Sygnaliści a biura rachunkowe – o czym warto wiedzieć?

Dzisiejszy wpis dedykuję prowadzącym biuro rachunkowe.

Kilka lat temu zapewne wprowadziliście, na szybko, procedurę zgłoszeń wewnętrznych.

Teraz jest, z kolei, czas, żeby ją zweryfikować i ewentualnie poprawić.

Na co zwrócić uwagę?

Przeczytaj artykuł.

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Jakie elementy w ustawie o ochronie sygnalistów są nowe?
2. Anonimowe zgłoszenia – czy są możliwe?
3. Jaki jest moment objęcia ochroną sygnalisty?
4. Jaka jest wysokość odszkodowania dla sygnalisty?
5. Jak zmodyfikować procedurę zgłoszeń wewnętrznych?

Zaczynamy!

I. Jakie elementy w ustawie o ochronie sygnalistów są nowe?

Jak pod koniec 2021 r. okazało się, że dyrektywa nie zostanie implementowana do polskiego porządku prawnego, pojawiły się ożywione dyskusje dotyczące tego, czy dyrektywa będzie stosowana wprost w Polsce czy nie mimo braku ustawy regulującej kwestie sygnalistów. Podmioty, które w pierwszej kolejności, według dyrektywy, miały wdrożyć ochronę sygnalistów, w popłochu sporządzały procedury/regulaminy i wdrażały je w zakładach pracy. Tak działo się przede wszystkim w biurach rachunkowych.

Uważam, że teraz przyszedł moment, aby zweryfikować treść tych regulaminów pod kątem procedowanej w Sejmie i Senacie ustawy.

Więcej na temat przepisów dotyczących sygnalistów przeczytasz przykładowo w artykule, który znajdziesz tutaj.

II. Anonimowe zgłoszenia – czy są możliwe?

Dyrektywa ws. sygnalistów pozostawiła państwom członkowskim możliwość zadecydowania, czy w danym państwie będzie nałożony obowiązek przyjmowania anonimowych zgłoszeń sygnalnych czy nie.

W ustawie o ochronie sygnalistów przewidziano, że Podmiot prawny, Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny mogą przyjmować zgłoszenia dokonane anonimowo.

Oznacza to, że każdorazowo, w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, jej autor, decyduje, czy dopuszcza dokonywanie zgłoszeń anonimowo czy nie.

Pamiętajmy, że umożliwiając dokonywanie zgłoszeń anonimowo, należy przewidzieć odrębne zasady postępowania z takimi zgłoszeniami.

III. Jaki jest moment objęcia ochroną?

Z przepisów dyrektywy nie wynika jasno, od jakiego momentu sygnalista jest objęty ochroną.

W ustawie o ochronie sygnalistów, w jej art. 6, postanowiono, że sygnalista będzie objęty ochroną od chwili dokonania zgłoszenia, zaś data wpływu zgłoszenia nie będzie mieć znaczenia w przyznania ochrony (tak zostało wskazane z uzasadnieniu do projektu ustawy).

Należałoby, więc, sądzić, że jeśli zgłoszenie pisemne będzie datowane na 10 czerwca, a wpłynie do działu obsługującego zgłoszenia wewnętrzne 12 czerwca, ochrona będzie przyznana od 10 czerwca.

Co ciekawe, w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych odnotowywać należy datę dokonania zgłoszenia.

Myślę, że te niuanse wymagają jeszcze doprecyzowania bądź wszelkie wątpliwości zostaną rozwiązane w procesie stosowania przepisów.

IV. Jaka jest wysokość odszkodowania dla sygnalisty?

W dyrektywie mowa o prawie do odszkodowania dla sygnalisty, za wyjątkiem tego, że państwa członkowskie powinny zapewnić pełne odszkodowanie dla sygnalisty za poniesioną przez sygnalistę szkodę w razie dokonania zgłoszenia.

Zgodnie zaś z art. 14 ustawy o ochronie sygnalistów:

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Pisząc o środkach ochrony sygnalistów w regulaminie, warto to uwzględnić.

V. Jak zmodyfikować procedurę zgłoszeń wewnętrznych w biurach rachunkowych?

Procedurę zgłoszeń wewnętrznych należałoby zmienić w sposób wynikający z treści tej procedury. Na pewno w obowiązującej już procedurze znajduje się, na samym końcu, przepis dotyczący sposobu zmiany treści regulaminu zgłoszeń wewnętrznych.

Niemniej, uważam, że zabierając się za jego zmianę, należałoby poddać zmianie także przepisy dotyczące właśnie zasad modyfikowania postanowień regulaminu i dostosować je do zasad wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów.

Podejrzewam, że w obowiązujących regulaminach macie chociażby zapisane, że regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników (tak jak np. w przypadku regulaminu wynagradzania).

Z ustawy o ochronie sygnalistów wynika zaś, że procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Jest to zapis korzystniejszy od zapisu podanego w poprzednim zdaniu i taką zasadę należy stosować w przypadku wprowadzania bądź modyfikowania procedury o ochronie sygnalistów.

Jako że ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje obowiązek skonsultowania treści procedury zgłoszeń wewnętrznych z przedstawicielami pracowników, uważam, że taka sama zasada dotyczy modyfikacji treści regulaminu. Powinno to również znaleźć odwzorowanie w treści procedury.

Jak widzisz, wdrażanie przepisów o ochronie sygnalistów nie jest najłatwiejszym zadaniem. Jeśli chciałbyś mojego wsparcia w tym zakresie, napisz do nas.