Jak wprowadzić pracę zdalną? Praca zdalna od 7 kwietnia 2023r.

Wprowadzenie pracy zdalnej – jak tego dokonać w zakładzie pracy?

6 lutego 2023 r. w Dzienniku Ustaw opublikowana została z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadzająca m.in. przepisy o pracy zdalnej.

Przepisy dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie 2 miesiące po dniu ogłoszenia, czyli 7 kwietnia 2023 r.

W dzisiejszym wpisie odpowiem krótko na pytanie, czy potrzebny jest udział pracowników we wdrożeniu pracy zdalnej w zakładzie pracy?

I. W jakim dokumencie określa się zasady pracy zdalnej?

Zgodnie z nowym art. 67²⁰  § 1 k.p. zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w:

1.porozumieniu zawieranym między:

– pracodawcą i zakładową organizacją związkową,

– gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – pracodawcą a tymi organizacjami,

– jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – pracodawcą a organizacjami związkowymi reprezentatywnymi zgodnie z przepisami ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy,

2.regulaminie wtedy, gdy:

– pracodawcy nie uda się zawrzeć porozumienia z organizacjami związkowymi w ciągu 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia,

– jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe – wówczas niezbędne jest odbycie konsultacji z przedstawicielami pracowników,

3.poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub porozumieniu zawartym bezpośrednio z pracownikiem, gdy nie zostało zawarte porozumienie z organizacjami związkowymi lub nie został wydany regulamin.

Jak widzisz, zasady wykonywania pracy zdalnej mogą zostać określone w kilku rodzajach aktów wewnątrzzakładowych, a także w poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W mojej ocenie, należy dążyć do uregulowania zasad pracy zdalnej w jednym dokumencie takim jak porozumienie lub regulamin.

III. Udział pracowników we wprowadzeniu pracy zdalnej – czy jest konieczny?

Zasady wykonywania pracy zdalnej ma określać pracodawca, co do zasady, we współpracy z organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników.

W praktyce, najczęściej będziemy mieli do czynienia z koniecznością odbycia konsultacji z przedstawicielami pracowników. Jednak, w większości zakładów pracy spotkać się można z brakiem organizacji związkowych. Wówczas, pracodawca ustala zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Ustawodawca użył liczby mnogiej, a więc przedstawicieli powinno być co najmniej dwóch.

Konsultacja to nic innego jak zasięgnięcie opinii czy poznanie stanowiska innej osoby lub osób na dany temat, które nie jest wiążące dla drugiej strony.

Wobec tego, nawet jeśli pracodawca przedstawi projekt regulaminu do konsultacji, zgłoszone uwagi czy wskazówki przez przedstawicieli pracowników wcale nie muszą zostać uwzględnione przez tego pracodawcę na dalszym etapie pracy nad regulaminem.

III. Przedstawiciele pracowników

Pracodawcy chcący wprowadzić regulamin pracy zdalnej powinni odpowiedzieć sobie na pytanie, czy są pracownicy pełniący funkcję przedstawicieli pracowników w zakładzie pracy.

Jeśli tak, należy potwierdzić, że przedstawiciele są wyłonieni do udziału w konkretnych czynnościach, w których przepisy prawa pracy przewidują udział przedstawicieli pracowników (np. do tworzenia służby bhp), czy we wszystkich sprawach, w których ich udział przewidziały przepisy prawa pracy. W pierwszym przypadku, należy wyłonić przedstawicieli pracowników do udziału w czynnościach mających na celu wdrożenie pracy zdalnej w zakładzie pracy.

Jeśli w zakładzie pracy nie zostali wybrani przedstawiciele pracowników, należy podjąć działania mające na celu organizację wyborów przedstawicieli pracowników.

Od razu wyjaśniam, że kodeks pracy ani inne przepisy prawa nie określają sposobu, w jaki mają być wyłaniani przedstawiciele pracowników, na jak długo, ani nie określają żadnych innych kwestii związanych z przyznaniem pracownikom tej funkcji. W poszczególnych przepisach znajduje się tylko informacja, że przedstawiciele pracowników wyłaniani są w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Przyjmuje się, że przedstawiciele pracowników wyłaniani są w wyborach. Zasady wyboru przedstawicieli pracowników powinny zostać uregulowane w przepisach wewnątrzzakładowych. Najczęściej tworzy się regulamin wyborów przedstawicieli pracowników.

W niektórych zakładach pracy (u pracodawców wykonujących działalność gospodarczą zatrudniających co najmniej 50 pracowników) powinna funkcjonować rada pracowników, o której mowa w ustawie z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji.

Wydaje się, że właśnie z tą radą pracowników pracodawca może skonsultować regulamin pracy zdalnej. W skład rady wchodzą w końcu pracownicy wybrani w wyborach przez innych pracowników, a sama rada jest swojego rodzaju przedstawicielstwem pracowników.

IV. Wprowadzenie pracy zdalnej – podsumowanie

Wdrożenie pracy zdalnej w zakładzie pracy nie jest najprostszym zadaniem.

Może się okazać, że zanim, jako pracodawca, przystąpisz do sporządzania odpowiednich dokumentów dotyczących pracy zdalnej, będziesz musiał „cofnąć się” o krok i umożliwić wyłonienie przedstawicieli pracowników.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”shadow-down-left” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Sigmund on Unsplash