Delegowanie za granicę – pomniejszanie podstawy składek ZUS o diety

Rosnące koszty pracy pracowników oraz kryzys gospodarczej powoduje coraz częstsze pytania o optymalizację składek ZUS.

O optymalizacji pisałam m.in. w tym wpisie: https://e-prawopracy.pl/optymalizacja-skladek-zus-czyli-jak-legalnie-nie-placic-zus-u-lub-placic-go-w-nizszej-wysokosci/.

W przypadku przedsiębiorstw świadczących usługi za granicą, odpowiedzią na tak zadane pytanie może być delegowanie pracowników do pracy za granicę.

Poniżej wskażę korzyści finansowe, z jakimi wiąże się delegowanie.

I. Co oznacza „oddelegowanie”?

Delegowanie / Oddelegowanie pracownika najczęściej następuje do kraju UE, EOG lub Szwajcarii i jest uregulowane przepisami unijnymi. Oddelegowanie polega na czasowej zmianie miejsca wykonywania pracy wskazanego w umowie o pracę.

Tłumacząc prościej, z oddelegowaniem mamy do czynienia wtedy, gdy pracodawca kieruje pracownika do pracy za granicę (w celu wykonania zawartego przez pracodawcę kontraktu z zagranicznym kontrahentem).

Jednocześnie, na czas oddelegowania, pracodawca zmienia miejsce wykonywania pracy na zagraniczny adres.

Co do zasady, pracownik oddelegowany do pracy za granicą podlega ubezpieczeniom społecznym w kraju, w którym wykonuje pracę. Jednak, taki pracownik może podlegać polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego, jeżeli spełnione są warunki opisane w przepisach UE (często okazuje się, że składki społeczne w Polsce są niższe niż koszt ubezpieczenia za granicą).

Wówczas, pracodawca odprowadza składki społeczne w Polsce.

Zapoznaj się też z artykułem opisującym kwestie podróży służbowych w kraju, znajdziesz go tutaj.

II. Delegowanie jako droga do mniejszych składek ZUS – czyli pomniejszenie podstawy wymiaru składek ZUS o diety

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (bez względu na kwestię miejsca opodatkowania).

Jednak, w przypadku oddelegowania, obowiązują szczególne zasady ustalania wysokości podstawy wymiaru składek.

W rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przewidziany został przepis pozwalający na obniżenie podstawy wymiaru składek o równowartość diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju za każdy dzień pobytu za granicą (wysokość diety jest określona w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej):

2 ust. 1 pkt 16:

Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody […] część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy, zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z wyłączeniem osób wymienionych w art. 18 ust. 12 ustawy – w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy.

Ten przepis ma zastosowanie wyłącznie w sytuacji, gdy przychód (wynagrodzenie brutto) pracownika za dany miesiąc jest wyższy niż prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pracę (nawet jeśli na miesięczny przychód składają się zarobki z Polski i z zagranicy).

Do obniżenia może dojść więc tylko wtedy, gdy pracownik oddelegowany uzyskuje przychód wyższy niż prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie, które w 2022 r. wynosi 5922,00 zł.

Podstawa wymiaru składek pomniejszona o równowartość diet nie może być nigdy niższa niż prognozowane miesięczne przeciętne wynagrodzenie, czyli 5922,00 zł.

Ujmując to prościej:

– jeśli odliczenie od miesięcznego przychodu kwoty równowartości diet za każdy dzień pobytu za granicą powoduje uzyskanie kwoty poniżej 5922,00 zł, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi kwota 5922,00 zł,

– jeśli odliczenie od miesięcznego przychodu kwoty równowartości diet za każdy dzień pobytu za granicą powoduje uzyskanie przychodu wyższego od 5922,00 zł, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowić będzie kwota tego przychodu po odliczeniach.

Pomniejszanie podstawy wymiaru składek pracownika delegowanego na przykładzie:

Pani Anna została oddelegowana do Niemiec do świadczenia usług opiekuńczych od 1 marca do 30 kwietnia 2022 r. Pani Anna podlega ubezpieczeniom w Polsce w tym okresie. Otrzymuje ona miesięcznie wynagrodzenie brutto w kwocie 8000,00 zł. i przepracuje w pełni marzec i kwiecień za granicą. Jaka będzie podstawa wymiaru składek za kwiecień?

Miesięczny przychód jest wyższy niż 5922,00 zł, a więc stosuje się przepis przewidujący pomniejszenie podstawy wymiaru składek. Najpierw obliczamy równowartość diet:

30 dni kwietnia x 49 EUR (dieta za dzień pobytu w Niemczech) = 1470 euro

Musimy przeliczyć ww. kwotę na polską walutę (zasady przeliczania wynikają z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Przyjmijmy, że kurs euro wynosi 4,6:

1470 x 4,6 = 6762,00 zł.

Dokonujemy obniżenia podstawy wymiaru składek o równowartość diet:

8000,00 – 6762,00 = 1238,00 zł

Tak ustalona podstawa wymiaru składek jest niższa niż prognozowane przeciętne miesięczne  wynagrodzenie, czyli 5922,00 zł. Z tego powodu podstawa wymiaru składek musi wynosić 5922,00 zł. Jest to o tyle korzystne, że składki nie są odprowadzane od 8000,00 zł.

Jeżeli pracownik uzyska przychód niższy niż 5922,00 zł, nie można zastosować ww. pomniejszenia, a podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi faktycznie uzyskany przychód przez pracownika.

Jak widzisz, oddelegowanie „opłaca się” w sytuacji, w której pracownik uzyskuje wynagrodzenie brutto wynoszące co najmniej 5922,00 zł. Dzięki temu, można pomniejszyć podstawę wymiaru składek, a na pewno nie wyniesie ona więcej niż 5922,00 zł (w 2022 r.).

III. Zwolnienie z ZUS innych przychodów

Wspomniane wyżej rozporządzenie składkowe przewiduje również inne przypadki zwolnienia przychodów z oskładkowania. Zaliczyć do nich możemy:

A. Dodatek za rozłąkę

Dodatek przysługuje pracownikom czasowo do pracy poza miejscowość stałego zamieszkania lub stałego miejsca pracy.

W przypadku oddelegowania mamy do czynienia z taką tymczasową zmianą miejsca wykonywania pracy.

Zgodnie z 2 ust. 1 pkt 18 rozporządzenia składkowego, dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym podlega zwolnieniu z oskładkowania do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Wysokość dodatku za rozłąkę, korzystająca z wyłączenia, ograniczona jest wysokością diety należnej w przypadku odbywania przez pracownika krajowej podróży służbowej za dzień (aktualnie jest to kwota 30,00 zł).

Dzienna kwota dodatku ponad ten limit (30,00 zł) stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

B. Zwrot kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłek na zagospodarowanie i osiedlenie  

Jeśli pracownik otrzymuje ww. świadczenia w związku z przeniesieniem służbowym, rozumianym jako zmiana miejsca wykonywania pracy, pracodawca może skorzystać ze zwolnienia z oskładkowania.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 14 rozporządzenia składkowego, kwota otrzymywana przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłki na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek do wysokości nieprzekraczającej kwoty, która z tego tytułu została zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli do wysokości 200% wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie.

IV. Podsumowanie – delegowanie pracowników a składki ZUS

Delegowanie pracowników do pracy za granicę jest, czego nie ukrywam, trudną materią do wprowadzenia w zakładzie pracy.

Jednak, zastosowanie oddelegowania ma swoje plusy, w szczególności w kontekście finansowym. Temat ten ma jednak wiele ewentualnych pułapek, o których warto również wiedzieć. Pomniejszanie podstawy składek ZUS jest również w niektórych przypadkach kwestionowane przez ZUS (napiszę o tym oddzielny artykuł).

Jeśli artykuł pomógł Ci uzyskać odpowiedzi na Twoje pytania możesz (oczywiście nie musisz) docenić moją osobę i postawić mi kawę:

Jeśli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu oddelegowania lub chcesz skonsultować zasadność jego stosowania, napisz do mnie.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli potrzebujesz porady prawnej, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Obraz Rudy and Peter Skitterians z Pixabay