W ostatnim czasie na blogu opublikowałam wpisy nt. podróży służbowej i oddelegowania. Znajdziesz go tutaj.

Dzisiejszy wpis również będzie dotyczył tej tematyki.

Chciałabym w kilku słowach napisać, czy ZUS może zakwestionować podstawę wymiaru składek w przypadku oddelegowania i podróży służbowej, a jeśli tak, kiedy dzieje się to najczęściej.

I. Podróże służbowe, oddelegowania a podstawa wymiaru składek ZUS 

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przychód, zgodnie ze swoją ustawową definicją, to:

[…] wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Najprościej rzecz ujmując, jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie składające się tylko z jednego składnika to to wynagrodzenie w kwocie brutto stanowi przychód tego pracownika.

Jeśli pracownik otrzymuje dodatkowe składniki wynagrodzenie, przykładowo, premie, różnego rodzaju dodatki czy też diety, zasadniczo, stanowią one jego przychód.

Przepisy przewidują, jednak, przypadki, w których pewne rodzaje przychodów nie wliczają się do podstawy wymiaru składek.

Przypadki te zostały wymienione w § 2 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia wynika, że podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości wynikającej z rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jeśli, więc, pracownik przebywa w podróży służbowej i otrzymuje z tego tytułu dietę, wypłaconej diety, w wysokości wynikającej z rozporządzenia, nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek.

Na tym tle dochodzi jednak do sporów ZUS.

Bezsporne jest to, że ZUS ma kompetencję do tego, aby kontrolować podstawę wymiaru składek pracowników.

W sytuacji, w której ZUS kontroluje płatników składek, których pracownicy odbywają podróże służbowe, ZUS weryfikuje, czy wyjazdy pracowników rzeczywiście mogą być kwalifikowane jako podróże służbowe. Następnie, ZUS weryfikuje sposób wyliczenia podstawy wymiaru składek i wysokość odprowadzonych składek.

Jak się zapewne domyślasz, problemy pojawiają się wtedy, gdy ZUS dojdzie do wniosku, że sporny jest charakter wyjazdów pracowników, a zostały wypłacone diety, od których płatnik składek nie odprowadził składek.

Z praktyki wynika, że ZUS najczęściej podwyższa podstawę wymiaru składek w drodze decyzji poprzez doliczenie do podstawy wymiaru składek kwoty wypłacone tytułem rzekomych diet. W efekcie, prowadzi do powstania niedopłaty składek.

W jakich sytuacjach ZUS zwiększa podstawę wymiaru składek? O tym przeczytasz poniżej.

II. Przykładowe sytuacje w których ZUS kwestionował podstawę wymiaru składek

⇒ Brak podróży służbowej według ZUS 

Jeśli płatnik składek wypłaca pracownikom diety z tytułu delegacji, objęte wyłączeniem z podstawy wymiaru składek, muszą one wiązać się z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych.

Jednak, częstą sytuacją jest ta, w której, w danym zakładzie pracy, wyjazdy pracowników są kwalifikowane jako podróże służbowe, a w rzeczywistości nie powinno mieć to miejsca.

Przypominam, że w podróży służbowej przebywa pracownik, któremu stosowne polecenie wyjazdu wydał pracodawca. Pracodawca poleca odbycie podróży służbowej w określonym czasie, poza miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę, w celu wykonania określonego zadania, związanego z obowiązkami służbowymi pracownika.

Podróż służbowa charakteryzuje się przede wszystkim sporadycznością i krótkotrwałym charakterem.

O sporadyczności podróży służbowych świadczy m.in. czas ich trwania oraz ich wpadkowość. Pracownik nie może, bowiem, stale przebywać w podróży służbowej.

Jeśli pracownik na ogół wykonuje pracę w miejscu określonym w umowie o pracę, a w podróży służbowej spędza dzień lub kilka dni w miesiącu, na pewno możemy mówić o sporadyczności podróży. Jeśli pracownik nie ma z góry zaplanowanych podróży służbowych w każdym miesiącu, w równych odstępach czasu, a odbywa je dopiero, gdy zaistnieje potrzeba pracodawcy, na pewno mamy do czynienia z ich nieregularnością.

Jeśli chodzi o długość jednej podróży służbowej, kwestia ta stanowi przedmiot dyskusji. Na pewno podróż służbowa może trwać do 30 dni, a niektórzy przyjmują, że nawet do 3 miesięcy. Dłuższy wyjazd wzbudza szczególne zainteresowanie ZUS-u, jeśli pracodawca zakwalifikował go jako podróż służbową.

W konsekwencji, jeśli jesteś pracodawcą i planujesz, że Twoi pracownicy będą wykonywali swoją pracę również poza miejscem określonym w umowie o pracę, powinieneś zwrócić szczególną uwagę na wyżej wymienione cechy podróży służbowej.

Jeśli ZUS znajdzie podstawy do zakwestionowania charakteru wyjazdów pracowników, może doliczyć wartość wypłaconych świadczeń (diet) do podstawy wymiaru składek i żądać od Ciebie dopłaty składek wraz z odsetkami.

Delegowanie za granicę zamiast podróży służbowej

Inną, często spotykaną sytuacją jest ta, w której płatnik składek pomniejsza podstawę wymiaru składek o kwoty wypłaconych diet, twierdząc, że jego pracownicy odbywają podróże służbowe, podczas gdy zostali oni oddelegowani do wykonywania pracy i z tego tytułu nie należą im się diety.

Oddelegowanie to tymczasowe świadczenie pracy poza miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę. Jeden dłuższy wyjazd (zazwyczaj za granicę) w celu wykonywania zwykłych obowiązków pracowniczych najczęściej kwalifikowany jest jako oddelegowanie.

Głównym kryterium, na jakie ZUS zwraca uwagę, jest długość wyjazdu pracownika, a więc to, jak długo pracownik wykonuje pracę poza miejscem pracy pierwotnie określonym w umowie o pracę.

Jeśli wykonywanie pracy poza umówionym miejscem staje się regułą lub znacznie przekracza zakres incydentalności należy stwierdzić umowną zmianę warunków zatrudnienia w zakresie miejsca świadczenia pracy, co jest charakterystyczne dla oddelegowania

(wyrok SA we Wrocławiu z dnia 12 września 2019 r., III AUa 472/19).

Pracownik oddelegowany nie ma prawa do diety w przeciwieństwie do pracownika przebywającego w podróży służbowej. Jeśli, więc, jako pracodawca, wypłacałbyś diety pracownikom z tytułu ich wyjazdów, zakwalifikowanych w zakładzie pracy jako podróże służbowe, po zmianie kwalifikacji prawnej tych wyjazdów, zmianie ulega charakter dokonanych wypłat. Diety tracą swój status, a więc stanowią przychód podlegający oskładkowaniu (a za opłacanie składek odpowiada, jak dobrze wiesz, płatnik składek).

Jak wskazał SA w Gdańsku w wyroku z dnia 29 grudnia 2016 r., III AUa 1378/16:

W tej sytuacji świadczenie pracodawcy, choćby nazwane dietą z tytułu podróży służbowej, wypłacone pracownikowi nieodbywającemu takiej podróży, a mających miejsce pracy za granicą, nie jest należnością, o której mowa w § 2 punkt 15 rozporządzenia, tylko przychodem, stanowiącym podstawę wymiaru składek w rozumieniu art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Instytucja podróży służbowej nie może być bowiem aplikowana, tym bardziej instrumentalnie, dla ukrywania wynagrodzenia za pracę, czasu pracy, czy też dla zmniejszenia obciążeń podatkowych i składkowych (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 lutego 2012 r., III UK 54/11, LEX nr 1157573).

III. Podróże służbowe, delegacje a ZUS – podsumowanie

Kwestii kwalifikowania wyjazdów jako podróży służbowej lub oddelegowania można byłoby poświęcić wiele wpisów.

W razie wątpliwości odnośnie do charakteru wyjazdów pracowników i rozliczania wynagrodzeń, polecam Ci kontakt z profesjonalistą.

W końcu lepiej wcześniej, samodzielnie, znaleźć odpowiedź na nurtujące pytania i niejasności aniżeli dać ZUS podstawy do wydania niekorzystnej decyzji.

icon
Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: katarzyna@klemba.pl

Photo by Oscar Nilsson on Unsplash

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Zaznaczone pola są obowiązkowe *