Zadaniowy system czasu pracy a nadgodziny – kiedy pracownik może żądać zapłaty?

Zadaniowy system czasu pracy nie oznacza, że nadgodziny znikają. To jeden z najczęstszych mitów. Kodeks pracy pozwala stosować zadaniowy czas pracy tylko wtedy, gdy uzasadnia to rodzaj pracy, jej organizacja albo miejsce wykonywania pracy, a pracodawca – po porozumieniu z pracownikiem – ma ustalić czas potrzebny na wykonanie zadań z uwzględnieniem zwykłych norm czasu pracy, czyli co do zasady 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo. To oznacza, że zadania nie mogą być ustawione ponad te normy już na starcie.

Z tego artykułu dowiesz się:

• kiedy w zadaniowym czasie pracy powstają nadgodziny
• kiedy samo wydłużenie pracy nie daje jeszcze prawa do dodatku
• co powinien wykazać pracownik, a co pracodawca
• jakie znaczenie ma brak ewidencji godzin
• jak rekompensuje się nadgodziny w tym systemie
• jakie błędy najczęściej prowadzą do sporów

Czym jest zadaniowy system czasu pracy?

Zadaniowy czas pracy można stosować tylko w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. Pracodawca ma przy tym ustalić z pracownikiem czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając normy czasu pracy z art. 129 k.p. To nie jest więc system bez limitów, ale system, w którym zamiast sztywnego rozkładu godzin punktem odniesienia stają się zadania możliwe do wykonania w normalnym czasie pracy.

W praktyce zadaniowy system czasu pracy ma sens najczęściej wtedy, gdy:

• trudno sztywno rozpisać godziny pracy
• pracownik ma dużą samodzielność organizacyjną
• liczy się efekt i sposób zorganizowania pracy, a nie stała obecność od konkretnej do konkretnej godziny
• miejsce albo charakter pracy utrudniają klasyczny rozkład czasu pracy.

Czy w zadaniowym czasie pracy nadgodziny w ogóle są możliwe?

Tak. Sąd Najwyższy już dawno wyraźnie wskazał, że samo nazwanie czasu pracy zadaniowym nie wyłącza stosowania przepisów o wynagrodzeniu za pracę w godzinach nadliczbowych. Co więcej, jeżeli okaże się, że wykonanie powierzonych zadań nie było możliwe w ramach norm czasu pracy, pracownik zatrudniony w zadaniowym systemie nie traci roszczenia o wynagrodzenie za nadgodziny. Zlecenie zadań niemożliwych do wykonania w normalnym czasie pracy zostało potraktowane w orzecznictwie jako równoznaczne z poleceniem pracy ponad normy.

Kiedy nadgodziny w zadaniowym czasie pracy naprawdę przysługują?

Nadgodziny przysługują wtedy, gdy zakres zadań został ustalony w taki sposób, że przy normalnej, sumiennej pracy nie dało się ich wykonać w granicach norm z art. 129 k.p. To właśnie wtedy przekroczenie czasu pracy nie wynika z prywatnej decyzji pracownika ani z jego słabszej organizacji, tylko z tego, jak pracodawca ustawił obowiązki. SN podkreśla, że w sporze trzeba badać rozmiar powierzonych zadań i możliwość ich wykonania w ramach norm czasu pracy.

W praktyce prawo do nadgodzin najczęściej pojawia się, gdy:

• zadań jest obiektywnie za dużo na jeden etat
• pracodawca stale dokłada nowe obowiązki bez zmiany wymiaru pracy
• zadania wymagają regularnej pracy wieczorami albo w weekendy
• pracownik wykonuje obowiązki ponad 8 godzin dziennie albo ponad przeciętnie 40 godzin tygodniowo, bo inaczej nie da się zrealizować oczekiwanych rezultatów.

Kiedy sama dłuższa praca nie wystarczy?

To druga strona medalu. Sam fakt, że pracownik poświęcił na zadania więcej czasu, nie oznacza jeszcze automatycznie pracy nadliczbowej. Punkt ciężkości leży na pytaniu, czy zadania były obiektywnie możliwe do wykonania w ramach norm czasu pracy. Jeśli tak, a pracownik po prostu pracował wolniej, gorzej organizował dzień albo wykonywał obowiązki w sposób mniej efektywny, samo wydłużenie pracy nie musi dawać prawa do dodatku. Taki wniosek wynika z konstrukcji art. 140 k.p., który nakazuje ustalać zadania z uwzględnieniem norm czasu pracy, oraz z orzecznictwa, które każe badać realny rozmiar zadań, a nie tylko liczbę godzin deklarowaną przez pracownika.

Najkrócej:

• nie każda dłuższa praca w domu albo po godzinach to od razu nadgodziny
• liczy się obiektywna niemożność wykonania zadań w normalnym czasie
• trzeba odróżnić przeciążenie zadaniami od indywidualnego sposobu pracy.

Co trzeba udowodnić w sporze o nadgodziny?

To bardzo ważne, bo w zadaniowym czasie pracy nie prowadzi się ewidencji godzin pracy. Kodeks pracy wprost stanowi, że wobec pracowników objętych tym systemem godzin pracy się nie ewidencjonuje. To jednak nie oznacza, że pracownik jest z góry bez szans. Sąd Najwyższy wskazał, że w razie sporu dotyczącego zadaniowego czasu pracy to pracodawca powinien wykazać, że powierzał zadania możliwe do wykonania w czasie pracy wynikającym z norm z art. 129 k.p.

W praktyce wygląda to tak:

• pracownik powinien pokazać, jakie zadania wykonywał i dlaczego wymagały pracy ponad normy
• pracodawca powinien wykazać, że zakres obowiązków był realny do wykonania w zwykłym czasie pracy
• sąd bada nie tylko liczbę godzin, ale też rodzaj zadań, ich ilość, tempo pracy i organizację obowiązków.

Jakie dowody mają największe znaczenie?

Ponieważ nie ma klasycznej ewidencji godzin, bardzo ważne stają się dowody pośrednie. W praktyce liczą się więc nie tylko własne notatki, ale też dokumenty pokazujące realny zakres obowiązków i czas potrzebny do ich wykonania.

Najczęściej pomocne są:

• maile i komunikatory z godzinami wysyłki
• raporty dzienne, tygodniowe i miesięczne
• kalendarze spotkań
• logowania do systemów
• zestawienia tras, wizyt albo projektów
• polecenia służbowe i dodatkowe zadania
• zeznania świadków
• dokumenty pokazujące, że obowiązków było systemowo za dużo na jedną osobę.

Czy brak ewidencji godzin pracy zamyka drogę do roszczenia?

Nie. To, że w zadaniowym systemie nie ewidencjonuje się godzin pracy, nie odbiera pracownikowi prawa do dochodzenia nadgodzin. Brak ewidencji oznacza tylko, że spór wygląda inaczej dowodowo. Nadal obowiązują przepisy o czasie pracy, nadal istnieją normy z art. 129 k.p., a SN wprost przyjmuje, że zadaniowy system nie jest furtką do omijania roszczeń za pracę ponad normy.

To właśnie dlatego zadaniowy czas pracy nie powinien być traktowany jako wygodna etykieta dla każdego stanowiska. Jeżeli pracodawca wprowadza go tylko po to, by uniknąć rozliczania nadgodzin, ryzyko sporu rośnie. PIP przypomina też, że systemy czasu pracy muszą być prawidłowo ustalone w odpowiednich źródłach, na przykład w regulaminie pracy, obwieszczeniu albo umowie o pracę.

Jak rekompensuje się nadgodziny w zadaniowym systemie?

Jeżeli sąd albo strony uznają, że w danej sprawie rzeczywiście doszło do nadgodzin, rekompensata wygląda tak samo jak w innych systemach czasu pracy. Kodeks pracy przewiduje:

• normalne wynagrodzenie i dodatek 100 proc. za nadgodziny przypadające w nocy, w niedziele i święta niebędące dniami pracy oraz w dniu wolnym udzielonym za pracę w niedzielę lub święto
• normalne wynagrodzenie i dodatek 50 proc. za nadgodziny w innych dniach
• albo czas wolny zamiast dodatku, na zasadach z art. 151² k.p.

To oznacza, że po ustaleniu samego prawa do nadgodzin dalsze rozliczenie odbywa się według zwykłych reguł Kodeksu pracy. Zadaniowy system nie tworzy tutaj osobnego, gorszego modelu rekompensaty.

Najczęstsze błędy pracodawców

W praktyce najwięcej problemów pojawia się wtedy, gdy pracodawca:

• zleca zbyt szeroki zakres obowiązków
• zakłada, że brak ewidencji godzin oznacza brak ryzyka nadgodzin
• nie potrafi później wykazać, że zadania mieściły się w normach czasu pracy.

Szczególnie ryzykowne jest dokładanie kolejnych zadań bez zmiany założeń organizacyjnych. Wtedy to nie pracownik musi tłumaczyć, dlaczego nie wyrabiał się w 8 godzin, tylko pracodawca zaczyna mieć problem z pokazaniem, że obciążenie było realne do wykonania w granicach norm.

Najczęstsze błędy pracowników

Po stronie pracownika najczęściej szkodzą:

• całkowity brak dokumentowania zakresu zadań
• opieranie sprawy tylko na ogólnym stwierdzeniu, że pracowało się dużo
• mieszanie realnej pracy z własną, nieefektywną organizacją dnia
• zgłaszanie roszczenia bez pokazania, jakie konkretnie zadania wymagały pracy ponad normy.

W sprawach o nadgodziny w zadaniowym czasie pracy liczy się konkretny obraz pracy, a nie samo przekonanie, że było ciężko. Im lepiej da się pokazać skalę obowiązków i ich nierealność w ramach jednego etatu, tym mocniejsza jest sprawa.

Podsumowanie

Nadgodziny w zadaniowym systemie czasu pracy przysługują wtedy, gdy pracodawca ustalił zadania w takim rozmiarze, że nie dało się ich wykonać w ramach zwykłych norm czasu pracy. Samo wpisanie do umowy zadaniowego systemu nie wyłącza prawa do dodatku za pracę ponad normy. Kodeks pracy wymaga, by czas potrzebny na wykonanie zadań był ustalony z uwzględnieniem 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo, z kolei brak ewidencji godzin nie zamyka drogi do roszczenia.

FAQ

Czy w zadaniowym czasie pracy w ogóle są nadgodziny?

Tak. Sąd Najwyższy wyraźnie wskazuje, że nazwanie czasu pracy zadaniowym nie wyłącza przepisów o wynagrodzeniu za pracę w godzinach nadliczbowych.

Kiedy nadgodziny w zadaniowym systemie przysługują?

Wtedy, gdy zakres powierzonych zadań był tak duży, że przy normalnej, sumiennej pracy nie dało się ich wykonać w ramach norm z art. 129 k.p.

Czy brak ewidencji godzin pracy oznacza, że pracownik nie ma szans?

Nie. Kodeks pracy stanowi tylko, że w zadaniowym systemie nie ewidencjonuje się godzin pracy. Nie odbiera to prawa do dochodzenia nadgodzin.

Kto musi udowodnić, że zadań było za dużo?

W sporze dotyczącym zadaniowego czasu pracy to pracodawca powinien wykazać, iż powierzał zadania możliwe do wykonania w czasie pracy wynikającym z norm.

Czy jeśli pracownik po prostu pracuje wolniej, to też ma nadgodziny?

Nie automatycznie. Decyduje to, czy zadania były obiektywnie możliwe do wykonania w ramach norm czasu pracy, a nie sam fakt, że pracownik poświęcił na nie więcej czasu.

Jak rozlicza się nadgodziny w zadaniowym systemie?

Tak samo jak w innych systemach czasu pracy – dodatkiem 50 proc. albo 100 proc. albo czasem wolnym według zasad z Kodeksu pracy.