Czy pracodawca ma prawo prześwietlić kandydata do pracy przed zatrudnieniem ?

Czy pracodawca ma prawo do tego by prześwietlić kandydata przed zatrudnieniem?

Intuicyjnie można stwierdzić, że ubiegając się o pracę czy awans należy się liczyć ze sprawdzeniem podanych danych osobowych.

Aczkolwiek czy czujemy się komfortowo gdy pracodawca dociera do naszej sfery prywatnej?

Jest to newralgiczna tematyka, do której odniosło się także rozporządzenie UE regulujące kwestię ochrony danych osobowych.

I. Czym jest background check?

Background check to proces weryfikacji danych osobowych podanych przez kandydata. Ma on w założeniu ułatwić pracodawcy podjęcie decyzji dotyczącej zatrudnienia danej osoby.

Kto wykonuje background check?

Może to być pracodawca (lub upoważniona przez niego osoba), ale także podmiot zewnętrzny (rekruter) działający na jego zlecenie.

Czy background check jest prawnie uregulowany?

Brak jest przepisów w tym zakresie.

II. Jakie dane osobowe mogą zostać zweryfikowane pracodawca?

Brak regulacji prawnej background check wiąże się ze stosowaniem ograniczeń wynikających z przepisu art. 22¹ k.p. (którego treść przytaczałam w artykule tutaj).

Oznacza to, że pracodawca powinien sprawdzać tylko te dane, które wiążą się z uzyskanym wykształceniem, odbytymi szkleniami, kursami, przebiegiem poprzedniego zatrudnienia itp. (Taka jest rzeczywistość prawna, codzienność jednak zupełnie inna…)

Pracodawca może zatem poprosić cię o okazanie zaświadczeń, certyfikatów dotyczących np. odbytych szkoleń językowych. Jest to dopuszczalne na mocy przepisów rozporządzenia w sprawie prowadzenia akt osobowych pracownika.

Nie może już jednak zawnioskować o przedłożenie referencji, ponieważ nie upoważnia go do tego żaden przepis prawa – kandydat może to zrobić z własnej inicjatywy. Doradzam jednak w tej kwestii ostrożność z uwagi na ujawnienie (przetwarzanie) danych osobowych innych podmiotów, którzy z tego tytułu mogą zgłosić do ciebie roszczenia.

Naruszeniem prywatności przyszłego pracownika jest również kontaktowanie się bez jego zgody z poprzednimi pracodawcami.

W tej kwestii istotne jest zatem zachowanie zasady proporcjonalności przez pracodawcę – jeżeli ubiegasz się o stanowisko księgowej nie należy badać Twoich zdolności sportowych.

III. Czy przyszły pracodawca może zweryfikować kandydata na portalu społecznościowym?

Również brak jest regulacji prawnej w tym zakresie.

Obecnie jednak założenie profilu np. na Facebooku często określane jest mianem przedłużenia CV.

Jest to po prostu część naszego (sieciowego) wizerunku  –  w dodatku udostępnianego publicznie. Z tej przyczyny trudno sobie wyobrazić, by pracodawca nie mógł zweryfikować osoby pod tym kątem.

Nie oznacza to jednak, że działania na tym polu są niczym nieograniczone. Jeżeli pracodawca sprawdza kandydata w sieci – powinien w pierwszej kolejności rozróżnić z jakim typem konta ma do czynienia.

Jeżeli z prywatnym (a za taki uchodzi profil na Facebooku czy Twitterze) powinien odstąpić od weryfikacji (doskonale jednak sobie zdajemy sprawę jak jest w rzeczywistości). Natomiast w przypadku konta założonego na LinkedIn czy GoldenLine wydaje się, że nie ma przeszkód do przeprowadzenia background check z uwagi na zawodowy charakter tych portali.

Co więcej, z uwagi na przepis art. 22¹ k.p. pracodawcy:

• nie wolno uzyskiwać dostępu do danych osobowych za pośrednictwem osób, którym kandydat udostępnił szerszy zakres informacji,
• nie wolno w procesie rekrutacji wykorzystywać informacji mających dyskryminacyjny, wrażliwy charakter – np. orientacja seksualna, religia,
• kandydat do pracy powinien być poinformowany o weryfikacji w Internecie podanych przez niego danych osobowych.

IV. Zmiany w ochronie danych osobowych pracowników w 2018r.

Warto w tym miejscu wspomnieć w kontekście rozporządzenia unijnego o stanowisku Grupy Roboczej (Polska jest w niej reprezentowana przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych) z dnia 8 czerwca 2017 r. nr 2/2017 dotyczącym przetwarzania danych w pracy – w szczególności o przetwarzaniu danych w kontekście zatrudnienia i o nadzorze komunikacji elektronicznej w miejscu pracy.

Opinia ta nie jest wiążąca dla polskiego ustawodawcy jednak może stanowić cenną wskazówkę w zakresie zastosowania art. 88 rozporządzenia UE, który stanowi, iż  państwa członkowskie mogą zawrzeć w swoich przepisach lub w porozumieniach zbiorowych bardziej szczegółowe przepisy mające zapewnić ochronę praw i wolności w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem.

Grupa Robocza stanęła na stanowisku (art. 29), że weryfikacja kandydatów w tzw. social media mimo ich publicznego charakteru musi następować na podstawie przepisów prawa, formułujących uzasadniony interes pracodawcy w tym zakresie.

Reasumując, nierzadko opublikowane w sieci zdjęcia czy posty mogą zaważyć na ostatecznej decyzji przyszłego pracodawcy o przyjęciu do pracy. Dlatego doradzam, by z rozwagą tworzyć  profile w mediach społecznościowych, dbać o ustawienia prywatności konta w celu kontroli nad informacjami, tak aby przyszły – lub obecny – pracodawca nie uzyskał dostępu do informacji, które de facto są mu niepotrzebne.

Kontrola pracownika (jego danych osobowych) przez pracodawcę jest obecnie powszechnym zjawiskiem i nierzadko przekracza pewne granice. Dlatego w kolejnym wpisie poruszę kontrowersyjne kwestie monitoringu w pracy, jego rodzajów, podsłuchiwania rozmów pracowników. Zapraszam do zapoznania się z tym artykułem.

Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji albo potrzebujesz szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych napisz do mnie na adres: katarzyna@klemba.pl

Jeśli zaś interesuje Cię szerzej tematyka związana z ochroną danych osobowych i indywidualnie chcesz ją zgłębić, to polecę również książkę Wydawnictwa C. H. Beck Sp. z o.o:

Ochrona danych osobowych pracowników w świetle rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679