Czy można umieścić wizerunek pracownika na stronie internetowej pracodawcy?

Umieszczenie zdjęcia pracownika na stronie internetowej firmy wygląda dziś jak zwykły element komunikacji, ale prawnie to temat bardziej złożony, niż często się zakłada. Wizerunek pracownika jest daną osobową, a jego publikacja na zewnętrznej stronie internetowej to nie to samo co użycie zdjęcia w wewnętrznym intranecie albo na identyfikatorze. W praktyce najbezpieczniejsza odpowiedź brzmi – co do zasady – można, ale zwykle będzie do tego potrzebna dobrowolna zgoda pracownika, a dodatkowo trzeba pamiętać o zasadach RODO i o przepisach prawa autorskiego dotyczących rozpowszechniania wizerunku. UODO wyraźnie wskazuje, że publikacja wizerunku pracownika na stronie internetowej wymaga dobrowolnej zgody.

Z tego artykułu dowiesz się:

• czy pracodawca może publikować zdjęcie pracownika na stronie www
• kiedy potrzebna jest zgoda pracownika
• dlaczego sama zgoda z RODO nie załatwia wszystkiego
• czym różni się publikacja w internecie od publikacji w intranecie
• kiedy zdjęcie może być szczególnie ryzykowne
• jakie błędy pracodawców są najczęstsze

Czy wizerunek pracownika to dane osobowe?

Tak. Jeżeli zdjęcie pozwala rozpoznać konkretną osobę, to mówimy o danych osobowych w rozumieniu RODO. Sam fakt, że coś jest danymi osobowymi, nie oznacza jeszcze zakazu przetwarzania, ale oznacza, że pracodawca musi mieć podstawę prawną, konkretny cel i musi działać zgodnie z zasadą minimalizacji oraz rozliczalności. UODO przypomina też, że pracodawca nie może zbierać i wykorzystywać danych pracowników na zapas ani bez zgodnego z prawem celu.

W praktyce oznacza to, że zdjęcie pracownika na stronie internetowej nie jest niewinnym dodatkiem marketingowym tylko dlatego, że firma uważa je za estetyczne. Trzeba jeszcze odpowiedzieć na pytanie:

• po co zdjęcie ma się pojawić
• czy jest do tego właściwa podstawa prawna
• czy zakres publikacji nie jest zbyt szeroki
• czy pracownik rzeczywiście miał swobodę decyzji

Czy można umieścić wizerunek pracownika na stronie internetowej pracodawcy?

Co do zasady tak, ale zwykle nie bez zgody pracownika. 

W świetle przepisów, imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu czy służbowy e-mail pracownika mogą być publikowane przez pracodawcę nawet bez zgody, ponieważ są ściśle związane z wykonywaniem obowiązków służbowych. Inaczej ocenia się sam wizerunek pracownika. Innymi słowy, dane kontaktowe i służbowe funkcje pracownika to jedno, a zdjęcie twarzy pracownika udostępnione publicznie w internecie to drugie

Dlaczego zgoda pracownika jest tu tak ważna?

Wizerunek pracownika nie znajduje się w podstawowym katalogu danych, których pracodawca może żądać od pracownika na podstawie przepisów kodeksu pracy. To właśnie dlatego dla publikacji zdjęcia pracownika na stronie internetowej potrzebna jest dobrowolna zgoda. Równie ważne jest to, że taka zgoda musi być rzeczywiście dobrowolna i możliwa do cofnięcia bez negatywnych konsekwencji dla pracownika. UODO wyraźnie wskazuje, że brak zgody albo jej cofnięcie nie może szkodzić pracownikowi.

W praktyce dobra zgoda powinna być:

• wyraźna
• konkretna
• świadoma
• odwoływalna w każdym czasie
• oddzielona od innych dokumentów kadrowych, a nie ukryta wśród wielu oświadczeń

To oznacza, że słaby model wygląda tak:

• pracownik dostaje do podpisu szeroki pakiet dokumentów
• wśród nich znajduje się zgoda na publikację zdjęcia
• pracownik ma poczucie, że bez podpisu nie będzie mile widziany w organizacji

Taki model bardzo trudno uznać za bezpieczny. W relacji zatrudnienia problem swobody zgody zawsze jest bardziej wrażliwy niż w zwykłej relacji biznesowej.

Sama zgoda z RODO to nie wszystko – co z prawem autorskim?

To jedna z najczęściej pomijanych kwestii. Przy publikacji zdjęcia pracownika na stronie internetowej trzeba patrzeć nie tylko na RODO, ale też na ustawę o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Art. 81 tej ustawy stanowi, że rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej, z określonymi wyjątkami. Strona internetowa pracodawcy to typowy przykład rozpowszechniania wizerunku, bo zdjęcie trafia do nieograniczonego kręgu odbiorców.

To oznacza w praktyce, że pracodawca powinien pamiętać o dwóch warstwach:

• warstwie ochrony danych osobowych
• warstwie prawa do wizerunku z prawa autorskiego

Najrozsądniejsze podejście organizacyjne polega na tym, żeby jedna zgoda obejmowała oba reżimy.

Czym różni się strona internetowa od intranetu?

To rozróżnienie ma ogromne znaczenie. Przyjmuje się, że w przypadku strony internetowej należy pozyskać zgodę od pracownika na publikację wizerunku, a w przypadku intranetu można rozważać podstawę w postaci prawnie uzasadnionego interesu pracodawcy, jeżeli publikacja służy usprawnieniu zarządzania firmą i komunikacji wewnętrznej, a dostępu do zdjęć nie mają osoby z zewnątrz (w szczególności w sektorze prywatnym).

To jest bardzo praktyczna różnica:

• strona internetowa – dostępna publicznie, zwykle większe ryzyko, co do zasady zgoda
• intranet – dostęp ograniczony do pracowników, cel wewnętrzny, czasem możliwy inny model prawny

Dlatego pracodawca nie powinien automatycznie przenosić zasad z intranetu na stronę internetową (powszechnie dostępną). To, co bywa dopuszczalne wewnątrz organizacji, nie musi być bezpieczne na publicznej stronie internetowej firmy.

Czy pracodawca może opublikować zdjęcie razem z imieniem, nazwiskiem i stanowiskiem?

Tak, ale znów trzeba rozdzielić dane służbowe od wizerunku. UODO wskazuje, że imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu czy służbowy e-mail mogą być publikowane przez pracodawcę bez zgody, jeśli są związane z wykonywaniem obowiązków służbowych i kontaktem z klientami lub kontrahentami. Problem zaczyna się nie przy samych danych kontaktowych, lecz przy dołożeniu do nich fotografii. To właśnie zdjęcie wymaga odrębnej zgody.

Kiedy publikacja zdjęcia jest szczególnie ryzykowna?

Ryzyko rośnie zawsze wtedy, gdy pracownik nie ma realnej swobody decyzji albo gdy pracodawca publikuje wizerunek szerzej, niż to było potrzebne. Szczególnie ostrożnie trzeba podejść do sytuacji, w których:

• zdjęcie trafia nie tylko na stronę firmy, ale też do mediów społecznościowych
• publikacja ma charakter promocyjny lub marketingowy
• pracownik nie wie dokładnie, gdzie i jak długo zdjęcie będzie wykorzystywane
• firma chce dalej używać zdjęcia po zakończeniu zatrudnienia

Warto też pamiętać, że cofnięcie zgody nie powinno być tylko teorią. Jeżeli pracownik ją wycofa, pracodawca powinien mieć realną procedurę usunięcia zdjęcia ze strony oraz z innych miejsc, w których było wykorzystywane w tym samym celu. To jest praktyczny test na to, czy firma naprawdę działa zgodnie z RODO.

Jak powinien wyglądać bezpieczny model w firmie?

Najbezpieczniejszy model jest prosty i uporządkowany. Powinien obejmować:

• wyraźne rozdzielenie danych kontaktowych od wizerunku
• dobrowolną zgodę na publikację zdjęcia na zewnętrznej stronie www
• jasne określenie celu publikacji
• wskazanie miejsca publikacji
• możliwość łatwego cofnięcia zgody
• procedurę usunięcia zdjęcia po cofnięciu zgody albo po ustaniu potrzeby publikacji

Dobrze działa też zasada ograniczenia celu. Jeśli zgoda dotyczy strony internetowej pracodawcy, nie należy automatycznie rozszerzać jej na:

• media społecznościowe firmy
• materiały marketingowe
• prezentacje sprzedażowe
• rekrutacyjne zakładki kariery
• komunikację wewnętrzną

Każdy z tych kanałów może wymagać osobnej oceny, a czasem także osobnego uregulowania.

Najczęstsze błędy pracodawców

Najczęstsze błędy to:

• umieszczanie zdjęcia pracownika na stronę bez wyraźnej zgody
• traktowanie zgody jako formalności bez realnej możliwości odmowy
• brak procedury usuwania wizerunku po cofnięciu zgody

Podsumowanie

Wizerunek pracownika można umieścić na stronie internetowej pracodawcy, ale jest do tego potrzebna dobrowolna zgoda pracownika. Trzeba też pamiętać, że sama zgoda rodo nie wyczerpuje tematu, bo przy publikacji zdjęcia wchodzi dodatkowo ustawa o prawie autorskim, która wymaga zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku.

FAQ

Czy pracodawca może wrzucić zdjęcie pracownika na stronę firmy bez pytania?

Co do zasady nie powinien. UODO wskazuje, że publikacja wizerunku pracownika na stronie internetowej wymaga dobrowolnej zgody pracownika.

Czy sama zgoda z RODO wystarczy?

Nie zawsze wystarczy myśleć tylko o RODO. Art. 81 ustawy o prawie autorskim przewiduje, że rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby przedstawionej, więc trzeba pamiętać także o tej warstwie prawnej.

Czy imię, nazwisko i służbowy e-mail pracownika można publikować bez zgody?

Często tak. UODO wyjaśnia, że takie dane są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i wykonywaniem obowiązków służbowych, więc mogą być wykorzystywane przez pracodawcę bez zgody.