W jaki sposób zawrzeć umowę o pracę nie widząc się z pracownikiem?

Od ponad roku obserwujemy zmiany na rynku pracy. Coraz większą popularność zyskuje praca zdalna i telepraca. W związku z tym postanowiłam przygotować wpis o tym, jak zawrzeć umowę o pracę na odległość – nie spotykając się z pracownikiem.

I. Umowa o pracę – jak dobrze ją zawrzeć?

Na początek muszę wspomnieć o przepisach.

Zgodnie z art. 29 § 2 k.p., umowa o pracę ma postać pisemną:

Art.  29.  §  2.

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Już kilka razy na blogu wyjaśniałam, czym jest forma pisemna, ale powrót do tej kwestii pozwoli ją tylko utrwalić. Forma pisemna występuje wtedy, gdy pod treścią oświadczenia woli zostanie złożony własnoręczny podpis autora tego oświadczenia.

W przypadku czynności jednostronnej (np. oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę) to pracodawca jest autorem oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę i on je podpisuje własnoręcznie.

W przypadku umowy o pracę, występują dwie strony tej umowy – pracownik i pracodawca – a więc dwa własnoręczne podpisy powinny znaleźć się pod treścią umowy o pracę.

Równoznaczna w skutkach jest forma elektroniczna, o ile składane oświadczenie woli opatrzone jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego, które nabywa się w wyspecjalizowanych podmiotach.

Dopuszczalne jest więc zawarcie umowy, dla której zastrzeżona jest zwykła forma pisemna, poprzez wymianę dokumentów elektronicznych opatrzonych kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi.

II. Sposoby zawarcia pisemnej umowy o pracę

Poniżej wymieniam sposoby, w jakie można zawrzeć umowę o pracę z zachowaniem formy pisemnej:

  • pracodawca sporządza jednobrzmiący tekst umowy o pracę i podpisuje go. Umowa o pracę z własnoręcznym podpisem pracodawcy przesyłana jest listownie (Pocztą Polską lub za pośrednictwem firmy kurierskiej) do pracownika, który podpisuje własnoręcznie dokument i odsyła go do pracodawcy;
  • pracodawca sporządza jednobrzmiący tekst umowy o pracę i przesyła go e-mailowo do pracownika. Pracodawca jednocześnie przesyła listownie do pracownika (Pocztą Polską lub za pośrednictwem firmy kurierskiej) wydrukowaną i podpisaną własnoręcznie umowę o pracę. Pracownik drukuje przesłaną umowę, nanosi własnoręczny podpis i przesyła umowę do pracodawcy.

Do zawarcia umowy o pracę w formie pisemnej wystarczy wymiana dokumentów zawierających treść oświadczenia woli wszystkich stron umowy, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, a więc wyżej zasugerowane sposoby są zgodne z przepisami.

  • pracodawca sporządza jednobrzmiący tekst umowy o pracę i podpisuje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przesyła taką umowę pracownikowi e-mailowo, pracownik podpisuje umowę również kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przesyła z powrotem pracodawcy.
  • pracodawca sporządza jednobrzmiący tekst umowy o pracę i podpisuje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przesyła taką umowę pracownikowi e-mailowo, pracownik drukuje taką umowę i podpisuje własnoręcznie i przesyła listownie do pracodawcy.

Jestem pewna, że wielu z nas nie posiada kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jako że kwalifikowany podpis elektroniczny nie różni się w skutkach z własnoręcznym podpisem, dopuszczalna jest wymiana dokumentów pisemnych i elektronicznych.

  • ostatnio popularność zyskują platformy do zawierania umów. Według mnie, umowę o pracę można zawrzeć również przy wykorzystaniu funkcjonalności takich platform, jednak, forma pisemna umowy o pracę zostanie zachowania, jeśli, i pracownik, i pracodawca, posłużą się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

III. Brak formy pisemnej umowy o pracę – konsekwencje

Z art. 29 k.p. wynika, że umowa o pracę ma zostać zawarta w formie pisemnej. Czy umowa dochodzi do skutku, jeśli forma jej zawarcia nie zostanie zachowana (umowa o pracę zostanie zawarta, przykładowo, ustnie)?

Odpowiem krótko – tak.

Zgodnie z przepisami, niezachowanie formy pisemnej nie powoduje nieważności umowy o pracę. Pracownik może zatem normalnie pracować, a pracodawca ma wówczas obowiązek wypłacać pracownikowi wynagrodzenie.

SN w wyroku z dnia 4 listopada 2009 r., I PK 150/09: wypowiedział się w następujący sposób: Do zawarcia umowy o pracę może dojść w sposób dorozumiany. Niezachowanie formy pisemnej nie powoduje jej nieważności.

Pisemne potwierdzenie warunków umowy o pracę – co to takiego i kiedy stosować?

Jednak, z art. 29 § 2 k.p. wynika, że jeśli umowa o pracę nie została zawarta w formie pisemnej, pracodawca, przed dopuszczeniem pracownika do pracy, powinien potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron i rodzaju umowy oraz warunków pracy i płacy.

Ważne jest to, że pisemne potwierdzenie nie jest umową o pracę, a poświadcza, że:

– umowa o pracę została zawarta w formie innej niż pisemna oraz

– ustalenia co do stron i rodzaju umowy, warunków pracy i płacy oraz celu zawarcia umowy na czas określony.

Taki dokument powinien zostać przekazany pracownik przed rozpoczęciem wykonywania przez pracownika pracy.

Przykładowo, jeśli w umowie o pracę przesłanej i zaakceptowanej w toku korespondencji e-mailowej (pracownik ani pracodawca nie posługiwali się kwalifikowanym podpisem elektronicznym) jako dzień rozpoczęcia pracy określono na 1 lipca 2021 r., stosowny dokument powinien zostać przekazany pracownikowi dzień wcześniej bądź nawet 1 lipca 2021 r., ale przed rozpoczęciem pracy przez tego pracownika.

Gdyby okazało się, że pisemne potwierdzenie zawiera innego rodzaju ustalenia niż te przy zawieraniu umowy o pracę, obowiązuje tylko to, co zostało uzgodnione w umowie o pracę.

Przykładowo, jeśli w umowie o pracę przesłanej i zaakceptowanej w toku korespondencji e-mailowej (pracownik ani pracodawca nie posługiwali się kwalifikowanym podpisem elektronicznym) znajduje się postanowienie, że umowa o pracę zostanie zawarta na czas nieokreślony, a z pisemnego potwierdzenia wynika, że umowa zawarta została na okres 3 lat, obowiązuje ustalenie z korespondencji e-mailowej (że umowa o pracę została zawarta na czas nieokreślony).

Co więcej, brak potwierdzenia przez pracodawcę na piśmie warunków umowy znowu nie powoduje jej nieważności ale może stanowić problem przy kontroli PIP jest to bowiem wykroczenia przeciwko prawom pracownika, co jest zagrożone kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

IV. Podsumowanie – umowa o pracę dobrze zawarta

Z kodeksu pracy wynika zatem, że każdy pracownik przed rozpoczęciem pracy musi posiadać:

– pisemną umowę o pracę albo

– pisemne potwierdzenie warunków umowy o pracę.

W mojej ocenie, warto dołożyć starań i zadbać, aby umowa o pracę miała formę pisemną. Dzięki temu można wyłączyć konieczność potwierdzenia ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków, co również powinno nastąpić w formie pisemnej.

icon
Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: katarzyna@klemba.pl

Photo by Scott Graham on Unsplash

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Zaznaczone pola są obowiązkowe *