Praca zdalna | Czy pracownik może zrezygnować ze zwrotu kosztów pracy zdalnej?

Myślę, że dla większości z nas uchwalone przepisy o pracy zdalnej wydają się dyskusyjne. Jeśli nie w całości to na pewno te dotyczące obowiązku pokrywania przez pracodawcę kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.

Ze strony zatrudnionych docierają do nas głosy, że wolą oni pracę zdalną od zwrotu tych kosztów, z kolei pracodawcy chcą ponosić jak najmniejsze koszty w związku z pracą zdalną.

Czy można tych kosztów uniknąć?

Czy pracownik może po prostu ze zwrotu tych kosztów zrezygnować?

I. Praca zdalna – obowiązek wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu

Przepisy wprowadzające pracę zdalną wprowadzają obowiązek wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu z tytułu:

-> wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jeśli pracodawca ich nie zapewnia (a co do zasady to pracodawca powinien przekazać „fizycznie” narzędzia pracy i materiały pracownikowi wykonującemu pracę zdalną),

-> pokrycia kosztów instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, jeżeli pracodawca nie zapewnia tych działań w inny sposób (np. zlecając zatrudnianemu informatykowi zajęcie się podłączeniem narzędzi pracy u pracowników wykonujących pracę zdalną),

-> pokrycia koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

-> pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, do których zobowiązał się dobrowolnie pracodawca.

Jak widać, ustawodawca zadecydował, że pracodawca ma obowiązek poniesienia kosztów na kilku płaszczyznach, z czego jedną z nich są koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. O tych kosztach najwięcej się w mediach mówi.

Dodam, że koszty te mogą zostać pokryte łącznie.

O co chodzi? Pracodawca ustalając ekwiwalent pieniężny lub ryczałt może nim objąć wszystkie wyżej wymienione obszary, jeżeli zachodzi taka konieczność.

II. Koszty energii elektrycznej

Zgodnie z art. 67²⁴ § 1 k.p.:

pracodawca jest obowiązany […] zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Ustawodawca nie przewiduje żadnego wyłączenia od obowiązku poniesienia kosztów z tytułu energii elektrycznej wykorzystywanej do wykonywania pracy zdalnej. Ustawodawca pozostawił pracodawcy wybór składnika wynagrodzenia, za pośrednictwem którego będzie pokrywał te koszty, tj. ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.

Dodam, że pracodawca ma obowiązek pokryć koszty energii elektrycznej wykorzystywanej do narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Przez narzędzia pracy należy rozumieć, na przykład, komputer, tablet czy urządzenie wielofunkcyjne.

III. Koszty usług telekomunikacyjnych

Podobnie jak wyżej, jeśli pracodawca decyduje się umożliwić wykonywanie pracy zdalnej swoim pracownikom, jednocześnie godzi się na to, że będzie pokrywał koszty usług telekomunikacyjnych wykorzystywanych do wykonywania pracy zdalnej.

O jakie usługi telekomunikacyjne chodzi? Najczęściej pracodawcy będą mieli do czynienia z pokrywaniem kosztów usług telefonii komórkowej oraz dostępu do Internetu.

Z tego tytułu pracodawca może wypłacać ekwiwalent pieniężny lub ryczałt.

IV. Czy pracownik może zrezygnować z pokrywania tych kosztów przez pracodawcę?

Odpowiedź brzmi nie.

Ustawodawca zobowiązał pracodawcę do pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Pracodawca musi wybrać składnik wynagrodzenia, za pośrednictwem którego pokryje te koszty, oraz określić sposób obliczania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, a wreszcie ich wysokość.

Bez pokrycia tych kosztów, pracodawca nie może umówić się z pracownikiem na pracę zdalną lub polecić pracy zdalnej.

Równocześnie, pracownik nie może z pokrywania tych kosztów zrezygnować. Pracownik nie może przyjść do pracodawcy i powiedzieć, że chce pracować zdalnie i nie zależy mu na zwrocie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych.

Nieokreślenie zasad ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu czy też zaniechanie pokrywania tych kosztów przez pracodawcę będzie naruszeniem przepisów kodeksu pracy.

Nowe przepisy o pracy zdalnej rodzą wiele pytań i wątpliwości towarzyszących ich wprowadzeniu.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”shadow-down-left” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Anthony Indraus on Unsplash