Sygnaliści 2024 – jak wdrożyć nowe przepisy? Sygnaliści regulamin

W niedawno opublikowanym wpisie informowałam, że w Sejmie wreszcie znalazł się projekt ustawy o sygnalistach.

Z jakimi obowiązkami dla pracodawcy wiąże się projekt czy też nowa ustawa o sygnalistach?

Jak wdrożyć te przepisy?

Przeczytaj wpis.

Z dzisiejszego artykułu dowiesz się:

• Kogo nazywamy sygnalistą?
• W jakiej formie sygnalista może zgłaszać naruszenia prawa?
• Czy pracodawca musi wprowadzić regulamin zgłaszania naruszeń?

Sygnalista – kto to?

Według projektu ustawy sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa (w obszarach wymienionych m.in. w ustawie, np. o naruszeniu przepisów prawa pracy) uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być przede wszystkim pracownik, zleceniobiorca czy też przedsiębiorca.

Sygnaliści mogą wystąpić u pracodawcy. Pamiętaj, że pracodawcą czy zleceniobiorcą może być nawet jednoosobowy przedsiębiorca.

Tłumaczę jeszcze prostszym językiem, o co chodzi z sygnalistą. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia pewne nieprawidłowości dotyczące jego miejsca pracy, a więc mające związek z wykonywaną pracą zarobkową.

Sygnalista może zgłaszać nieprawidłowości jedynie w odniesieniu do konkretnych obszarów tematycznych. Według projektu ustawy są to, przykładowo, prawa pracy zamówienia publiczne, ochrona środowiska, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych.

Przykładowo:

Pracownik spółki A będzie mógł zgłosić naruszenie przepisów dotyczących prawa pracy w spółce, której jest zatrudniony.

Wyobraźmy sobie, że pracownik A zauważył, że inny pracownik B, z tego samego pokoju, codziennie wynosi ryzę papieru do domu. Taki proceder trwa już 3 miesiące. Pracownik B znacznie częściej zgłasza zapotrzebowanie na papier do drukarki. Takie zachowanie jest niedozwolone z uwagi na przepisy dotyczące ochrony mienia pracodawcy i narażania pracodawcy na zbędne koszty. Poza tym, pracownik powinien wykorzystywać materiały biurowe do pracy, a nie do celów prywatnych.

Pracownik A może to zgłosić pracodawcy, również anonimowo. Pracownik A podlega wówczas ochronie przed zwolnieniem (nie powinien być traktowany jak typowy donosiciel).

Mam nadzieję, że ten dość prosty przykład obrazuje, na czym polega rozwiązanie z sygnalistą.

Dodam, że sygnalista może zgłosić np. mobbing (zapoznaj się z artykułem: „Co to jest mobbing, jak go udowodnić, na jakie roszczenia można liczyć?”

Kanały zgłaszania naruszeń – czyli jak sygnalista zgłasza naruszenia?

Sygnalista będzie mógł zgłosić naruszenie prawa w jednej z trzech form:

– wewnętrznego kanału zgłoszeń – utworzonego przez podmiot go zatrudniający,

– zewnętrznego kanału zgłoszeń – do odpowiednich organów państwa (na razie ma to być Rzecznik Praw Obywatelskich),

– ujawnienia publicznego (w sytuacji opisanej w ustawie).

Preferowane jest oczywiście korzystanie z wewnętrznego kanału zgłoszeń.

O wewnętrznych kanałach zgłoszeń (ich rodzajach, sposobie korzystania z nich), będzie mowa w regulaminach. Podmiot, który jest pracodawcą czy zleceniodawcą, powinien sporządzić regulamin funkcjonowania procedury zgłoszeń wewnętrznych (u danego pracodawcy, u danego zleceniodawcy).

Sygnaliści Regulamin/Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Procedurę zgłoszeń wewnętrznych musi wprowadzić podmiot prawny, na rzecz którego wykonuje pracę co najmniej 50 osób. Będzie to, więc, m.in. pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników. Pozostałe podmioty (zatrudniające mniej niż 50 osób) mogą, ale nie muszą tego robić.

W ustawie mowa o obowiązku sporządzenia Procedury zgłoszeń wewnętrznych. Taki dokument można nazwać procedurą czy też regulaminem. Taki dokument ma określać procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Procedura/Regulamin powinna zostać ustalona po konsultacji:

• z zakładową organizacją związkową, jeśli taka działa w podmiocie wprowadzającym procedurę,
• z przedstawicielami osób świadczących pracę w danym podmiocie.

Procedura/Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania jej do wiadomości osobom świadczącym pracę.

Treść Procedury/Regulaminu

W takiej procedurze/regulaminie trzeba ustalić m.in.:

• komu można dokonywać zgłoszeń (oddelegowanemu do tego pracownikowi, zespołowi czy tez podmiotowi zewnętrznemu, który świadczy usługi z zakresu przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa),
• sposoby dokonywania zgłoszeń (co najmniej pisemnie lub ustnie),
• procedurę po wpływie zgłoszenia (kwestię potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, kwestię podjęcia działań następczych, kwestię przekazania informacji zwrotnej),
• informację, czy zgłoszeń można dokonywać anonimowo, oraz jak przebiega procedura w takim przypadku.

Temat sygnalistów i wdrożenia przepisów dotyczących tego tematu jest trudny i złożony. Warto rozważyć wsparcie osób, które specjalizują się w prawie pracy.

Według projektu ustawy, ustawa wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Postuluje się, aby ten termin wydłużyć do 6 miesięcy, a tym samym wydłużyć czas na przygotowanie odpowiednich dokumentów m.in. przez pracodawców.