Prywatny laptop, telefon, samochód używany do celów służbowych -> sposób rekompensaty przez pracodawcę

Używanie prywatnych narzędzi/materiałów/sprzętu pracownika do celów służbowych i rekompensowanie tego przez Pracodawców – czy zawsze musi się odbyć i na jakich zasadach?

W dzisiejszym wpisie odniosę się do dość popularnego w ostatnim roku problemu finansowania pracownikowi kosztów świadczenia pracy przy użyciu własnego sprzętu, w tym pracy zdalnej.

Niespełna rok temu, duże gro pracodawców poleciło pracownikom pracę zdalną i poleca ją nadal, a więc i temat rekompensowania kosztów po stronie pracownika jest nadal aktualny.

Zanim rozpocznę główny temat artykułu, napiszę jeszcze, że jeśli interesuje Cię tematyka pracy zdalnej / telepracy to artykuł na ten temat napisałam na blog Wojtka Wawrzaka PRAKREACJA.PL

Zarówno artykuł, jak i rozmowę Wojtka ze mną na ten temat, znajdziesz tutaj:

TELEPRACA I PRACA ZDALNA – WSZYSTKO, CO MUSISZ WIEDZIEĆ

I. Wykorzystywanie własnego sprzętu w celach służbowych – czy tak w ogóle można?

Coraz częściej pojawiającym się zjawiskiem jest korzystanie przez pracowników z własnych sprzętów w celach służbowych, zarówno w miejscu pracy jak i poza nim. Nosi to nazwę modelu BYOD (z ang. bring your own device).

Pracownicy coraz częściej stawiają na wykorzystywanie własnego komputera czy samochodu do wykonywania zadań służbowych – głównie ze względu na komfort i wygodę ich użytkowania.

Należy jednak zadać dwa pytania:

⇒ czy według prawa dopuszczalne jest korzystanie z własnych sprzętów w ramach wykonywanej pracy oraz 

⇒ czy przysługuje za to jakiś ekwiwalent?

II. Czy jest dopuszczalne korzystanie z własnych sprzętów do wykonywania pracy dla pracodawcy? Co mówią przepisy prawa?

Kodeks pracy, w tym również ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, nakłada na pracodawcę obowiązek dostarczenia pracownikowi odpowiednich narzędzi do pracy.

Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca

To na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia możliwości wykonywania pracownikowi pracy. Czy może jednak umówić się z pracownikiem na wykorzystanie swojego sprzętu przez pracownika do świadczenia pracy?

W samym kodeksie pracy brak jest regulacji, które wprost mówiłyby o możliwości korzystania z prywatnych sprzętów pracownika w miejscu pracy.

Z kolei, w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. (tej dotyczącej przeciwdziałaniu COVID-19) wyraźnie dopuszcza się wykonywanie pracy zdalnej przy użyciu prywatnych narzędzi lub materiałów przez pracownika.

Niemniej, nie ma jasno określonych zasad, czy, zasadniczo, poza epidemią, pracownicy mogą korzystać z własnego sprzętu w pracy, a jeśli przyjąć, że mogą to nie wiadomo, na jakich warunkach.

Jest kilka czynników, które przemawiają za tym, że takie rozwiązanie (dopuszczenie możliwości korzystania z własnego sprzętu do wykonywania pracy) jest oczywiście możliwe na drodzę porozumienia się stron i nie należy do najgorszych.

Jeśli pracodawca z pracownikiem (w związku z ogólną zasadą swobody umów) za obopólną zgodą,dopuszczają możliwość korzystania przez pracownika z jego prywatnego sprzętu – taka umowa nie powinna być przez nikogo kwestionowana.

Możemy również w takiej sytuacji, do obliczenie wysokości ekwiwalentu dla pracownika, analogicznie, zastosować przepisy dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, które wprost dopuszczają korzystanie przez pracownika z własnego sprzętu do celów służbowych.

Nie należy jednak zapominać, że korzystanie z narzędzi i materiałów, których nie zapewnił pracodawca, powinno nastąpić z poszanowaniem i ochroną informacji poufnych, innych tajemnic prawnie chronionych (tajemnice przedsiębiorstwa, dane osobowe) oraz informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

III. Zwroty kosztów pracy z użyciem własnego sprzętu

Jak już wcześniej wspomniałam – przepisy w żaden sposób nie regulują zwrotu kosztów używania przez zatrudnionego własnych urządzeń podczas pracy, w związku z czym najbezpieczniejszą formą regulacji tej kwestii będzie odrębna umowa, której treść uzgodnią strony stosunku pracy.

Co przede wszystkim powinny uwzględniać postanowienia umowy na użytkowanie swojego sprzętu do celów zawodowych?

1. narzędzia, sprzęty i materiały będą wykorzystywane przez pracownika;
2. Jakiej wysokości i w jakich terminach należny będzie ekwiwalent z tego tytułu;
3. Na podstawie jakich dokumentów ten ekwiwalent będzie należny (np. paragony, faktury);
4. Reguły zwrotu kosztów ewentualnych napraw czy konserwacji sprzętu (np. ze wskazaniem, jaka część tych kosztów obciąża pracodawcę).

Jako pracodawca, taką umowę możesz przygotować samodzielnie, a możesz również skorzystać z pomocy prawnika.

IV. Jak ustalić wysokość takiego ekwiwalentu?

Na to pytanie, podobnie jak na poprzednie – nie ma odpowiedzi wprost. W związku z czym musimy przyjąć, że w tej kwestii najlepiej posiłkować się przepisami dotyczącymi telepracy (art.  67¹¹§3).

Zgodnie z tymi przepisami, przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę:

1. normy zużycia sprzętu oraz jego udokumentowane ceny rynkowe,
2. ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracy (i jego ceny rynkowe).

Na kwotę ekwiwalentu może składać się nie tylko zużycie konkretnego sprzętu, ale również koszt energii elektrycznej, abonamentu telefonicznego, koszt Internetu. Z tego powodu, ekwiwalent może różnić się wysokością w każdym miesiącu w przypadku konkretnego pracownika, a także między konkretnymi pracownikami co do zasad ustalania jego wysokości, a więc i wysokości.

V. Ekwiwalent a podatki i składki ZUS

Nie możemy zapomnieć o kwestiach składek ZUS oraz podatków. Tutaj sytuacja jest bardziej klarowna.

Mamy możliwość zastosowania wyłączenia podatkowo-składowego wskazanego w:

– art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

– § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

O czym to właściwie świadczy?

Że ekwiwalenty pieniężne, za używane przez pracowników narzędzia, materiały czy sprzęt, które stanowią własność pracownika, zwolnione są z podatku dochodowego oraz składek ZUS.

Jednakże, aby pracodawca nie musiał tych składek oraz podatków odprowadzać, musi spełnić łącznie kilka warunków:

1. Ekwiwalent musi być ustalony w postaci pieniężnej;
2. Wysokość ekwiwalentu musi odzwierciedlać poniesione przez pracownika wydatki, a więc nie może być to kwota, która nie jest racjonalnie powiązana z wartością używanych w toku pracy sprzętów;
3. Narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika (pracodawca powinien dysponować odpowiednimi dowodami – rachunkiem czy fakturą dokumentującą zakup, umową sprzedaży);
4. Narzędzia, materiały i sprzęty należące do pracownika muszą być wykorzystywane w celach służbowych, a więc przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
5. Podsumowanie:

Jak widać, po podjęciu decyzji o pokryciu przez pracodawcę kosztów używania własnego sprzętu przez pracownika przy wykonywaniu pracy, sformalizowanie tego nie jest rzeczą nazbyt skomplikowaną, ale również jest rzeczą bardzo istotną.

Z uwagi na wyłączenia podatkowo-składkowe nie stanowi to również znacznego obciążenia budżetu pracodawcy. Tym samym warto oficjalnie i w sposób jasny te zasady ustalić, tak żeby obie strony z tego rozwiązania były zadowolone.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Fabian Irsara on Unsplash