Sygnalista a rekrutacja – obowiązki pracodawcy wobec kandydata do pracy

Sygnalista kojarzy się najczęściej z pracownikiem, który dowiaduje się o nieprawidłowościach już po zatrudnieniu. Ustawa o ochronie sygnalistów sięga jednak znacznie dalej.

Sygnalistą może zostać również kandydat do pracy, który o naruszeniu prawa dowiedział się podczas rekrutacji albo negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Nie musi więc przepracować w firmie ani jednego dnia, aby w określonych okolicznościach korzystać z ochrony przewidzianej dla sygnalistów.

Ma to poważne konsekwencje dla pracodawcy.

Jeżeli firma posiada procedurę zgłoszeń wewnętrznych, kandydat powinien otrzymać informację o tej procedurze już wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Co więcej, odmowa zatrudnienia kandydata tylko dlatego, że dokonał chronionego zgłoszenia, może zostać uznana za działanie odwetowe.

Nie oznacza to jednak, że każda skarga kandydata do HR czyni go sygnalistą. Trzeba spełnić warunki określone w ustawie.

Z tego artykułu dowiesz się:

• czy kandydat do pracy może być sygnalistą,
• kiedy informacja zdobyta podczas rekrutacji może zostać zgłoszona,
• czy każda nieprawidłowość rekrutacyjna jest objęta ustawą,
• kiedy pracodawca musi przekazać kandydatowi procedurę zgłoszeń,
• czy informacja o sygnalistach musi znaleźć się już w ogłoszeniu o pracę,
• gdzie kandydat może zgłosić naruszenie,
• czy musi najpierw skorzystać z kanału wewnętrznego,
• czy firma może odrzucić kandydaturę sygnalisty,
• kto musi udowodnić, że odmowa zatrudnienia nie była odwetem.

Czy kandydat do pracy może być sygnalistą?

Tak.

Ustawa definiuje sygnalistę jako osobę fizyczną, która zgłasza albo ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

Co szczególnie istotne, przepisy obejmują również informacje uzyskane przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia pracy albo usług.

Ustawowa definicja informacji o naruszeniu prawa również wprost odnosi się do podmiotu, w którym sygnalista:

• uczestniczył w procesie rekrutacji,
• uczestniczył w innych negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy,
• pracuje,
• pracował,
• albo utrzymywał kontakt w innym kontekście związanym z pracą.

Nie ma więc znaczenia, że kandydat nie podpisał jeszcze umowy.

Nie trzeba zostać zatrudnionym, aby otrzymać ochronę

Ochrona kandydata nie zależy od tego, czy rekrutacja ostatecznie zakończy się podpisaniem umowy.

Możliwa jest sytuacja, w której:

1. kandydat bierze udział w rekrutacji,
2. uzyskuje informację o naruszeniu,
3. dokonuje zgłoszenia,
4. nie zostaje zatrudniony.

Jeżeli odmowa zatrudnienia jest reakcją na dokonane zgłoszenie, może stanowić działanie odwetowe.

Ustawa wprost wymienia wśród przykładowych działań odwetowych odmowę nawiązania stosunku pracy.

Kiedy kandydat staje się sygnalistą?

Kandydat musi dokonać zgłoszenia lub – przy spełnieniu szczególnych warunków – ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu.

Ochrona rozpoczyna się od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, jeżeli osoba zgłaszająca miała uzasadnione podstawy sądzić, że:

• przekazywana informacja była prawdziwa w momencie zgłoszenia,
• informacja dotyczyła naruszenia prawa objętego odpowiednimi przepisami.

Nie jest więc wymagane, aby kandydat przed zgłoszeniem przeprowadził własne „śledztwo” i udowodnił naruszenie ponad wszelką wątpliwość.

Może zgłosić również uzasadnione podejrzenie naruszenia albo informacje o naruszeniu, do którego prawdopodobnie dopiero dojdzie.

Czy zwykła skarga do rekrutera oznacza, że kandydat jest sygnalistą?

Nie.

Ustawa definiuje zgłoszenie jako ustne albo pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zewnętrzne przekazane zgodnie z przewidzianymi zasadami.

Dlatego trzeba odróżnić zwykłą skargę dotyczącą procesu rekrutacyjnego od formalnego zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa.

Nie każda nieprawidłowość podczas rekrutacji jest objęta ustawą o sygnalistach

To jeden z najczęściej pomijanych elementów.

Kandydat może być sygnalistą, ale nie oznacza to, że każda rzecz, która wydarzy się podczas rekrutacji, jest zgłoszeniem sygnalnym w rozumieniu ustawy.

Ustawa zawiera określony katalog dziedzin, których może dotyczyć naruszenie prawa.

Są to m.in.:

• korupcja,
• zamówienia publiczne,
• usługi, produkty i rynki finansowe,
• przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• bezpieczeństwo produktów,
• bezpieczeństwo transportu,
• ochrona środowiska,
• zdrowie publiczne,
• ochrona konsumentów,
• ochrona prywatności i danych osobowych,
• bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych,
• interesy finansowe Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego i Unii Europejskiej,
• określone zagadnienia rynku wewnętrznego UE,
• konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela w relacjach z organami władzy publicznej.

I tutaj pojawia się bardzo ważna kwestia.

Ogólne naruszenia prawa pracy nie zostały wpisane do podstawowego katalogu art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

Naruszenie danych osobowych podczas rekrutacji – kandydat może być sygnalistą

To bardzo dobry przykład sytuacji rekrutacyjnej mogącej wejść w zakres ustawy.

Ochrona prywatności i danych osobowych znajduje się wprost w katalogu naruszeń objętych art. 3 ustawy.

Przykład

Kandydat otrzymuje przez pomyłkę arkusz zawierający:

• imiona i nazwiska innych kandydatów,
• ich numery telefonów,
• adresy e-mail,
• informacje o wynagrodzeniach,
• notatki rekruterów.

Zdarzenie może rodzić problem z zakresu ochrony danych osobowych.

Jeżeli kandydat uzyskał taką informację podczas rekrutacji i dokonuje odpowiedniego zgłoszenia, może spełnić przesłanki ochrony przewidzianej dla sygnalisty.

Korupcja podczas rekrutacji

Jeszcze bardziej oczywisty przykład dotyczy korupcji.

Załóżmy, że kandydat słyszy propozycję:

„Jeżeli zapłacisz wskazanej osobie 10 tys. zł, załatwimy Ci to stanowisko”.

Korupcja znajduje się wprost w ustawowym katalogu naruszeń.

Jeżeli kandydat dokonuje zgłoszenia i spełnia pozostałe warunki ustawy, fakt, że nie jest jeszcze pracownikiem, nie pozbawia go ochrony.

Pracodawca musi poinformować kandydata o procedurze zgłoszeń

To jeden z najważniejszych obowiązków HR wynikających z ustawy.

Jeżeli w organizacji funkcjonuje procedura zgłoszeń wewnętrznych, osobie ubiegającej się o pracę lub współpracę należy przekazać informację o tej procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Przepis obejmuje nie tylko przyszłego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę.

Dotyczy osoby ubiegającej się o wykonywanie pracy lub świadczenie usług m.in. na podstawie:

• stosunku pracy,
• innego stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia pracy,
• umowy będącej podstawą świadczenia usług,
• stosunku prawnego związanego z pełnieniem funkcji,
• służby.

Jak praktycznie przekazać procedurę kandydatowi?

Przepisy pozostawiają pracodawcy pewną swobodę organizacyjną.

Praktycznym rozwiązaniem może być przykładowo:

• link w ogłoszeniu rekrutacyjnym,
• automatyczny e-mail po złożeniu CV,
• informacja przesłana razem z zaproszeniem do procesu rekrutacyjnego.

Najważniejsze, aby informacja była rzeczywiście dostępna kandydatowi od początku procesu.

Dobrze również pozostawić możliwość wykazania, że została przekazana.

Czy kandydat musi podpisywać oświadczenie, że przeczytał procedurę?

Ustawa nakazuje przekazać informację o procedurze, ale  nie ustanawia wprost obowiązku uzyskania podpisanego oświadczenia od każdego kandydata.

Dlatego pracodawca nie musi automatycznie tworzyć dodatkowego papierowego dokumentu dla każdej osoby wysyłającej CV.

Z perspektywy dowodowej warto jednak posiadać mechanizm pozwalający wykazać, że informacja została udostępniona.

Może to być np.:

• zapis w systemie rekrutacyjnym,
• automatyczna wiadomość e-mail,
• wersja ogłoszenia,
• potwierdzenie wyświetlenia odpowiedniej informacji w formularzu rekrutacyjnym.

Którzy pracodawcy muszą mieć procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

Obowiązek obejmuje co do zasady podmiot prawny, na rzecz którego według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób.

Przy obliczaniu tego progu uwzględnia się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz określone osoby wykonujące odpłatną pracę na innych podstawach.

Ustawa przewiduje również branże, w których próg 50 osób nie ma zastosowania – dotyczy to określonych podmiotów działających m.in. w obszarach finansowych, AML, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska objętych wskazanymi aktami prawa UE.

Mniejszy podmiot może natomiast dobrowolnie ustanowić procedurę zgłoszeń wewnętrznych.

---

---

Firma ma 20 pracowników. Czy kandydat nie może być sygnalistą?

Może.

To bardzo ważne rozróżnienie.

Obowiązek posiadania procedury wewnętrznej nie jest tym samym co możliwość uzyskania ochrony sygnalisty.

Fakt, że mała firma nie jest zobowiązana do stworzenia własnego kanału zgłoszeń, nie oznacza, że osoby pozostające z nią w kontekście związanym z pracą są całkowicie wyłączone spod działania ustawy.

Sygnalista może dokonać m.in. zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo odpowiedniego organu publicznego. Ustawa wyraźnie stanowi, że zgłoszenie zewnętrzne może nastąpić bez wcześniejszego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Czy rekruter może wiedzieć, że kandydat dokonał zgłoszenia?

Nie powinien otrzymywać takiej informacji tylko dlatego, że prowadzi rekrutację.

Ustawa wymaga ochrony poufności tożsamości sygnalisty. Dane pozwalające go zidentyfikować zasadniczo nie mogą być ujawniane osobom nieupoważnionym bez wyraźnej zgody sygnalisty.

Przy zgłoszeniach wewnętrznych organizacja musi dodatkowo zapewnić rozwiązania uniemożliwiające nieuprawnionym osobom dostęp do informacji ze zgłoszenia.

Do przyjmowania, weryfikowania zgłoszeń, prowadzenia działań następczych i przetwarzania związanych z nimi danych mogą zostać dopuszczone wyłącznie osoby posiadające odpowiednie pisemne upoważnienie.

Czy firma może nie zatrudnić sygnalisty?

Tak – jeżeli istnieje rzeczywista, zgodna z prawem przyczyna niezwiązana ze zgłoszeniem.

Status sygnalisty nie daje automatycznie prawa do otrzymania stanowiska.

Kandydat może nie zostać zatrudniony przykładowo dlatego, że:

• ma niższe kwalifikacje od innej osoby,
• nie spełnia warunku koniecznego dla stanowiska,
• osiągnął gorszy wynik w zadaniu rekrutacyjnym,
• nie zna wymaganej technologii,
• nie zaakceptował warunków zatrudnienia,
• firma zrezygnowała z rekrutacji.

Zakazane jest natomiast odrzucenie kandydata z powodu dokonania chronionego zgłoszenia.

Art. 12 ustawy wymienia odmowę nawiązania stosunku pracy jako przykład działania odwetowego.

Kandydat zgłosił naruszenie i dzień później został odrzucony

Taka sytuacja nie oznacza automatycznie, że pracodawca złamał prawo.

Możliwe przecież, że decyzję o odrzuceniu aplikacji podjęto wcześniej albo kandydat rzeczywiście nie spełniał wymagań.

Problemem dla pracodawcy może być jednak udowodnienie rzeczywistego powodu decyzji.

Ustawa przewiduje bowiem szczególne rozwiązanie:

to na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte wobec sygnalisty działanie nie było działaniem odwetowym.

To istotnie zwiększa znaczenie prawidłowej dokumentacji rekrutacji.

Jak pracodawca może wykazać, że nie było odwetu?

Dział HR powinien być w stanie pokazać obiektywne kryteria decyzji.

Pomocne mogą być np.:

• wymagania określone przed rozpoczęciem naboru,
• karta oceny kandydatów,
• wynik zadania rekrutacyjnego,
• punktacja kompetencji,
• notatki sporządzone przed zgłoszeniem,
• porównanie kwalifikacji kandydatów,
• dokumentacja potwierdzająca zamknięcie lub zawieszenie całego procesu.

Przykład

Kandydat dokonał zgłoszenia 20 maja.

Firma 22 maja informuje go, że nie będzie kontynuować rekrutacji.

Pracodawca posiada jednak dokument z 18 maja, z którego wynika, że kandydat uzyskał 32 punkty na wymagane minimum 60, a decyzja o jego odrzuceniu została zatwierdzona przed dokonaniem zgłoszenia.

Taki materiał może mieć bardzo duże znaczenie przy wykazywaniu, że zgłoszenie nie wpłynęło na wynik procesu.

Czy kandydat musi udowodnić, że naruszenie naprawdę miało miejsce?

Nie musi mieć wyroku sądu ani ostatecznej decyzji urzędu potwierdzających, że miał rację.

Warunkiem ochrony jest to, aby w chwili zgłoszenia miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja jest prawdziwa i dotyczy naruszenia prawa.

To oznacza, że zgłoszenie może ostatecznie:

• nie potwierdzić się,
• wynikać z niepełnej wiedzy,
• zostać inaczej ocenione po postępowaniu wyjaśniającym.

Sam taki rezultat nie powoduje automatycznie utraty ochrony.

Inaczej należy traktować osobę, która świadomie przekazuje informacje nieprawdziwe.

Fałszywe zgłoszenie nie jest chronione

Ustawa nie daje ochrony osobie, która świadomie wykorzystuje procedurę sygnalistów do przekazywania nieprawdziwych informacji.

Osoba poszkodowana świadomym zgłoszeniem nieprawdy może dochodzić od zgłaszającego odszkodowania lub zadośćuczynienia.

Dodatkowo ustawa przewiduje odpowiedzialność karną za dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego ze świadomością, że do naruszenia prawa nie doszło. Grozi za to grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat.

Czy firma może zakazać kandydatowi zgłaszania naruszeń w NDA?

Nie można skutecznie wyłączyć ustawowej ochrony poprzez umowę.

Ustawa przewiduje nieważność postanowień umów, które bezpośrednio lub pośrednio:

• wyłączają prawo do dokonania zgłoszenia,
• ograniczają prawo do zgłoszenia,
• przewidują działania odwetowe z tego powodu.

Ma to znaczenie również przy umowach o poufności podpisywanych z kandydatami przed przekazaniem im danych potrzebnych np. do zadania rekrutacyjnego.

Oczywiście sygnalista nie otrzymuje nieograniczonego prawa do swobodnego rozpowszechniania wszystkich informacji firmy. Ustawa określa konkretne zasady i warunki ochrony.

Co powinien zrobić kandydat, który podejrzewa odwet?

Jeżeli po zgłoszeniu dochodzi do nagłej zmiany sytuacji rekrutacyjnej, warto przede wszystkim zachować dokumentację.

Może to być:

• ogłoszenie o pracę,
• korespondencja z rekruterem,
• informacja o przejściu do kolejnego etapu,
• wyniki zadania,
• wiadomość potwierdzająca zgłoszenie,
• data zgłoszenia,
• wiadomość o zakończeniu rekrutacji,
• inne komunikaty mogące wskazywać na związek między zgłoszeniem a decyzją.

Szczególne znaczenie może mieć chronologia.

Jeżeli jednocześnie rekrutacja trwa nadal i zatrudniono inną osobę, pracodawca powinien być przygotowany na wykazanie rzeczywistej, niezwiązanej ze zgłoszeniem przyczyny zmiany decyzji.

---

---

Podsumowanie

Kandydat do pracy może być sygnalistą. Nie musi najpierw zostać zatrudniony ani przepracować określonego czasu.

Jeżeli w trakcie rekrutacji lub negocjacji przed zawarciem umowy uzyska informację o naruszeniu prawa i dokona odpowiedniego zgłoszenia, może zostać objęty ochroną przewidzianą w ustawie.

Dla pracodawców najważniejsze są cztery zasady.

Po pierwsze, firma posiadająca procedurę zgłoszeń wewnętrznych powinna przekazać kandydatowi informację o niej wraz z rozpoczęciem rekrutacji.

Po drugie, nie każda skarga dotycząca rekrutacji jest zgłoszeniem sygnalisty. Trzeba ustalić, czy informacja mieści się w zakresie naruszeń przewidzianych ustawą lub w dopuszczalnie rozszerzonej procedurze wewnętrznej.

Po trzecie, pracodawca nadal może odmówić zatrudnienia sygnalisty, jeżeli ma ku temu rzeczywistą przyczynę niezwiązaną ze zgłoszeniem. Nie może natomiast odrzucić go w odwecie za zgłoszenie. Ustawa wprost wymienia odmowę nawiązania stosunku pracy jako przykład działania odwetowego.

Po czwarte, w razie sporu szczególnie istotna będzie dokumentacja. To pracodawca ma wykazać, że działanie podjęte wobec sygnalisty nie było odwetem.

Dlatego ochrona sygnalistów powinna być elementem nie tylko systemu compliance, ale także procedur rekrutacyjnych działu HR.

---

FAQ – sygnalista a rekrutacja

Czy kandydat do pracy może być sygnalistą?

Tak. Ustawa obejmuje informacje o naruszeniach uzyskane w kontekście związanym z pracą również przed nawiązaniem stosunku pracy, w tym podczas procesu rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Czy kandydat musi zostać zatrudniony, aby korzystać z ochrony?

Nie. Do zatrudnienia w ogóle nie musi dojść. Jeżeli kandydat spełnia warunki ochrony, odwetem może być nawet odmowa nawiązania z nim stosunku pracy z powodu dokonania zgłoszenia.

Czy naruszenie RODO podczas rekrutacji można zgłosić jako sygnalista?

Potencjalnie tak. Ochrona prywatności i danych osobowych znajduje się wprost w katalogu dziedzin objętych ustawą. Konieczne jest oczywiście spełnienie pozostałych przesłanek ochrony.

Kiedy pracodawca musi poinformować kandydata o procedurze sygnalistów?

Wraz z rozpoczęciem rekrutacji albo negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Czy procedura dla sygnalistów musi być wpisana w treść ogłoszenia o pracę?

Ustawa nie wskazuje jednego obowiązkowego technicznego sposobu przekazania informacji. Wymaga natomiast, aby kandydat otrzymał ją wraz z rozpoczęciem rekrutacji. Można więc wykorzystać np. odpowiednio dostępny link w ogłoszeniu, formularzu aplikacyjnym lub wiadomości rozpoczynającej proces.