ZUS przy pracy zdalnej

Kontynujemy temat pracy zdalnej, tematyka to kopalnia pytań, wątpliwości, inspiracji 😉

W dzisiejszym wpisie odniosę się do zwolnienia z oskładkowania kosztów pracy zdalnej (w zakresie niedotyczącym pracy zdalnej okazjonalnej).

I. Koszty, które pracodawca ma obowiązek pokryć przy pracy zdalnej

W art. 67²⁴ § 1 pkt 1, 2 i 4 k.p. ustawodawca wskazał, jakie koszty związane z pracą zdalną pracodawca ma obowiązek ponieść.

Są nimi:

– koszty materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzenia techniczne, potrzebne do zdalnego wykonywania pracy,

– koszty instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, koniecznych do wykonywania pracy zdalnej,

– koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych potrzebnych do wykonywania pracy zdalnej,

– koszty szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Chodzi o pokrycie przez pracodawcę kosztów, które, w pierwszej kolejności ponosi pracownik.

Np. pracownik kupuje samodzielnie, na potrzeby pracy zdalnej, laptopa, a pracodawca zwraca koszt jego zakupu.

Ustawodawca przewidział różnorodne sposoby pokrywania ww. kosztów.

W przypadku kosztów materiałów i narzędzi pracy, np. laptop, pracodawca zwraca nominalny koszt ich zakupu.

Jeśli chodzi o koszty instalacji czy serwisu narzędzi pracy, pracodawca, bądź zwraca pracownikowi kwotę poniesioną przez pracownika z tego tytułu, bądź decyduje się na wypłatę ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Pracodawca wypłaca również pracownikowi ekwiwalent pieniężny lub ryczałt z tytułu używania narzędzi pracy zdalnej niezapewnionych przez pracodawcę.

W przypadku zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika tytułem energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, pracodawca, bądź zwraca pracownikowi odpowiednio wyliczoną kwotę (z uwzględnieniem m.in. czasu pracy zdalnej), bądź decyduje się na wypłatę ryczałtu.

Jeśli chodzi o zwrot kosztów szkoleń i pomocy technicznej, ustawodawca nie zajął w tym zakresie stanowiska, a więc to pracodawca ustala zasady finansowania szkoleń i pomocy technicznej. Nie da się, jednak, ukryć, że pojęcie „pomocy technicznej”, w zasadzie, jest zbieżne z pokryciem kosztów instalacji, serwisu etc. narzędzi pracy.

II. ZUS – Zwolnienie składkowe przy pracy zdalnej

Art. 67²⁵ k.p. stanowi tak:

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przepis ten wyłącza z pojęcia przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychody pracownika, o których mowa w art. 67²⁴ k.p., a do których zalicza się m.in. ekwiwalent pieniężny lub ryczałt.

Jakie to ma znaczenie dla zwolnienia od opłacania składek społecznych?

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o którym mowa w art. 12 tej ustawy.

Podobnie, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

Jeśli, więc, określone świadczenia wypłacane przez pracodawcę pracownikowi nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, nie stanowią one również podstawy wymiaru składek.

Zgadza się, że świadczenia z art. 67²⁴ k.p. nie są wymienione w katalogu świadczeń niestanowiących podstawy wymiaru składek w rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ich wyłączenie z podstawy wymiaru składek zostało uregulowane „poziom wyżej” aniżeli w rozporządzeniu – bo w ustawie. Jeśli określone świadczenia nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, automatycznie nie wchodzą one w skład podstawy wymiaru składek.

Dla rozstrzygnięcia, czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a w konsekwencji, czy powstaje obowiązek opłacania składek na te ubezpieczenia, decydujące znaczenie ma, czy dla celów podatkowych zostanie on zakwalifikowany jako przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.

To jest zasada wynikająca z przepisów i zasada, którą organ rentowy wielokrotnie powtarzał w swoich interpretacjach, np. w interpretacji z dnia 23 marca 2023 r., DI/100000/43/209/2023.

III. Podsumowanie

Widzisz, więc, że świadczenia, które pracodawca pokrywa z tytułu pracy zdalnej, nie podlegają, ani oskładkowaniu, ani opodatkowaniu.

Z biegiem czasu okaże się, jak do zwolnienia od oskładkowania świadczeń związanych z pracą zdalną podejdzie ZUS, mianowicie, czy będzie kwestionować jakieś wyłączenia z podstawy wymiaru składek czy nie.

Jeśli artykuł był dla Ciebie wartościowy i pomógł Ci pozyskać istotną wiedzę, możesz docenić nasz wkład i „postawić nam kawę”. Oczywiście nie jest to obowiązkowe.

Photo by Mediamodifier on Unsplash