W ostatnim czasie na blogu opublikowałam wpisy nt. podróży służbowej i oddelegowania. Znajdziesz go tutaj.

Dzisiejszy wpis również będzie dotyczył tej tematyki.

Chciałabym w kilku słowach napisać, czy ZUS może zakwestionować podstawę wymiaru składek w przypadku oddelegowania i podróży służbowej, a jeśli tak, kiedy dzieje się to najczęściej.

I. Podróże służbowe, oddelegowania a podstawa wymiaru składek ZUS 

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przychód, zgodnie ze swoją ustawową definicją, to:

[…] wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Najprościej rzecz ujmując, jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie składające się tylko z jednego składnika to to wynagrodzenie w kwocie brutto stanowi przychód tego pracownika.

Jeśli pracownik otrzymuje dodatkowe składniki wynagrodzenie, przykładowo, premie, różnego rodzaju dodatki czy też diety, zasadniczo, stanowią one jego przychód.

Przepisy przewidują, jednak, przypadki, w których pewne rodzaje przychodów nie wliczają się do podstawy wymiaru składek.

Przypadki te zostały wymienione w § 2 rozporządzenia z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia wynika, że podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do wysokości wynikającej z rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Jeśli, więc, pracownik przebywa w podróży służbowej i otrzymuje z tego tytułu dietę, wypłaconej diety, w wysokości wynikającej z rozporządzenia, nie uwzględnia się w podstawie wymiaru składek.

Na tym tle dochodzi jednak do sporów ZUS.

Bezsporne jest to, że ZUS ma kompetencję do tego, aby kontrolować podstawę wymiaru składek pracowników.

W sytuacji, w której ZUS kontroluje płatników składek, których pracownicy odbywają podróże służbowe, ZUS weryfikuje, czy wyjazdy pracowników rzeczywiście mogą być kwalifikowane jako podróże służbowe. Następnie, ZUS weryfikuje sposób wyliczenia podstawy wymiaru składek i wysokość odprowadzonych składek.

Jak się zapewne domyślasz, problemy pojawiają się wtedy, gdy ZUS dojdzie do wniosku, że sporny jest charakter wyjazdów pracowników, a zostały wypłacone diety, od których płatnik składek nie odprowadził składek.

Z praktyki wynika, że ZUS najczęściej podwyższa podstawę wymiaru składek w drodze decyzji poprzez doliczenie do podstawy wymiaru składek kwoty wypłacone tytułem rzekomych diet. W efekcie, prowadzi do powstania niedopłaty składek.

W jakich sytuacjach ZUS zwiększa podstawę wymiaru składek? O tym przeczytasz poniżej.

II. Przykładowe sytuacje w których ZUS kwestionował podstawę wymiaru składek

⇒ Brak podróży służbowej według ZUS 

Jeśli płatnik składek wypłaca pracownikom diety z tytułu delegacji, objęte wyłączeniem z podstawy wymiaru składek, muszą one wiązać się z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych.

Jednak, częstą sytuacją jest ta, w której, w danym zakładzie pracy, wyjazdy pracowników są kwalifikowane jako podróże służbowe, a w rzeczywistości nie powinno mieć to miejsca.

Przypominam, że w podróży służbowej przebywa pracownik, któremu stosowne polecenie wyjazdu wydał pracodawca. Pracodawca poleca odbycie podróży służbowej w określonym czasie, poza miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę, w celu wykonania określonego zadania, związanego z obowiązkami służbowymi pracownika.

Podróż służbowa charakteryzuje się przede wszystkim sporadycznością i krótkotrwałym charakterem.

O sporadyczności podróży służbowych świadczy m.in. czas ich trwania oraz ich wpadkowość. Pracownik nie może, bowiem, stale przebywać w podróży służbowej.

Jeśli pracownik na ogół wykonuje pracę w miejscu określonym w umowie o pracę, a w podróży służbowej spędza dzień lub kilka dni w miesiącu, na pewno możemy mówić o sporadyczności podróży. Jeśli pracownik nie ma z góry zaplanowanych podróży służbowych w każdym miesiącu, w równych odstępach czasu, a odbywa je dopiero, gdy zaistnieje potrzeba pracodawcy, na pewno mamy do czynienia z ich nieregularnością.

Jeśli chodzi o długość jednej podróży służbowej, kwestia ta stanowi przedmiot dyskusji. Na pewno podróż służbowa może trwać do 30 dni, a niektórzy przyjmują, że nawet do 3 miesięcy. Dłuższy wyjazd wzbudza szczególne zainteresowanie ZUS-u, jeśli pracodawca zakwalifikował go jako podróż służbową.

W konsekwencji, jeśli jesteś pracodawcą i planujesz, że Twoi pracownicy będą wykonywali swoją pracę również poza miejscem określonym w umowie o pracę, powinieneś zwrócić szczególną uwagę na wyżej wymienione cechy podróży służbowej.

Jeśli ZUS znajdzie podstawy do zakwestionowania charakteru wyjazdów pracowników, może doliczyć wartość wypłaconych świadczeń (diet) do podstawy wymiaru składek i żądać od Ciebie dopłaty składek wraz z odsetkami.

Delegowanie za granicę zamiast podróży służbowej

Inną, często spotykaną sytuacją jest ta, w której płatnik składek pomniejsza podstawę wymiaru składek o kwoty wypłaconych diet, twierdząc, że jego pracownicy odbywają podróże służbowe, podczas gdy zostali oni oddelegowani do wykonywania pracy i z tego tytułu nie należą im się diety.

Oddelegowanie to tymczasowe świadczenie pracy poza miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę. Jeden dłuższy wyjazd (zazwyczaj za granicę) w celu wykonywania zwykłych obowiązków pracowniczych najczęściej kwalifikowany jest jako oddelegowanie.

Głównym kryterium, na jakie ZUS zwraca uwagę, jest długość wyjazdu pracownika, a więc to, jak długo pracownik wykonuje pracę poza miejscem pracy pierwotnie określonym w umowie o pracę.

Jeśli wykonywanie pracy poza umówionym miejscem staje się regułą lub znacznie przekracza zakres incydentalności należy stwierdzić umowną zmianę warunków zatrudnienia w zakresie miejsca świadczenia pracy, co jest charakterystyczne dla oddelegowania

(wyrok SA we Wrocławiu z dnia 12 września 2019 r., III AUa 472/19).

Pracownik oddelegowany nie ma prawa do diety w przeciwieństwie do pracownika przebywającego w podróży służbowej. Jeśli, więc, jako pracodawca, wypłacałbyś diety pracownikom z tytułu ich wyjazdów, zakwalifikowanych w zakładzie pracy jako podróże służbowe, po zmianie kwalifikacji prawnej tych wyjazdów, zmianie ulega charakter dokonanych wypłat. Diety tracą swój status, a więc stanowią przychód podlegający oskładkowaniu (a za opłacanie składek odpowiada, jak dobrze wiesz, płatnik składek).

Jak wskazał SA w Gdańsku w wyroku z dnia 29 grudnia 2016 r., III AUa 1378/16:

W tej sytuacji świadczenie pracodawcy, choćby nazwane dietą z tytułu podróży służbowej, wypłacone pracownikowi nieodbywającemu takiej podróży, a mających miejsce pracy za granicą, nie jest należnością, o której mowa w § 2 punkt 15 rozporządzenia, tylko przychodem, stanowiącym podstawę wymiaru składek w rozumieniu art. 18 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Instytucja podróży służbowej nie może być bowiem aplikowana, tym bardziej instrumentalnie, dla ukrywania wynagrodzenia za pracę, czasu pracy, czy też dla zmniejszenia obciążeń podatkowych i składkowych (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 lutego 2012 r., III UK 54/11, LEX nr 1157573).

III. Podróże służbowe, delegacje a ZUS – podsumowanie

Kwestii kwalifikowania wyjazdów jako podróży służbowej lub oddelegowania można byłoby poświęcić wiele wpisów.

W razie wątpliwości odnośnie do charakteru wyjazdów pracowników i rozliczania wynagrodzeń, polecam Ci kontakt z profesjonalistą.

W końcu lepiej wcześniej, samodzielnie, znaleźć odpowiedź na nurtujące pytania i niejasności aniżeli dać ZUS podstawy do wydania niekorzystnej decyzji.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”shadow-down-left” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Oscar Nilsson on Unsplash

    Skorzystaj z porady

    Polecam Panią Katarzynę, szczegółowo odpowiedziała na wszystkie moje pytania i rozwiała wszelkie wątpliwości.

    Małgorzata Musiał Avatar Małgorzata Musiał

    Gorąco polecam Panią Katarzyne. Fachowa i dokładna porada,( gdzie nawet nie byłyśmy umówione). Odpowiedzila mi od razu na wszystkie pytania jakie mi się nasunęły. Bardzo Pani dziękuję jeszcze raz!

    ewelina domozych Avatar ewelina domozych

    Napisz komentarz

    Twój adres email nie zostanie opublikowany. Zaznaczone pola są obowiązkowe *