Prawo do wynagrodzenia za nadgodziny w przypadku nieprowadzenia/niewłaściwego prowadzenia ewidencji czasu pracy

Już kilkukrotnie na blogu poruszałam kwestię pracy w godzinach nadliczbowych, wynagrodzenia czy możliwości dochodzenia przed sądem należności z tego tytułu.

Dziś odświeżę ten temat, podkreślając doniosłość tego tematu.

Jak zapewne wiecie, pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, na podstawie której łatwo można ustalić, czy wykonywałeś pracę w godzinach nadliczbowych.

Jeśli jednak pracodawca w ogóle nie ewidencjonował Twojego czasu bądź robił to niewłaściwie, jak udowodnić przed sądem pracę w godzinach nadliczbowych?

Kto powinien wykazywać, pracownik czy pracodawca, że praca była świadczona w godzinach nadliczbowych?

O tym w dzisiejszym wpisie.

I. Ewidencja czasu pracy – dlaczego może być istotna?

Pracodawca ma obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy. Służy ona do prawidłowego ustalenia wysokości wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, m.in. prawa do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych lub godzinach nocnych, czy też konieczności oddania dnia wolnego od pracy w innym dniu.

Co należy odnotować w ewidencji?

  • liczbę godzin pracy, którą pracownik faktycznieprzepracował w dobach pracowniczych, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
  • dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Pracodawca powinien w szczególności odnotowywać liczbę przepracowanych godzin, ponieważ:

Art. 80 k.p.: Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią.

Najlepszym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencji czasu pracy na każdy miesiąc oddzielnie, bowiem wówczas najłatwiej jest ustalić liczbę godzin przepracowanych przez pracownika ponad obowiązujący go wymiar czasu pracy i ustalić sposób ich rekompensaty.

Jak widzicie, ewidencja czasu pracy jest podstawowym dokumentem służącym ustaleniu prawa do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Przypomnę, że w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy (nazwijmy ich potocznie „kierownikami”) oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy!

Jednakże należy również pamiętać, iż przykładowo w zadaniowym systemie czasu pracy, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych również może przysługiwać, więcej na ten temat tutaj.

II. Nieprowadzenie/niewłaściwe prowadzenie ewidencji czasu pracy, a Twoje szanse w sporze w zakresie dochodzenia wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Jeśli ewidencja prowadzona jest prawidłowo, czyli pracodawca ewidencjonuje wszystkie godziny pracy pracownika, a nie wypłaca wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, wówczas pracownik może wystąpić na drogę sądową.

W takiej sytuacji obowiązuje ogólna zasada tzw. rozkładu ciężaru dowodu, zgodnie z którą to na powodzie (pracowniku) ciąży obowiązek udowodnienia swoich twierdzeń, czyli tego, że wykonywał pracę ponad obowiązujące go normy.

Pracownik może żądać złożenia do akt sprawy przez pracodawcę karty ewidencji jego czasu pracy. Pracownikowi przysługuje również prawo wglądu do jego ewidencji czasu pracy, w związku z czym może przedstawić w sądzie także kserokopię czy fotokopię tychże ewidencji.

Natomiast, jak zachować się w postępowaniu sądowym, jeśli ewidencja czasu pracy nie jest prowadzona rzetelnie (nie odnotowuje się pracy w godzinach nadliczbowych, w weekendy itp.) albo w ogóle nie jest prowadzona?

Choć pracownik jest powodem, nie pozostaje „bezbronny” mimo braku podstawowego dokumentu, jakim jest ewidencja czasu pracy czy też mimo jego treści nieodzwierciedlającej rzeczywistości.

Jak wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z 2016 r.:

Ewidencjonowanie czasu pracy służy udokumentowaniu przepracowanych godzin i obliczeniu należnego z tego tytułu wynagrodzenia, nie jest natomiast ustawowym warunkiem jego wypłaty.

W związku z tym, ewidencja czasu pracy zawiera dane niezbędne dla ustalenia wysokości dodatkowego wynagrodzenia, jednak pracodawca nie musi dysponować taką ewidencją, aby zrekompensować finansowo pracę w godzinach nadliczbowych.

Ma to wpływ na tzw. rozkład ciężaru dowodu w procesie – przeczytajcie fragment wyroku SN z dnia 2009 r.,:

W postępowaniu odrębnym w sprawach z zakresu prawa pracy z powództwa pracownika o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe obowiązuje ogólna reguła procesu, że powód powinien udowadniać słuszność swych twierdzeń w zakresie zgłoszonego żądania, z tą jedynie modyfikacją, że niewywiązywanie się przez pracodawcę z obowiązku rzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy, powoduje dla niego niekorzystne skutki procesowe wówczas, gdy pracownik udowodni swoje twierdzenia przy pomocy innych środków dowodowych niż dokumentacja dotycząca czasu pracy

oraz fragment wyroku Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia  2013 r.:

W świetle powyższego stanowiska judykatury uznać należało, że skoro pracodawca (pozwany) nie wywiązał się z nałożonego na niego obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy (art. 94 pkt 9a k.p., art. 149 § 1 k.p.), to pracownik (powód) może powoływać wszelkie dowody na wykazanie pracy w godzinach nadliczbowych, w tym posiadające mniejszą moc dowodową niż dokumenty dotyczące czasu pracy.

III. Jak udowodnić pracę w godzinach nadliczbowych jeśli pracodawca nie prowadził lub prowadził ale nierzetelnie ewidencje czasu pracy?

Wytaczając powództwo, pracownik może powoływać wszelkie dowody świadczące o tym, że wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych, włącznie z tzw. dowodami osobowymi (to są dokumenty posiadające mniejszą moc dowodową niż te dotyczące czasu pracy):

  • samodzielny spis godzin pracy,
  • e-mailową korespondencję z zaznaczoną godziną jej wysłania czy odebrania,
  • bilingi ze służbowych rozmów telefonicznych czy wydruki wiadomości SMS z zaznaczoną godziną ich wysłania czy odebrania,
  • historię logowania do systemu teleinformatycznego funkcjonującego u pracodawcy,
  • powołanie świadków, których zeznania potwierdzą, że pracownik-powód wykonywał pracę w godzinach nadliczbowych.

Z kolei pracodawca, chcąc się bronić od ewentualnej zapłaty kwoty zasądzonej przez sąd, musi wykazać, że mimo nieprowadzenia ewidencji czasu pracy czy prowadzenia jej w niewłaściwy sposób, pracownik wcale nie pracował w godzinach nadliczbowych.

Uwaga!

Jeśli to pracownik jest powodem, pracodawca może również powoływać dowód z zeznań świadków i z przesłuchania stron (wynika to ze szczegółowych uregulowań zawartych w kodeksie postepowania cywilnego).

Przykładowo, pracodawca, w ramach obrony, może powołać dowód z zeznań świadków – pracowników współpracujących z powodem, aby wykazać, że i świadkowie, i powód, rozpoczynali i kończyli pracę zawsze razem (o tej samej porze).

Sąd Najwyższy w wyroku: Pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a KP nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.

IV. Wyjątek od zasady, iż nierzetelne prowadzenie ewidencji przez pracodawcę pomoże Ci uzyskać wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych

Można również wyobrazić sobie sytuację, w której to pracownik narusza np. zasady potwierdzania przybycia i obecności w pracy (przyjścia i wyjścia z pracy).

Czy wówczas może kwestionować nieprowadzenie przez pracodawcę ewidencji czy jej nierzetelne prowadzenie? Odpowiedź brzmi: Nie!

O jakich zachowaniach pracownika mowa?

– nieskładanie informacji o godzinach rozpoczynania i zakończenia pracy,

– nieskładanie podpisu w księdze wydawania i zwrotu kluczy do pokoju,

– nieskładanie informacji o opuszczaniu miejsca pracy w celach prywatnych i późniejsze „odpracowywanie” przerwy po godzinach obowiązującego pracownika czasu pracy.

W związku z tym, pracownik, który sam również uchybia przepisom porządkowym obowiązującym w zakładzie pracy, nie może zarzucać pracodawcy naruszenia obowiązku ewidencjonowania czasu pracy, tym bardziej, że pracownik samodzielnie przyczynia się do nieprawidłowości w jego karcie ewidencji czasu pracy.

Wówczas, będzie obowiązywała wspomniana na wstępie ogólna reguła rozkładu ciężaru dowodu – pracownik jako powód musi udowodnić, że żądanie zapłaty za pracę w godzinach nadliczbowych jest uzasadnione.

 

V. Podsumowanie – kiedy warto dochodzić wynagrodzenia za prace w godzinach nadliczbowych?

Jeżeli pracodawca faktycznie nie prowadzi ewidencji czasu pracy bądź prowadzi ją nierzetelnie (najprościej ujmując – nie odnotowuje wszystkich przepracowanych przez pracownika godzin), pracownik jako powód w procesie o zasądzenie wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych może wszystkimi dostępnymi dowodami potwierdzić słuszność swojego żądania.

Sądy wychodzą z założenia, że samo nieprowadzenie ewidencji czy jej nierzetelność, nie stanowią wystarczającego dowodu, aby stwierdzić, że pracownik wykonywał pracę przez tyle godzin nadliczbowych, ile wskazuje w pozwie, dlatego pracownik powinien sięgnąć również po inne dowody.

Pamiętaj więc, że brak ewidencji czasu pracy nie wyklucza uzyskania rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych.

icon
Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: katarzyna@klemba.pl

Chcesz szerzej i głębiej poznać prawo pracy?

Jeśli tak, to polecam Kodeks Pracy:

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Zaznaczone pola są obowiązkowe *