Jak prawidłowo powierzyć pracownikowi mienie?

Dzisiejszy wpis będzie dotyczył odpowiedzialności pracownika za tzw. mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się. Brzmi dość starsznie ale…

Chodzi o nic innego jak o sytuację, w której pracodawca przekazuje pracownikowi narzędzia niezbędne do wykonywania obowiązków służbowych, z tym że nie mam tu na myśli spinaczy czy też długopisów, a bardziej kosztowne mienie jak np. komputer, telefon czy też pieniądze.

Wyjaśnię dziś, w jaki sposób pracodawca powinien takie mienie pracownikowi przekazać, tak aby w razie wystąpienia szkody miał możliwość żądania jej naprawienia przez pracownika, i jakie skutki ma prawidłowe/nieprawidłowe powierzenie mienia dla pracownika.

I. Powierzenie mienia – uwagi wstępne

Na pewno wielu z Was spotyka się z pojęciem „odpowiedzialności materialnej pracownika”.

Jest to bardzo pojemne pojęcie i dzieli się je na odpowiedzialność: za szkodę wyrządzoną pracodawcy na zasadach ogólnych (np. pracownik firmy remontowo-wykończeniowej, podczas gdy malował ścianę w kuchni klienta, strącił ręką puszkę z farbą, która rozlała się na niezabezpieczony fragment podłogi)  i za mienie powierzone pracownikowi.

Pamiętajcie, że w przypadku odpowiedzialności na zasadach ogólnych wystarczy pracownikowi oddać rzeczy do używania, a w przypadku odpowiedzialności za mienie powierzone należy je właśnie powierzyć (oprócz tego pomiędzy oba wspomnianymi rodzajami odpowiedzialności występują różnice).

O wspomnianych różnicach mogliście już przeczytać na moim blogu.

We wpisie opowiem przede wszystkim o indywidualnej odpowiedzialności za mienie powierzone. Wyróżnia się także wspólną odpowiedzialność za mienie powierzone, o której dziś wspomnę, jednak rządzi się ona swoimi prawami i jest to temat na osobny wpis J

II. Jak prawidłowo powierzyć mienie?

O tym, jakie mienie może zostać pracownikowi powierzone i przesłankach odpowiedzialności pracownika za mienie powierzone pisałam tutaj:

Odpowiedzialność pracownika za mienie powierzone

Jedną z nich jest prawidłowe powierzenie mienia. Ponownie odniosę się do tego zagadnienia.

Aby mienie zostało prawidłowo powierzone muszą zaistnieć dwa elementy:

1. Pracownik musifaktycznie posiadać mienie. Co ważne, przed objęciem mienia w posiadanie pracownik musi mieć możliwość sprawdzenia ilości, jakości, wartości przekazywanego mienia
2. Pracodawca powinien zapewnić warunki umożliwiające kontrolowanie ilości i jakości powierzonego mienia przez okres powierzenia. Innymi słowy chodzi o zabezpieczenie powierzonego mienia przed dostępem osób nieupoważnionych i zapewnienie warunków umożliwiających utrzymanie powierzonego mienia w stanie niepogorszonym (niewynikającym z normalnego użytkowania tego mienia) i używanie tego mienia w sposób zgodny z jego przeznaczeniem.

Zabezpieczenie mienia może polegać m.in. na poleceniu odkładania telefonów służbowych czy odzieży roboczej do szafek zamykanych na klucz, na wyposażeniu samochodu służbowego w autolaram i blokadę skrzyni biegów czy też na zamawianiu oryginalnych części do maszyn, nad którymi pracownik ma pieczę.

III. Sposób powierzenia mienia

W praktyce przyjmuje się, że prawidłowe powierzenie mienia pracownikowi polega na:

1. wyrażeniu przez pracownika zgody na powierzenie mu mienia z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się oraz
2. wydaniu przez pracodawcę mienia w taki sposób, aby pracownik mógł zweryfikować jego stan i objąć to mienie w posiadanie (ten punkt tożsamy jest z punktem a) we fragmenciePrawidłowe powierzenie mienia).

Jak pracownik powinien wyrazić zgodę?

Pracownik może wyrazić zgodę w dowolnej formie, niekoniecznie w formie pisemnej (np. pisemnego potwierdzenia powierzenia mienia). Zgoda może nawet wynikać z rodzaju wykonywanej pracy, przykładowo, jeśli pracownik zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego na obszar 3 sąsiadujących województw otrzymuje kluczyki do samochodu, którym ma poruszać się na tak oznaczonym terenie (sam fakt przyjęcia kluczyków w takich warunkach będzie świadczył o przyjęciu na siebie odpowiedzialności za mienie powierzone).Zgoda pracownika na przyjęcie odpowiedzialności za mienie powierzone może wynikać także z faktu zawarcia przez kilku pracowników umowy z pracodawcą o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

Jak przebiega wydanie mienia?

Weryfikacja stanu przekazywanego mienia ma znaczenie zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Dzięki temu, w momencie zwrotu czy też rozliczania się z powierzonego mienia, można porównać stan tego mienia ze stanem wyjściowym.

Co ważne, przekazanie nie musi przybrać formy remanentu czy inwentaryzacji, co jest powszechną praktyką w przypadku magazynów czy sklepów. Natomiast, podkreśla się, że pracownik musi brać udział przy sprawdzaniu mienia, które następnie będzie mu powierzone.

W jednym z wyroków Sąd Najwyższy określił to w ten sposób: Ważne jest natomiast, aby pracownik był obecny przy powierzaniu mu mienia i mógł kontrolować stan, ilość i wartość faktycznie powierzanego mu mienia(wyrok SN z dnia 24 stycznia 2017 r., II PK 306/15).

Natomiast Sąd Apelacyjny w wyroku z dnia 21 kwietnia 1995 r., III APr 82/94, wyjaśnił następująco, co to jest prawidłowe powierzenie mienia: Prawidłowe powierzenie mienia to takie, które dla przejmującego ustala stan zerowy, czyli punkt wyjścia, w kierunku późniejszych rozliczeń, bowiem inwentaryzacja początkowa i końcowa dają możliwość wyliczenia ewentualnego braku (niedoboru w mieniu).

Pracownik powinien brać również udział przy sprawdzaniu mienia przy okazji jego zdawania, np. kierownik magazynu w razie ustania stosunku pracy powinien być obecny przy weryfikacji ilości towaru na magazynie (czy nie powstało manko).

Wydanie mienia będzie najczęściej polegać na jego przekazaniu pracownikowi, np. pracodawca wydaje pracownikowi telefon służbowy, odzież roboczą etc.

Ponadto, praktyka pokazuje, że powierzenie zachodzi przykładowo w sytuacji, kiedy pracownik wydaje towar należący do pracodawcy, a w zamian otrzymuje za niego pieniądze (tzw. wtórne powierzenie mienia), np. sprzedawca w sklepie odzieżowym sprzedaje bluzkę, a w zamian otrzymuje od kupującego pieniądze, które stanowią mienie powierzone (w tej sytuacji towar nie pochodzi od pracodawcy).

IV. Podsumowując – na co zwrócić uwagę powierzając mienie?:

Należy pamiętać, że zawsze lepiej dysponować dokumentem potwierdzającym przyjęcie przez pracownika odpowiedzialności za powierzone mienie – świadczy on zarówno o wyrażeniu zgody, jak i o przekazaniu mienia, jeśli równocześnie mienie jest przekazywane.

Będzie miał on znaczenie w  razie ewentualnego sporu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Może mieć to formę oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności za mienie powierzone (można spotkać się z różnymi nazwami, np. deklaracja, potwierdzenie), protokołu zdawczo-odbiorczego czy też umowy o powierzeniu mienia.

Umowa o powierzeniu mienia będzie rozbudowanym pod względem treści dokumentem i najczęściej obejmuje także warunki korzystania z powierzonego mienia i zasady jego zwrotu.

Stan powierzanego mienia (ilość, wartość) również powinien być ujęty w treści tych dokumentów.

Oczywiście, może zdarzyć się tak, że w umowie o pracę pracownik zobowiąże się do ponoszenia odpowiedzialności za mienie powierzone.

Nie zwalnia to pracodawcy od umożliwienia pracownikowi sprawdzenia stanu tego mienia i od wydania tego mienia pracownikowi – wówczas warto sporządzić osobny dokument potwierdzający powierzenie mienia, np. protokół zdawczo-odbiorczy.

Posiadanie tego rodzaju dokumentu przez pracownika jest również dobrym rozwiązaniem na wypadek sporu.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracodawca zarzuca pracownikowi, że uszkodził ekran telefonu marki X, podczas gdy pracownik użytkuje telefon marki Y – taki dokument pozwala pracownikowi podjąć skuteczną obronę.

V. Dla przykładu – potwierdzenie powierzenie pracownikowi mienia może wyglądać następująco:

---

Data i miejsce sporządzenia dokumentu

Dane pracodawcy

POTWIERDZENIE POWIERZENIA PRACOWNIKOWI SŁUŻBOWEGO KOMPUTERA

1. Na podstawie art. 124 k.p. powierzam Panu/Pani ……………… zatrudnionej na stanowisku …………. mienie w postaci …………………… (jeżeli oprócz mienia przekazywane są niezbędne akcesoria należy je również wskazać) do użytku służbowego
2. Pracownik ponosi odpowiedzialność za prawidłowe użytkowanie powierzonego mienia.

Podpis pracodawcy

Pracownik potwierdza, iż zapoznał się ze stanem technicznym mienia.

Ponadto, pracownik potwierdza  odbiór mienia:

Podpis pracownika

---

VI. Informacje dodatkowe dotyczące powierzenia mienia. 

Zgodnie z art. 124 k.p. o odpowiedzialności za mienie powierzone pracownik ponosi odpowiedzialność za mienie, którego nie zwrócił lub z którego się nie wyliczył – odpowiada za braki ilościowe. Natomiast, jeśli pracownik zwrócił mienie, ale uszkodzone, sytuacja przedstawia się zupełnie inaczej:

– jeśli pracownik zwrócił mienie, ale uszkodzone, i pracownik doprowadził do tego w sposób umyślny, pracownik nadal ponosi pełną odpowiedzialność, za całą wyrządzoną szkodę i ewentualne straty pracodawcy

– np. pracownik kwiaciarni nie wymieniał wody w wazonach z kwiatami, przez co zwisają główki kwiatów i pracodawca poniósł szkodę w postaci ceny, jaką zapłacił za te kwiaty i kwoty, którą miał uzyskać za przygotowanie 10 ślubnych bukietów z tych kwiatów (należy przyjąć, że wymiana wody w kwiaciarni jest elementarnym obowiązkiem pracownika),

jednak

– jeśli pracownik zwrócił mienie, ale uszkodzone, i pracownik doprowadził do tego w sposób nieumyślny, pracownik ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych, czyli do wysokości 3 wynagrodzeń miesięcznych

– np. w trakcie inwentaryzacji w sklepie, w którym sprzedawane były koszule męskie, okazało się, że wystawowe modele białych koszul są zażółcone i w efekcie, aby je sprzedać, pracodawca musi obniżyć ich cenę (trudno przypisać pracownikowi winę umyślną w tym przypadku, bowiem normalnym skutkiem używania białych ubrań jest ich zażółcenie, aczkolwiek pracownik mógł zastąpić modele wystawowe nowymi i uniknąć powstania defektu).

Biorąc pod uwagę zróżnicowanie odpowiedzialności pracownika, zarówno pracodawca, jak i pracownik, powinni dopilnować, aby stan powierzanego mienia został dokładnie skontrolowany przed przekazaniem tego mienia pracownikowi/przed objęciem go w posiadanie przez pracownika!

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]