Praca zdalna 2022r. – jak dobrze wprowadzić pracę zdalną w firmie?

Praca zdalna to od czasów pandemii częsty sposób wykonywania praca i bardzo dobrze widziany zarówno przez niektórych pracodawców, jak i pracowników. Wszyscy czekamy na kodeksowe unormowanie owej formy świadczenia pracy.

Projekt ustawy przewiduje nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej, która ma zastąpić aktualnie obowiązującą telepracę.

W dzisiejszym wpisie przedstawię podstawowe informacje o pracy zdalnej wynikające z projektu.

Według przewidywań, ustawa ma zostać uchwalona i wejść w życie w najbliższym czasie.

I. Praca zdalna według kodeksu pracy

Zgodnie z projektowanym art. 67¹⁸ k.p.:

Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Według definicji przewidzianej w projekcie ustawy:s

– praca zdalna może być wykonywana przez pełny wymiar czasu pracy lub tylko częściowo, a więc, przykładowo, przez wybrane 2 dni w tygodniu na 5 dni pracujących,

– nie jest wymagane zachowanie regularności, przykładowo, pracownik nie musi pracować zdalnie w każdy poniedziałek tak, jak ma to miejsce w przypadku telepracy,

– pracownik powinien podać pracodawcy miejsce wykonywania pracy zdalnej (powinno być ono różne od tego wynikającego z umowy o pracę), a pracodawca powinien je zaakceptować,

– miejscem wykonywania pracy zdalnej może być miejsce zamieszkania pracownika,

– miejsce wykonywania pracy zdalnej może ulegać zmianie, przy czym, każda zmiana wymaga akceptacji pracodawcy,

– praca zdalna może być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, przykładowo, z użyciem telefonu, poczty elektronicznej, komunikatorów internetowych, a także bez ich użycia (analiza dokumentów, segregowanie dokumentów).

Z tych kilku punktów wynika, że praca zdalna ma być bardziej przystępną formą wykonywania pracy na odległość aniżeli telepraca.

II. Jak wprowadzić pracę zdalną do stosunku pracy

Projekt ustawy przewiduje kilka sposobów zastosowania pracy zdalnej.

1. Praca zdalna w drodze wspólnego uzgodnienia pracownika i pracodawcy.

Po pierwsze, strony stosunku pracy będą mogły uzgodnić między sobą wykonywanie pracy zdalnej.

Takie uzgodnienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Takie uzgodnienie w trakcie trwania stosunku pracy, według projektu ustawy, nie wymaga zachowania formy pisemnej, choć modyfikacji ulega sposób świadczenia pracy, jak i miejsce pracy.

Wykonywanie pracy zdalnej może być więc uzgodnione ustnie czy w tzw. formie dokumentowej (np. wskutek wymiany wiadomości e-mail).

2. Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Po drugie, pracodawca będzie mógł wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej, jednak, tylko w następujących przypadkach:

– w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego (np. wyjątkowy lub wojenny), stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

– w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. powodzi, trąby powietrznej).

Pracodawca może wydać polecenie, o ile wcześniej pracownik złoży oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy.

Projektowana ustawa uchyli art. 3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych przewidujący przepisy o pracy zdalnej na czas stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii wywołanych COVID-19. Z tego powodu ustawodawca przewidział w kodeksie pracy możliwość polecenia wykonywania pracy zdalnej w tym szczególnym okresie.

3. Praca zdalna okazjonalna na wniosek pracownika 

Dodatkowo, ma zostać wprowadzona tzw. praca zdalna okazjonalna.

Praca zdalna okazjonalna polega na tym, że pracownik może zawnioskować do pracodawcy o wykonywanie pracy zdalnej w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Praca zdalna okazjonalna nie może być stosowana z inicjatywy pracodawcy.

Jak wynika z uzasadnienia do projektu ustawy:

Należy podkreślić, iż jest to forma pracy zdalnej wykonywanej częściowo, która z uwagi na swój szczególny charakter (tj. incydentalność jej wykonywania, fakt jej wykonywania wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika) została unormowana w sposób odmienny. Przyjęta konstrukcja przepisu wskazuje zatem, iż taka praca zdalna znajdzie zastosowanie w okolicznościach incydentalnych i szczególnych, uzasadnionych wyłącznie interesem (potrzebą) pracownika.

Przykładem wykorzystania instytucji okazjonalnej pracy zdalnej może być konieczność opieki nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny czy też potrzeba wyjazdu do innej miejscowości (poza stałe miejscem wykonywania pracy) w celu załatwienia spraw osobistych – które będą jednoczesne umożliwiać pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej.

III. Niezbędne dokumenty do wdrożenia pracy zdalnej

W przypadku stosowania pracy zdalnej, pracodawcy powinni opracować następujące dokumenty:

⇒ porozumienie między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (wszystkimi zakładowymi organizacjami zawodowymi, przy czym jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi – z reprezentatywnymi w rozumieniu ustawy o związkach zawodowych) albo

⇒ regulamin pracy zdalnej – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową (zakładowymi organizacjami zawodowymi), a także jeśli u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa (w tym przypadku – po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

W porozumieniu lub regulaminie należy określić zasady wykonywania pracy zdalnej.

Tak jak w przypadku telepracy, w porozumieniu lub regulaminie należy uregulować wiele kwestii, przykładowo, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną czy zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną. Niezbędne do uregulowania tematy wymienia projekt ustawy.

Wykonywanie pracy zdalnej ma być również możliwe wtedy, gdy nie zostanie zawarte porozumienie ani nie zostanie sporządzony regulamin. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej mają zostać określone w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu bezpośrednio zawartym z pracownikiem.

IV. Praca zdalna a stosowana w zakładzie pracy telepraca

Według projektu ustawy, jeśli, aktualnie, pracowników obowiązuje telepraca, będzie można ją stosować przez 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy. Praca w formie telepracy będzie mogła być świadczona nawet po uchyleniu przepisów o telepracy.

Teoretycznie, więc, ustawodawca przewidział okres pół roku dla pracodawców na wycofanie się z telepracy i wdrożenie pracy zdalnej.

Jeśli interesujesz się jak obecnie, po uchyleniu stanu epidemii korzystać z pracy zdalnej, zapoznaj się z artykułem:

Praca zdalna po cofnięciu stanu epidemii- czy jest możliwa?

V. Praca zdalna 2022r. – Podsumowanie

Wiadomości, które przekazuję w dzisiejszym wpisie, to jedynie garstka informacji o pracy zdalnej, która wynika z projektu ustawy. Oczywiście, przepisy o pracy zdalnej przewidziane w projekcie mogą jeszcze ulec modyfikacji. Na razie czekamy na uchwalenie ustawy.

Jednak, jeśli jesteś pracodawcą i planujesz wdrożyć pracę zdalną w zakładzie pracy, a potrzebujesz pomocy w skonstruowaniu dokumentów lub chcesz dostosować ich treść do projektu ustawy, śmiało rozważ skontaktowanie się ze mną.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli potrzebujesz porady prawnej, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Roberto Nickson on Unsplash