Jakie dane pracownicy w ciąży może pozyskać pracodawca?

Dane o ciąży to nie jest zwykła informacja kadrowa. Z punktu widzenia RODO wchodzimy tu w obszar danych o stanie zdrowia, czyli danych szczególnych kategorii, które mogą być przetwarzane tylko w ściśle określonych sytuacjach. Jednocześnie prawo pracy daje pracownicy w ciąży szczególne uprawnienia, a pracodawcy nakłada konkretne obowiązki. To oznacza, że pracodawca może pozyskać pewne informacje o ciąży, ale tylko wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne do realizacji praw pracownicy albo obowiązków wynikających z prawa pracy. Nie może natomiast zbierać szerokich danych medycznych na zapas, z ciekawości albo dla wygody organizacyjnej.

Z tego artykułu dowiesz się:

• czy pracownica musi informować pracodawcę o ciąży
• jakie dane pracodawca może pozyskać legalnie
• kiedy potrzebne jest zaświadczenie lekarskie
• czy pracodawca może pytać o przebieg ciąży i wyniki badań
• jakie dane o dziecku lub rodzinie wolno przetwarzać
• gdzie kończy się dopuszczalne przetwarzanie, a zaczyna ryzyko naruszenia RODO

Czy pracownica musi informować pracodawcę o ciąży?

Co do zasady nie. Pracownica nie ma obowiązku informować pracodawcy o swojej ciąży. To bardzo ważny punkt wyjścia, bo pokazuje, że sama ciąża nie jest informacją, której pracodawca może po prostu zażądać na każdym etapie zatrudnienia. Z drugiej strony, żeby skorzystać z części uprawnień związanych z ciążą, pracownica musi tę okoliczność pracodawcy wykazać. W praktyce, aby korzystać z uprawnień przysługujących w czasie ciąży, pracownica powinna przedstawić pracodawcy zaświadczenie lekarskie potwierdzające ciążę, w szczególności jeśli chodzi o wczesny etap ciąży.

Jaką podstawową informację pracodawca może pozyskać?

Najbardziej podstawowa i najczęściej legalnie pozyskiwana informacja to po prostu to, że pracownica jest w ciąży – fakcie ciąży. Kodeks pracy stanowi, że stan ciąży powinien być stwierdzony świadectwem lekarskim. To znaczy, że pracodawca może przetwarzać informację o samej ciąży w takim zakresie, w jakim jest to potrzebne do stosowania przepisów ochronnych, na przykład zakazu wypowiadania umowy, zwolnienia na badania czy zmiany organizacji pracy.

Najczęściej będzie to obejmować:

• samą informację, że pracownica jest w ciąży
• dokument potwierdzający tę okoliczność
• dane potrzebne do przyznania konkretnego uprawnienia, gdy pracownica z niego korzysta (np. o wieku ciąży w przypadku umowy o pracę na okres próbny).

To nie oznacza jednak prawa do pełnego wglądu w historię medyczną pracownicy. UODO przypomina, że dane o stanie zdrowia nie mogą być przetwarzane poza wyjątkami wskazanymi w art. 9 ust. 2 RODO. Sam fakt, że pracodawca ma obowiązki wobec ciężarnej pracownicy, nie otwiera drogi do zbierania szerokiego pakietu informacji medycznych.

Czy pracodawca może żądać zaświadczenia lekarskiego?

Tak, ale w granicach potrzeb wynikających z prawa pracy. Pracownica przedstawia pracodawcy zaświadczenie lekarskie potwierdzające ciążę, aby korzystać z uprawnień przysługujących jej w tym okresie. To jest klasyczny przykład sytuacji, w której pracodawca może pozyskać dane zdrowotne nie dlatego, że chce wiedzieć więcej o zdrowiu pracownicy, ale dlatego, że bez tej informacji nie da się prawidłowo zastosować ochrony z prawa pracy.

Czy pracodawca może pytać o przebieg ciąży, wyniki badań i diagnozy?

Tu zaczyna się największe ryzyko. UODO podkreśla, że dane o stanie zdrowia są szczególną kategorią danych, a ich przetwarzanie wymaga wyraźnej podstawy prawnej. Kodeks pracy z kolei pokazuje, że pracodawca działa w obszarze danych pracowniczych według zasady niezbędności. Może żądać określonych danych wskazanych w ustawie, a inne dane tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Zgoda pracownika może być podstawą dla innych danych, ale przy danych szczególnych kategorii tylko wtedy, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy pracownika.

W praktyce oznacza to, że pracodawca co do zasady nie powinien pytać o:

• wyniki badań prenatalnych
• przebieg ciąży
• rozpoznania medyczne
• powikłania ciąży
• szczegóły leczenia
• historię chorób towarzyszących

Takie informacje zwykle nie są potrzebne pracodawcy do samego zastosowania ochrony pracowniczej. Potrzebna jest mu informacja, że pracownica jest w ciąży oraz ewentualnie to, jakie ograniczenia lub uprawnienia wynikają z dokumentu lekarskiego albo z przepisów bhp. To ważna granica między legalnym pozyskaniem danych a nadmiernym wchodzeniem w sferę zdrowia.

Jakie dane pracodawca może dostać, gdy trzeba dostosować warunki pracy?

Kiedy pracownica jest w ciąży, pracodawca ma określone obowiązki związane z organizacją pracy. Kodeks pracy przewiduje między innymi zmianę warunków pracy lub przeniesienie do innej pracy, jeśli dotychczasowa praca jest wzbroniona pracownicy w ciąży albo wiąże się z niedopuszczalnym narażeniem. To oznacza, że pracodawca może uzyskać tyle informacji, ile potrzeba do wykonania tych obowiązków, ale nie oznacza to prawa do pozyskiwania pełnej wiedzy medycznej o pracownicy.

Czy zgoda pracownicy pozwala pracodawcy zbierać więcej danych o ciąży?

Nie warto tak tego upraszczać. Kodeks pracy dopuszcza przetwarzanie innych danych na podstawie zgody, a przy danych szczególnych kategorii, takich jak dane o zdrowiu, tylko wtedy, gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy pracownika. Jednocześnie brak zgody albo jej wycofanie nie może powodować negatywnych konsekwencji dla pracownika. To bardzo ważne w relacji zatrudnienia, gdzie zgoda nie może działać jak przymusowy warunek spokojnego funkcjonowania w pracy.

To oznacza w praktyce:

• pracodawca nie powinien budować modelu, w którym pracownica ma podpisać szeroką zgodę na przetwarzanie danych o ciąży
• nie powinien traktować zgody jako furtki do zbierania szczegółów medycznych
• powinien raczej opierać się na konkretnych przepisach prawa pracy i na minimalnym zakresie danych potrzebnym do wykonania obowiązków

Czego pracodawca nie powinien robić?

Tu granica jest dość czytelna. Jeżeli informacja o ciąży jest już w posiadaniu pracodawcy, nie daje mu to prawa do swobodnego poszerzania wiedzy o zdrowiu pracownicy. RODO i stanowiska UODO wyraźnie chronią dane zdrowotne jako dane szczególnych kategorii, a Kodeks pracy wiąże przetwarzanie danych z niezbędnością i określonym celem.

Pracodawca nie powinien więc:

• zbierać danych o przebiegu ciąży na zapas
• oczekiwać ujawnienia ciąży tylko po to, by lepiej planować grafik lub decyzje kadrowe
• szeroko udostępniać informacji o ciąży w organizacji bez potrzeby służbowej

Szczególnie niebezpieczny jest model, w którym informacja o ciąży staje się wiedzą powszechną w firmie, mimo że realnie potrzebują jej tylko konkretne osoby odpowiedzialne za sprawy kadrowe lub organizację pracy.

Podsumowanie

Pracodawca może legalnie pozyskać od pracownicy w ciąży przede wszystkim informację o samej ciąży oraz dokument potwierdzający ten stan, jeżeli jest to potrzebne do korzystania przez pracownicę z uprawnień ochronnych i organizacyjnych przewidzianych w prawie pracy. Może też, w określonych sytuacjach, przetwarzać inne dane pracownicy albo jej rodziny, ale tylko wtedy, gdy są one konieczne ze względu na konkretne uprawnienie wynikające z przepisów.

FAQ

Jak pracownica powinna potwierdzić ciążę?

Aby korzystać z uprawnień związanych z ciążą pracownica powinna przedstawić pracodawcy zaświadczenie lekarskie potwierdzające ciążę. Wynika to z art. 185 k.p.

Czy pracodawca może pytać o przebieg ciąży i wyniki badań?

Co do zasady nie powinien robić tego rutynowo. Dane o stanie zdrowia są szczególną kategorią danych i mogą być przetwarzane tylko w wyjątkowych przypadkach, a pracodawca powinien ograniczać zakres informacji do tego, co rzeczywiście niezbędne.

Czy zgoda pracownicy pozwala pracodawcy zbierać dowolne dane o ciąży?

Nie. Przy danych szczególnych kategorii zgoda może być podstawą tylko wtedy, gdy przekazanie danych następuje z inicjatywy pracownicy, a brak zgody lub jej wycofanie nie może powodować negatywnych konsekwencji.