Sygnaliści – kto zajmuje się obsługą zgłoszeń wewnętrznych?

Wracam na blogu z wpisem dotyczącym sygnalistów.

Z blogowych wpisów wiesz już, że podstawowym dokumentem w zakładzie pracy wdrażającym ochronę sygnalistów jest procedura zgłoszeń wewnętrznych.

A wiesz kto ma stosować tę procedurę, do kogo mają wpływać zgłoszenia?

Z tego wpisu dowiesz się:

– Kto z ramienia zakładu pracy ma przyjmować zgłoszenia i je rozpatrywać?

– Czy można zlecić wykonywanie ww. czynności podmiotowi zewnętrznemu?

– Czy ustawa o ochronie sygnalistów wymaga sporządzenia dokumentów w tym zakresie?

I. Kto przyjmuje zgłoszenia wewnętrzne i je rozpatruje?

W procedurze zgłoszeń wewnętrznych należy określić właśnie to:

⇒ kto jest upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych – według ustawy może to być:

– wewnętrzna jednostka organizacyjna w strukturze organizacyjnej podmiotu wdrażającego ochronę sygnalisty (np. dział kadr),

– osoba/osoby znajdujące się w strukturze organizacyjnej podmiotu wdrażającego ochronę sygnalisty (np. kierownik działu HR),

– podmiot zewnętrzny (np. kancelaria prawna),

⇒kto ma podejmować działania następcze, czyli weryfikować zgłoszenie i przeprowadzić dalsze postępowanie w związku ze zgłoszeniem.

Może to być ten sam podmiot, który przyjmował zgłoszenie, albo inna osoba lub jednostka organizacyjna w ramach w strukturze organizacyjnej podmiotu wdrażającego ochronę sygnalisty.

Tutaj ważna uwaga. Działań następczych nie może podejmować podmiot zewnętrzny.

Podmiot zewnętrzny:

• może tylko przyjąć zgłoszenie oraz
• może stanowić wsparcie merytoryczne przy podejmowaniu działań następczych (rozpatrywaniu zgłoszenia) przez osobę/osoby/jednostkę w strukturze podmiotu wdrażającego ochronę sygnalisty.

II. Czy można zlecić wykonywanie ww. czynności podmiotowi zewnętrznemu?

Powtórzę to, co napisałam wyżej 😊

Zgłoszenia wewnętrzne mogą wpływać do podmiotu zewnętrznego.

Dalszą obsługą zgłoszeń podmioty zewnętrzne już nie mogą się zajmować, ale mogą pomagać zakładom, u których ochrona sygnalistów jest wdrożona.

Moja sugestia jest taka, żeby przed sporządzeniem procedury zgłoszeń wewnętrznych:

• ustalić, jakimi kanałami mają spływać zgłoszenia (do udostępnionej skrzynki, e-mailowo, telefonicznie, listownie, przez aplikację, system wewnętrzny etc.) i
• następnie dobrać do tego osoby lub podmioty odpowiedzialne za odbiór zgłoszeń.

III. Czy ustawa o ochronie sygnalistów wymaga sporządzenia dokumentów w tym zakresie?

Odpowiedź brzmi: tak.

Jeśli mowa o osobach znajdujących się w strukturze jednostki organizacyjnej, do której mają wpływać zgłoszenia, każda osoba musi posiadać upoważnienie do przetwarzania danych w związku ze zgłoszeniami naruszenia prawa.

Moim zdaniem, takie osoby powinny mieć dopisaną obsługę zgłoszeń wewnętrznych do swojego zakresu obowiązków.

Jeśli za przyjmowanie zgłoszeń i ich dalszą obsługę odpowiada konkretna osoba bądź jakiś dział, w którym oczywiście pracują również osoby fizyczne, należy przygotować dla tych osób pisemne upoważnienie do: przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób.

Jeśli za przyjmowanie zgłoszeń ma odpowiadać podmiot zewnętrzny, wówczas trzeba z nim podpisać umowę w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą (ten zakres może ulec modyfikacji).

W takiej umowie należy również uregulować kwestie przetwarzania danych osobowych (na kształt umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych).

Taka umowa zastępuje pisemne upoważnienie, o którym pisałam wyżej.

IV. Sygnaliści dokumentacja – podsumowanie

Jeśli potrzebujesz wsparcia w sporządzeniu pisemnego upoważnienia lub w przygotowaniu wzoru umowy zawieranej z podmiotem zewnętrznym, możesz zwrócić się do nas po pomoc.