Umowa szkoleniowa z pracownikiem – kiedy warto ją stworzyć?

Umowa szkoleniowa z pracownikiem – kiedy trzeba ją zawrzeć z pracownikiem? Kiedy warto ją zawrzeć? Jak ją sformułować?

Dzisiaj zamieszczam wpis z podstawowymi wiadomościami na temat tego, kiedy zawierać umowę w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Nie jest bowiem wcale takie oczywiste, czy wysyłając pracownika na szkolenie umowę trzeba czy tylko można podpisać.

I. Kiedy trzeba zawrzeć umowę szkoleniową?

Na to pytanie odpowiedzi – może nie w dość przejrzysty sposób – dostarcza art. 103⁴ k.p.:

1. Pracodawca zawiera z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowę zawiera się na piśmie. […]

3. Nie ma obowiązku zawarcia umowy, o której mowa w § 1, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Z kodeksu pracy wynika zasada zawierania umowy w sprawie podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Jest to umowa odrębna od umowy o pracę.

O podnoszeniu kwalifikacji zawodowych mówi się wtedy, gdy pracownik dokształca się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą.

Wobec tego, tylko w tych sytuacjach możliwe jest zawarcie umowy szkoleniowej.

Tutaj czynię zastrzeżenie, mianowicie, jeśli pracownik dokształca się na własną rękę, a pracodawca chciałby przyznać mu pewne świadczenia (kodeks pracy wymienia zwolnienie z całości lub części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia oraz            urlop bezpłatny), pracodawca powinien w tej sprawie zawrzeć również umowę.

Wskazałam, że pracodawca ma obowiązek zawarcia umowy szkoleniowej z każdym pracownikiem dokształcającym się z jego inicjatywy lub za jego zgodą. Kodeks pracy przewiduje wyjątek.

Pracodawca nie musi zawierać umowy szkoleniowej, jeśli nie chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu przez określony czas po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych i zwrotu kosztów.

II. Umowa szkoleniowa – kiedy warto ją stworzyć?

W tym miejscu pozwolę sobie napisać prosto i bezpośrednio, kiedy jest sens zawierać umowę szkoleniową.

Kodeks pracy przyznaje pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe następujące uprawnienia:

– urlop szkoleniowy oraz

– zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania z prawem do wynagrodzenia.

Z kolei, pracodawca może przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, przykładowo, pracodawca może opłacić czesne, sfinansować zakwaterowanie i wyżywienie czy materiały naukowe. Te dodatkowe świadczenia, w szczególności ich rodzaj i zasady korzystania z nich, powinny zostać opisane w umowie.

Przechodząc dalej, jeśli pracodawca zobowiązuje pracownika do przepracowania pewnego okresu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w razie wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę w określonych przez kodeks pracy przypadkach (w art. 103⁵ k.p.), pracownik będzie zobowiązany do zwrotu kosztów dokształcania poniesionych przez pracodawcę.

Pracownik zobligowany jest do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytułu świadczeń dodatkowych (pomijam w tym miejscu sposób obliczenia kwoty do zwrotu).

W konsekwencji, jeśli pracodawca nie przyznaje żadnych świadczeń dodatkowych, pracownik nie ma czego zwracać.

Wyobraźmy sobie, że pracownik zostałby zobowiązany do przepracowania pewnego okresu po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, a następnie, w trakcie tego okresu, zostałby zwolniony dyscyplinarnie. Kodeks pracy mówi, że w takiej sytuacji pracownik powinien zwrócić koszty poniesione przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Jeżeli pracodawca takich kosztów by nie poniósł, pracownik nie miałby czego zwracać.

Wniosek jest taki, że warto zawierać umowę szkoleniową, jeśli pracodawca przewiduje świadczenia dodatkowe dla pracownika i w zamian za nie zobowiązuje go do przepracowania pewnego okresu po zakończeniu kształcenia.

III. Umowa szkoleniowa – jak ją zawrzeć z pracownikiem? 

Umowa szkoleniowa powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Najlepiej byłoby, aby taka umowa została podpisana własnoręcznie przez obie strony stosunku pracy.

Brak formy pisemnej może rodzić trudności w razie sporu z pracownikiem.

Pracodawca może mieć problem z wykazaniem, że zobowiązał pracownika do przepracowania pewnego okresu, a więc i z dochodzeniem zwrotu kosztów poniesionych z tego tytułu.

Mam nadzieję, że dzisiejszym wpisem przybliżyłam tematykę umowy szkoleniowej, a właściwie tego, kiedy warto ją zawierać i kiedy trzeba ją zawierać.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”shadow-down-left” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by vnwayne fan on Unsplash