Jak rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem w czasie pandemii?

Od ponad roku publikuję wpisy nawiązujące mniej lub bardziej do stanu epidemii i rozwiązań wprowadzanych kolejnymi tarczami antykryzysowymi. Niezależnie od tego, czy mamy stan epidemii czy nie, cały czas rynek pracy zmienia się, nowi pracownicy są zatrudniani, a inni zwalniani.

Obecnie u wielu pracodawców, kończy się okres wszelkich dofinansowań do zatrudnienia i niestety niektórzy stoją przed wyzwaniem, koniecznością rozwiązania umów o pracę z pracownikami. Nie ma co ukrywać jest to temat stresujący również dla pracodawców.

W tym wpisie odniosę się więc do sposobów doręczania oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę pracownikowi przez pracodawcę.

I. Rozwiązanie umowy o pracę w czasie pandemii – jak to zrobić dobrze? Na co zwrócić uwagę?

Czyli wymogi formalne związane z rozwiązywaniem umów o pracę.

Zgodnie z art. 30 k.p., oświadczenie o wypowiedzenie umowy o pracę składane zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę, powinno mieć formę pisemną.

Forma pisemna oznacza, że oświadczenie o wypowiedzeniu powinno zostać napisane na kartce czy napisane w programie komputerowym i wydrukowane, a następnie podpisane własnoręcznie.

Wymaganie zachowania podpisu własnoręcznego nie jest dochowane, gdy nie jest to znak oryginalny, a jedynie odtworzony za pomocą kserokopiarki, skanera, faksu etc. (wyrok SN z dnia 24 sierpnia 2009 r., I PK 58/09).

Nie można więc (co do zasady) wysłać pracownikowi wiadomości e-mail z zeskanowanym oświadczeniem o wypowiedzeniu umowy o pracę, aby nie narazić się na zarzut naruszenia przepisów kodeksu pracy.

Art. 30 § 3 k.p.: Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.

Art. 78 § 1 k.p.: Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

O tym jak odwołać się od wypowiedzenia (i kiedy warto to rozważyć) – dowiesz się z artykułu, który znajdziesz tutaj.

Równoznaczna z formą pisemną jest forma elektroniczna w sytuacji, gdy oświadczenie o wypowiedzeniu w formie elektronicznej (znajdujące się w pliku PDF czy w wiadomości w poczcie elektronicznej), zostanie opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest zwykły podpis, który można ustawić w poczcie elektronicznej. Kwalifikowany podpis elektroniczny można nabyć odpłatnie w wyspecjalizowanych podmiotach, np. w Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych.

Opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, tak jak podpisem własnoręcznym, stwarza domniemanie, że osoba, która się podpisała, złożyła oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę.

Art. 78¹ Kodeks Pracy

§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Na ten temat pisałam już też we wcześniejszym artykule, który znajdziesz tutaj.

II. Jak rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem w czasie pandemii?

Czyli jakie sposoby doręczenia wypowiedzenia umowy o pracę warto rozważyć?

1. Tradycyjna forma wręczenia wypowiedzenia umowy o pracę / Oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę

Oczywiście, najprostszym sposobem doręczenia oświadczenia woli jest przekazanie dokumentu zawierającego własnoręczny podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy do rąk pracownika.

Pracownikowi należy wręczyć oryginał pisma zawierającego oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę (oryginał zawiera bowiem własnoręczny podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy). Może mieć to miejsce w zakładzie pracy, a może mieć to miejsce również w miejscu zamieszkania pracownika (jeśli, przykładowo, pracodawca postanowi osobiście udać się do miejsca zamieszkania pracownika).

Aktualnie, jednak, kontakt osobisty jest ograniczany.

2. Wysłanie wypowiedzenia umowy o pracę na adres e-mail, podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Z tego względu, jeśli tylko pracodawca posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, warto z niego skorzystać i przesłać oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę w wersji elektronicznej za potwierdzeniem odbioru/odczytania wiadomości e-mail.

Jak wspomniałam wyżej, przesłanie wypowiedzenia faksem lub e-mailem (bez kwalifikowanego podpisu) nie zawiera autentycznego podpisu pracodawcy (uchwała SN z 2 października 2000 r., III PZP 17/02).

Takie oświadczenie w formie elektronicznej powinno zostać przesłane na adres służbowy pracownika, ewentualnie, jeśli pracownik przekazał pracodawcy prywatny adres e-mail i wyraził zgodę na jego używanie w sprawach pracowniczych – oświadczenie może zostać przesłane na prywatną pocztę pracownika.

3. Wysłanie wypowiedzenia umowy o pracę / oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę listem poleconym nie zawsze będzie obecnie skuteczne!

Innym sposobem doręczenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę przez pracodawcę jest doręczenie go za pośrednictwem kuriera.

W normalnych warunkach optowałabym za skorzystaniem z usług pocztowych, jednak, jeszcze w kwietniu 2020 r. wyłączono, w okresie do czternastego dnia po upływie stanu epidemii lub stanu epidemicznego, możliwość przyjęcia fikcji doręczenia i zwrotu nadawcy przesyłek pocztowych, których fizycznie nie doręczono adresatowi.

Mowa o tym w art. 98 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2:

Nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów.

Do momentu wprowadzenia art. 98 ww. ustawy, 2-krotnie awizowana przesyłka polecona, zawierająca oświadczenie o wypowiedzenie umowy o pracę, która nie została odebrana przez pracownika, była uważana za doręczoną. Wyznaczało to, w przypadku oświadczenia o wypowiedzeniu, początek biegu okresu wypowiedzenia.

Z wyroku SN z dnia 5 października 2005 r., I PK 37/05, wynika, że pracownik mógł zapoznać się z treścią skierowanego do niego przez pracodawcę pisma najpóźniej z upływem siódmego dnia od chwili powtórnego awizowania przesyłki zawierającej oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy za wypowiedzeniem, a więc za datę rozwiązania stosunku pracy należy uznać datę powtórnego awizowania zwiększoną o 7 dni. Należy pamiętać, że Poczta Polska S.A. przechowuje przesyłki maksymalnie 14 dni.

Art. 98 ww. ustawy wyklucza taką możliwość, o ile pismo zawierające oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę zostanie przesłane za pośrednictwem wyznaczonego operatora, jakim jest Poczta Polska S.A.

Przykładowo, jeśli pracodawca wyśle przesyłkę zawierającą oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę za pośrednictwem Poczty Polskiej S.A., a pracownik jej nie odbierze w ciągu 14 dni, nie można uznać, że została doręczona pracownikowi. Termin okresu wypowiedzenia nie zaczyna więc biec (zacznie biec po upływie 14 dni od ustania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego).

A może rozważyć wysłanie wypowiedzenia umowy o pracę poprzez kuriera?

Z kolei, jeśli przesyłka byłaby doręczana za pośrednictwem kuriera, odbiór takiej przesyłki oznacza, że rozpoczyna bieg okres wypowiedzenia. Niestety, gdy pracownik jest niedostępny, nie otwiera drzwi, nie można również uznać doręczenia za skuteczne.

Jeśli pracownik odmówi przyjęcia przesyłki od kuriera, analogicznie jak w przypadku doręczenia za pośrednictwem poczty, należałoby uznać, że przesyłka została doręczona, a odmowa odbioru przesyłki nie wyklucza skutecznego dokonania wypowiedzenia mu umowy o pracę.

III. Podsumowanie – rozwiązanie umowy o pracę w czasie pandemii.

Jak widać, nowa sytuacja wymusza stosowanie nowych rozwiązań.

Skoro przesyłanie pism do pracownika za pośrednictwem poczty jest, w zasadzie, bezskuteczne, należy sięgnąć po inne rozwiązania – skorzystać z usług firm kurierskich lub przesłać oświadczenie o wypowiedzeniu podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Trzeba się jednak też do tego dobrze przygotować, żeby sobie taką możliwość zapewnić.

Jeśli będziesz mieć pytania warto skorzystać z doradztwa w tym zakresie.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Jan Tinneberg on Unsplash