Umowa o pracę w formie elektronicznej – jak to zrobić poprawnie?

„Pracownik będzie pracował zdalnie. Jak podpisać umowę o pracę?” – to pytanie, które słyszę często. Dla wielu osób to źródło stresu, bo obawiają się, że bez wizyty w biurze i własnoręcznego podpisu umowa nie będzie ważna.

Dobra wiadomość jest taka: prawo przewiduje bezpieczne rozwiązania. Można podpisać umowę o pracę w formie elektronicznej i wciąż zachować pełną zgodność z przepisami.

Z wpisu dowiesz się:

• jakie formy może mieć umowa o pracę,
• w jaki sposób możesz zawrzeć umowę o pracę zdalnie i zgodnie z prawem.

I. Forma umowy o pracę

Kodeks pracy wymaga, aby umowa o pracę była zawarta na piśmie (art. 29 §2 k.p.). Zwykle wygląda to tak: treść umowy drukowana jest na papierze, a obie strony składają własnoręczne podpisy.

Ale spokojnie – papier i długopis to nie jedyna droga. Kodeks cywilny pozwala na formę elektroniczną z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, która ma dokładnie taką samą moc jak podpis własnoręczny.

II. Forma elektroniczna umowy o pracę 

Państwowa Inspekcja Pracy potwierdza: podpis elektroniczny to pełnoprawny sposób zawarcia umowy.

Jak wyjaśniła PIP w swoim stanowisku:

Pojęcie „kwalifikowany podpis elektroniczny” oznacza, iż podpis ten jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie.

👉 Ważne, by był to kwalifikowany podpis elektroniczny – oparty na certyfikacie i urządzeniu zapewniającym bezpieczeństwo.

Nie jest to zwykły podpis, przykładowo, „JAN KOWALSKI”, ponieważ w ramach bezpiecznego podpisu elektronicznego pojawia się imię i nazwisko podpisującego, data i czas złożenia podpisu, a także ikona/informacja potwierdzające, że podpis został złożony prawidłowo.

Taki podpis można nabyć odpłatnie w wyspecjalizowanych podmiotach, np. w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych, w związku z tym, prawdopodobnie tylko pracodawca będzie się nim posługuje.

Kwalifikowanym podpisem elektronicznym najczęściej podpisuje się dokumenty w formacie PDF.

III. Jak podpisać umowę elektronicznie w praktyce?

Możliwe są dwa rozwiązania:

• Obie strony używają kwalifikowanego podpisu i wymieniają się dokumentem,
• Tryb mieszany – np. pracodawca podpisuje elektronicznie, a pracownik drukuje dokument i podpisuje ręcznie.

Wskazówki dla pracodawców

Aby cały proces przebiegł bezpiecznie i spokojnie:

• przygotuj umowę zgodną z przepisami,
• wybierz odpowiednią formę podpisu (kwalifikowany lub mieszany),
• dostosuj format pliku do rodzaju podpisu,
• pamiętaj, by po podpisaniu plik został zapisany i łatwo dostępny na przyszłość.

Dzięki temu unikniesz niepewności i zawsze będziesz miał pewność, że umowa została zawarta prawidłowo.

FAQ – Umowa o pracę w formie elektronicznej

1. Czy umowa o pracę podpisana elektronicznie jest tak samo ważna jak papierowa?

Tak. Jeśli zostanie opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ma dokładnie taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny.

2. Czy zwykły podpis skanem lub kliknięcie „akceptuję” w mailu wystarczy?

Nie. Aby zachować formę pisemną wymaganą przez Kodeks pracy, potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Skan czy „podpis” kursorem nie spełniają tego warunku.

3. Czy każda ze stron musi mieć kwalifikowany podpis elektroniczny?

Nie. Możliwe jest rozwiązanie mieszane – np. pracodawca podpisuje elektronicznie, a pracownik drukuje dokument i podpisuje go ręcznie.

4. Gdzie można uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?

Podpis taki można kupić u certyfikowanych dostawców, np. w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych. Proces jest odpłatny, a podpis wydawany jest na określony czas (np. rok, dwa lata).

5. Czy można podpisać umowę o pracę na tablecie lub telefonie?

Tak – pod warunkiem, że urządzenie obsługuje kwalifikowany podpis elektroniczny. Samo „rysowanie podpisu palcem” na ekranie nie ma mocy prawnej.

6. Co zrobić z podpisanym elektronicznie plikiem?

Należy go bezpiecznie zapisać i przechowywać tak, by w razie potrzeby łatwo można było do niego wrócić – np. w systemie kadrowym albo firmowym archiwum.

7. Czy kontrola PIP uzna umowę podpisaną elektronicznie?

Tak. PIP oficjalnie potwierdza, że umowa o pracę w formie elektronicznej jest w pełni zgodna z prawem, jeśli użyto kwalifikowanego podpisu.