Jak daleko może sięgać kontrola pracownika? | Monitoring w pracy

W tym wpisie będę się starała odpowiedzieć na pytanie jak daleko może być posunięta kontrola pracownika przez pracodawcę w zakresie uzyskania dostępu do jego danych osobowych?

W artykule pod tytułem: Monitoring w pracy – czy i kiedy jest dozwolony?, znajdującym się tutaj, pośrednio odpowiedziałam na to pytanie.

Jednakże monitoring jest pojęciem szerokim i w ramach tego działania przetwarza się dane osobowe zatrudnianego personelu.

Czy wiąże się to z jakimiś ograniczeniami?

W uproszczeniu monitoring można zdefiniować jako stałą obserwację aktywności pracowników.

Wyróżniamy kilka jego rodzajów:

a) monitoring wizyjny,

b) monitoring służbowych skrzynek e-mail,

c) podsłuch przeprowadzanych rozmów,

d) używanie rejestratorów GPS,

e) monitorowanie stron internetowych przeglądanych przez podwładnych.

Przedstawię pokrótce każdy z w/w typów monitoringu w świetle aktualnie obowiązujących przepisów, by następnie zanalizować problem w kontekście przepisów rozporządzenia UE.

I. Czy do zastosowania monitoringu w pracy wymagana jest zgoda pracownika? Czy monitoring wizyjny jest dopuszczalny?

Zdanie w tym aspekcie są podzielone.

Z jednej strony zgoda pracowników nie może być wyłączną podstawą czynności kontrolnych pracodawcy. Z drugiej ma ona walor legalizacyjny tych działań.

Co do zasady przyjmuje się, że podwładni powinni wiedzieć w jakiej formie, po co są kontrolowani (zasada adekwatności i proporcjonalności) oraz czy to nie narusza ich dóbr osobistych. Więcej na ten temat w cytowanym wyżej artykule.

Informację tę mogą złożyć poprzez: złożenie oświadczenia o zapoznaniu się z regulaminem pracy, statutem, wewnętrznym zarządzeniem, układem zbiorowym.

Dokumenty te mogą zostać również ogłoszone pracownikom i powinny być dla nich łatwo dostępne.

Tak więc odpowiadając na pytanie – czy monitoring wizyjny jest dopuszczalny?

Prawidłowa odpowiedź brzmi: Tak, przy uwzględnieniu powyższych zasad.

Oraz biorąc pod uwagę zmiany jakie nadchodzą, opisane w dalszej części artykułu.

II. Czy pracodawca może przeglądać e-maile pracowników?

Jest to dopuszczalne – zarówno w zakresie korespondencji tradycyjnej (papierowej) jak i elektronicznej, ale odnoszącej się tylko do spraw służbowych, a nie prywatnych.

Ponadto pracownik powinien zostać poinformowany o takim działaniu.

Kontrola tego typu nie może być przeprowadzana w sposób ciągły.

Jest natomiast uzasadniona w razie istnienia podejrzeń, iż mogło dojść do naruszenia obowiązków przez pracownika.

III. Czy podsłuch rozmów przeprowadzanych przez pracownika jest dopuszczalny?

Ta kwestia jest szczególnie newralgiczna.

Przyjmuje się, że podsłuch rozmów telefonicznych jest uzasadniony w przypadku pracowników, których praca polega na odbywaniu rozmów z klientami (tzw. call center). W takim przypadku jest to uzasadnione kontrolą jakości świadczonej pracy i zapewnieniu prawidłowego sposobu jej wykonywania, pod warunkiem wcześniejszego poinformowania o tym podwładnych.

Nie powinno zatem dochodzić do takich sytuacji gdy pracodawca zna treść wszystkich przeprowadzanych przez pracowników rozmów – w dodatku bez ich wiedzy.

Takie działanie należy uznać za bezprawne i może dać podstawę do dochodzenia przez pracowników zadośćuczynienia za naruszenie ich dóbr osobistych.

IV. Czy można kontrolować pracownika przez rejestrator GPS ?

Często stosowanym przez pracodawców narzędziem jest nawigacja z systemem GPS, instalowana w samochodach służbowych powierzonych pracownikom.

Wydaje się zatem, że zastosowanie tego urządzenia powinno być uzasadnione rodzajem umówionej pracy, np. pracownicy mobilni (tzw. adekwatność metody kontroli).

Ponadto, instalacja GPS powinna służyć pracodawcy do realizacji usprawiedliwionych celów (np. kontrola prawidłowości wykonywania obowiązków pracowniczych).

Jeżeli pracodawca wykaże te okoliczności – nie musi uzyskiwać zgody pracownika na tego rodzaju monitoring. W pozostałych przypadkach taka zgoda jest konieczna.

V. Czy dozwolone jest monitorowanie stron internetowych przeglądanych przez pracownika w czasie pracy?

Dostęp do Internetu jest bardzo ważnym elementem wykonywanej pracy, przede wszystkim przez możliwość szybkiego pozyskiwania informacji niezbędnych do wykonywania pracy.

Wyobraźmy sobie jednak sytuację, że pracownik przez dwa tygodnie był nieefektywny w pracy, ponieważ zajmował się  przeglądaniem stron internetowych w celach prywatnych.

Pracodawca może zatem skontrolować przeglądane przez pracownika strony internetowe jeżeli jest to uzasadnione kwestią sprawdzenia sposobu wykorzystywania przez niego czasu pracy oraz względami bezpieczeństwa. Oczywiście wcześniejsze poinformowanie załogi o zasadach korzystania z Internetu byłoby najlepszą opcją.

VI. Jak do kwestii monitoringu będą odnosiły się znowelizowane w unijnym duchu przepisy kodeksu pracy?

Otóż, utrwalanie obrazu z miejsca pracy (czyli tzw. monitoring wizyjny) może być stosowane wyłącznie w celu:

• zapewnienia pracownikom bezpieczeństwa,
• zabezpieczeniu mienia albo
• tajemnic przedsiębiorstwa.

Powyższe oznacza, że monitoring nie będzie mógł być stosowany w celu kontroli wykonywania pracy przez pracownika.

Jest to rewolucyjna zmiana, bo temu właśnie celowi dotychczas najczęściej monitoring służył.

Co więcej, urządzenia rejestrujące nie będą mogły być zainstalowane w takich miejscach, jak stołówki, szatnie, toalety itp.

Ponadto, w dobie rozwoju technologii i wzmożonego śledzenia zachowań podwładnych szczególnie chronione powinny być dane biometryczne – kamery posiadają bardzo często teraz system wykrywania i rozpoznawania twarzy.

W tym kontekście stanowisko zajęła Grupa Robocza w opinii nr 2/2017 z 8 czerwca 2017 r., która uznała, że tego rodzaju aplikacja narusza wolność pracowników. Wykorzystanie tego typu danych biometrycznych  jest możliwe tylko na warunkach określonych w art. 9 ust. 2 rozporządzenia unijnego – dla przykładu są to sytuacje gdy dana osoba wyraziła na to zgodę, przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a osoba, której dane dotyczą, jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody czy przetwarzanie dotyczy danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dane dotyczą.

Ponadto, ustawodawca zakazał pracodawcy przetwarzania danych sensytywnych pracowników – nawet po uprzednio wyrażonej zgodzie – ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby. Warto zwrócić uwagę na to, że w tej kategorii nie znalazły się inne dane wrażliwe takie jak np. przekonania religijne czy poglądy polityczne.

O instalacji monitoringu pracodawca będzie oczywiście musiał pracowników powiadomić.

VII. Podsumowanie – istota zmian w ochronie danych osobowych pracowników

Widać zatem, że rozporządzenie UE i dostosowywane do niego przepisy znowelizowanego k.p. znaczenie zawężają pole kontrolnych działań pracodawcy, co stanowi pewien ukłon w kierunku ochrony wolności, prywatności pracownika. Pracodawcy powinni mieć na uwadze wchodzące w życie już za pół roku rozporządzenie UE, a także nowelizacje polskich przepisów przygotowanych przez Ministerstwo Cyfryzacji. Stąd ostatni artykuł będzie odnosił się do całościowego podsumowania tej kwestii.

Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji albo potrzebujesz szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych napisz do mnie na adres: [email protected]