wtedy, gdy są niezbędne do pracy określonego rodzaju albo na określonym stanowisku. Po drugie, przepis wprost wyłącza z przebiegu dotychczasowego zatrudnienia informacje o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy. Do tego Kodeks pracy podkreśla, że udostępnienie danych pracodawcy następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą.

To oznacza w praktyce:

• punktem wyjścia ma być kandydat jako źródło danych
• nie każda informacja o jego zawodowej przeszłości jest dopuszczalna
• pytanie o dotychczasowe zarobki jest szczególnie ryzykowne, bo ustawodawca wyłączył je z zakresu danych, których można żądać od kandydata.

Czy można zadzwonić do poprzedniego pracodawcy?

Tu trzeba zachować ostrożność. UODO w poradniku dla pracodawców wymienia pod hasłem poszukiwanie informacji o kandydacie między innymi:

• potwierdzanie informacji zawartych w referencjach
• kontaktowanie się z byłym pracodawcą
• potwierdzanie kwalifikacji i ukończenia kursu lub szkoły

Jednocześnie ten sam poradnik akcentuje obowiązek przejrzystego informowania kandydata o przetwarzaniu danych oraz fakt, że dane w rekrutacji pochodzą od samego kandydata. Z połączenia tych dwóch elementów wynika, że kontakt z poprzednim pracodawcą nie powinien być nieformalnym sprawdzaniem kandydata za jego plecami. Jeżeli pracodawca chce wejść w ten obszar, najbezpieczniej zrobić to w sposób jawny, przewidywalny i możliwie ograniczony.

W praktyce najbezpieczniejszy model wygląda tak:

• kandydat sam przekazuje referencje
• pracodawca uprzedza w procesie rekrutacji, że może weryfikować referencje
• kontakt odbywa się do osoby wskazanej przez kandydata
• zakres pytań ogranicza się do informacji rzeczywiście potrzebnych dla danego stanowiska

Im mniej transparentny jest taki kontakt, tym większe ryzyko.

Czy można kontaktować się z obecnym pracodawcą kandydata?

To jeszcze bardziej wrażliwa sytuacja niż rozmowa z byłym pracodawcą. Sam kontakt z obecnym pracodawcą może ujawnić, że kandydat szuka nowej pracy, a to już samo w sobie może mieć dla niego realne konsekwencje zawodowe. 

Niezależnie od powyższego, tak jak wskazałam wyżej, proces rekrutacji, w tym jego poszczególne etapy, powinny być transparentne.

Co jest bezpieczniejsze – referencje czy nieformalny telefon?

Z perspektywy zgodności i porządku procesu zdecydowanie bezpieczniejsze są referencje przekazane przez samego kandydata albo weryfikacja oparta na informacjach, co do których kandydat został uprzedzony. UODO wprost wskazuje na potwierdzanie informacji zawartych w referencjach jako element procesu rekrutacji, a jednocześnie stale wraca do zasady przejrzystości i obowiązku informacyjnego. To wzmacnia model, w którym kandydat wie, że pracodawca będzie sprawdzał określone informacje, zamiast być zaskakiwany nieformalnym obiegiem opinii.

W praktyce lepiej wygląda więc taka kolejność:

1. kandydat przedstawia CV
2. kandydat dobrowolnie przekazuje referencje albo wskazuje osoby referencyjne
3. pracodawca uprzedza, że może potwierdzić te informacje
4. weryfikacja dotyczy tylko tego, co rzeczywiście jest potrzebne do oceny przydatności na dane stanowisko

Zdecydowanie słabiej wygląda model, w którym osoba odpowiadająca za nabór, w ramach swoich prywatnych znajomości, rozpytuje o kandydata do pracy, czy weryfikuje informacje o kandydacie bez jego wiedzy.

Najczęstsze błędy pracodawców

W praktyce najczęściej pojawiają się te błędy:

• telefon do poprzedniego pracodawcy bez uprzedzenia kandydata
• kontakt z obecnym pracodawcą, który ujawnia sam fakt udziału w rekrutacji
• pytania o zarobki w poprzednich miejscach pracy
• zbieranie opinii po znajomości zamiast w przejrzystym trybie

Im bardziej nieformalna i zakulisowa jest taka weryfikacja, tym trudniej obronić ją jako zgodną z zasadą przejrzystości i minimalizacji.

Podsumowanie

Czy można weryfikować kandydata do pracy u jego dotychczasowego lub obecnego zatrudniającego? Tak, ale nie powinno się robić tego nieformalnie i bez wiedzy kandydata. Kodeks pracy opiera model rekrutacyjny na danych przekazywanych przez samego kandydata, a UODO traktuje kontakt z byłym pracodawcą i potwierdzanie referencji jako obszar wymagający ostrożności oraz przejrzystości. 

FAQ

Czy pracodawca może zadzwonić do poprzedniego pracodawcy kandydata?

Jest to możliwe, jednak wymaga to poinformowania kandydata o takim etapie rekrutacji. 

Czy wystarczą referencje przesłane przez kandydata?

Co do zasady – tak. Niemniej, UODO dopuszcza możliwość potwierdzenia informacji zawartych w referencjach jako element procesu rekrutacyjnego.