Nałożenie kary porządkowej wobec pracownika a RODO

Na blogu nie poruszyłam do tej pory tematu kary porządkowej.

O RODO zaś pisałam już kilkakrotnie, przykładowo polecam Ci uwadze również ten wpis.

Dzisiaj poruszę temat kar porządkowych ale z uwagi,  że niedawno weszło w życie RODO i nadal tym żyjemy, wskażę również te elementy, które łączą wymierzanie kary porządkowej z RODO.

I. Czym jest kara porządkowa i kiedy pracodawca może ją zastosować?

W art. 108 k.p. wymienione zostało 3 rodzaje kar porządkowych w kolejności od najłagodniejszej: upomnienie, nagana i kara pieniężna.

Karę upomnienia lub nagany pracodawca może wymierzyć w razie dopuszczenia się przez pracownika nieprzestrzegania ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy.

Natomiast wszystkie 3 rodzaje wymienionych wyżej kar, pracodawca może wymierzyć w razie:

⇒     Nieprzestrzegania przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych,

⇒     opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,

⇒     stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy.

Pracownik obowiązany jest postępować zgodnie z obowiązującym w zakładzie pracy regulaminem pracy i innymi dokumentami wewnętrznymi regulującymi jego prawa i obowiązki.

Z pewnością niedawno w zakładach pracy pojawiły się polityki/strategie bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, kodeksy postępowania, instrukcje zarządzania systemami informatycznymi, polityki zarządzania kopiami zapasowymi i szereg innych zarządzeń związanych z wprowadzeniem RODO w miejscach pracy (np. polityka czystego biurka).

Warto zapoznać się z każdym z nowo obowiązujących dokumentów, ponieważ niezastosowanie się do postanowień chociażby jednego z nich może stanowić podstawę do wymierzenia kary porządkowej (nagany lub upomnienia).

Przykładowo: 

w zakładzie pracy A obowiązuje zasada czystego biurka. Pracownik B notorycznie po skończonej pracy nie chowa dokumentów do szafek, nie chowa laptopa do szuflady – pozostawia całe biurko, potocznie to ujmując, zawalone papierami. Po skończonej pracy przez pracownika B, jego pokój jest zawsze sprzątany przez pracowników zewnętrznej firmy sprzątającej. Pracodawca wprowadził tę zasadę po to, by pracownik firmy sprzątającej nie mógł zapoznać się z dokumentami, na których pracuje pracownik B, a także w obawie przed zagubieniem tych dokumentów właśnie przy okazji sprzątania. W takiej sytuacji uzasadnione będzie wymierzenie kary porządkowej pracownikowi B.

Zapewne większość pracowników upoważniona jest do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem swoich obowiązków służbowych.

Jeśli przy wykonywaniu obowiązków, według upoważnienia, pracownik korzysta (przetwarza) jedynie z imion i nazwisk innych osób, nie może posiadać innych danych tych osób. Przetwarzanie przez pracownika innych danych osobowych niż wynikające z upoważnienia, jeśli poweźmie o tym wiadomość pracodawca, również może stanowić podstawę do wymierzenia kary porządkowej.

Przykładowo:

A prowadzi salon fryzjerski, w którym zatrudnia 2 pracowników. Pracownicy są upoważnieni do wpisywania w terminarzu imion, nazwisk i numerów telefonów klientom. Pracownik B zawsze prosił dodatkowo o podanie adres e-mail, który następnie wykorzystywał i przesyłał klientom oferty z produktami do pielęgnacji włosów, których dystrybucją zajmował się „po godzinach”. Działanie pracownika B wykraczało poza zakres upoważnienia, dlatego uzasadnione byłoby wymierzenie kary porządkowej.

Pamiętajcie, że pracodawca nie musi wymierzyć kary porządkowej – ma on tylko taką możliwość!

Co prawda, kara upomnienia czy nagany nie niesie za sobą „odczuwalnych” dla pracownika konsekwencji, w szczególności finansowych, ale po co pogarszać relację z pracodawcą? Lepiej przestrzegać ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy.

II. Postępowanie wyjaśniające i nałożenie kary porządkowej

Pracodawca ma ograniczony czas, w którym może zastosować karę porządkową:

–     2 tygodnie od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego oraz

–     3 miesiące od dopuszczenia się przez pracownika naruszenia zasad wymienionych w pkt 1 wpisu.

Przed nałożeniem kary porządkowej pracodawca powinien wysłuchać pracownika.

W toku postępowania wyjaśniającego pracodawca może także wysłuchać innych pracowników.

Następnie, pracodawca decyduje, czy zastosować karę porządkową.

Jeśli tak – pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie o zastosowaniu kary porządkowej, wskazując: rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych (najczęściej opisuje się na czym naruszenie polegało) i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informację o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika.

Zarówno odpis zawiadomienia, jak i wszelkie notatki i inne dokumenty, jakie zostały wytworzone w toku postępowania wyjaśniającego są gromadzone i przechowywane przez pracodawcę legalnie, ponieważ są niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia tzw. postępowania porządkowego, a to z kolei jest pochodną realizacji stosunku pracy.

III. Sprzeciw od zawiadomienia o zastosowaniu kary porządkowej i zatarcie kary

Jeśli w ocenie pracownika zastosowanie kary porządkowej nastąpiło z naruszeniem prawa (np. pracownik twierdzi, że wcale nie naruszył obowiązujących zasad wykonywania pracy), pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw.

Pracodawca może uwzględnić sprzeciw albo go odrzucić. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu.

Jeśli pracodawca odrzucił sprzeciw, pracownik może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu, wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.

Odpis zawiadomienia usuwany jest z akt osobowych pracownika:

⇒   po roku nienagannej pracy (chodzi o to, aby w ciągu roku od ukarania w aktach osobowych pracownika nie znalazło się kolejne zawiadomienie o zastosowaniu kary porządkowej) lub

⇒    przed upływem roku nienagannej pracy z inicjatywy pracodawcy bądź na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej lub

⇒    niezwłocznie, jeśli pracodawca uwzględnił sprzeciw bądź sąd wydał orzeczenie o uchyleniu kary.

Jeśli pracodawca będzie przechowywał odpis zawiadomienia w aktach osobowych pracownika po upływie wyżej wymienionych terminów, będzie czynił to bez podstawy prawnej!

Skoro kara ulega zatarciu w razie zajścia jednej ze wskazanych okoliczności, uznaje się ją za niebyłą, dlatego w aktach osobowych pracownika nie może być żadnej wzmianki o jej wcześniejszym zastosowaniu.

Tak samo należy postąpić, jeśli pracodawca przechowuje notatki, które sporządził w toku postępowania wyjaśniającego. Do chwili zatarcia kary uzasadnione było ich przechowywanie, nawet w innym miejscu niż akta osobowe pracownika, jednak po tej dacie notatki służbowe także powinny zostać zniszczone.

A jak pracodawca powinien postąpić z dokumentacją sporządzoną w toku postępowania wyjaśniającego, jeśli kara nie została wymierzona?

Takie dokumenty należy usunąć po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się przez pracownika naruszenia, za które kara mogła zostać wymierzona. Jest to graniczna data umożliwiająca ukaranie pracownika, dlatego po tym terminie wszelkie dokumenty wytworzone w toku postępowania wyjaśniającego powinny zostać zniszczone.

IV. A jeśli pracodawca nie usunął zawiadomienia o ukaraniu po zatarciu kary?

Przede wszystkim, należy najzwyczajniej upomnieć się u kadrowej czy też u samego pracodawcy o usunięcie zawiadomienia o ukaraniu z akt osobowych.

Jeśli mimo licznych uwag takie zawiadomienie nie zostanie usunięte, można rozważać podjęcie dużo poważniejszych w skutkach środków, np. rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (pracodawca ma bowiem obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników zgodnie z prawem). Podjęcie takiego kroku sugeruję jedynie, jeśli te odpisy zawiadomień mają wpływ na uprawnienia pracownika wynikające ze stosunku pracy.

Przykładowo:

zgodnie z regulaminem wynagradzania, pracownik, który został ukarany, a nie minął rok nienagannej pracy od ostatniego ukarania, nie otrzymuje rocznej premii, mimo osiągnięcia wyników określonych w innym postanowieniu regulaminu. Pracownik A został ukarany kara nagany po raz ostatni w listopadzie 2016 r., czyli rok nienagannej pracy minął w listopadzie 2017 r. Premia wypłacana była w styczniu 2018 r. Pracownik od listopada 2017 r. upominał się o usunięcia zawiadomienia z akt osobowych, co nie zostało do tej pory uczynione, a pracodawca odmawia mu wypłaty premii, mimo spełnienia pozostałych warunków.

Oczywiście, RODO przewiduje także odpowiedzialność administratora danych osobowych (pracodawcy), jeśli pracownik poniósł szkodę majątkową lub niemajątkową w wyniku naruszenia zasad przetwarzania danych osobowych określonych w RODO. Udowodnienie wystąpienia szkody majątkowej lub niemajątkowej zależy od okoliczności konkretnego przypadku.

Jako że przepisy RODO dopiero weszły w życie, należy zaczekać na wyniki ewentualnych postępowań odszkodowawczych wytaczanych przez pracowników wobec pracodawców po to, by ocenić skuteczność tego rozwiązania.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji albo potrzebujesz szkolenia z zakresu RODO napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Jeśli zaś interesuje Cię szerzej tematyka związana z ochroną danych osobowych i indywidualnie chcesz ją zgłębić, to polecę również książkę Wydawnictwa C. H. Beck Sp. z o.o:

Ochrona danych osobowych pracowników w świetle rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679