Podróże służbowe w kraju – jaki podatek i składki ZUS?

W dzisiejszym wpisie poruszę temat krajowej podróży służbowej.

Czym jest podróż służbowa?

Jakie należą się pracownikowi świadczenia z racji jej odbywania?

Czy z tymi świadczeniami związane są dodatkowe obciążenia podatkowe, składkowe dla pracodawcy?

Zerknij poniżej.

I. Podróż służbowa – kiedy ma miejsce?

O podróży służbowej możesz przeczytać m.in. w kodeksie pracy. Art. 77⁵ § 1 k.p. brzmi następująco:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Na temat pojęcia podróży służbowej powstało wiele opracowań, była ona też wielokrotnie przedmiotem orzeczeń sądowych.

Dzięki nim mogę wymienić charakterystyczne cechy podróży służbowej:

⇒ wyznaczenie zadania służbowego,

⇒ wyjazd poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika,

⇒ polecenie wyjazdu w celu wykonania zadania służbowego,

⇒ incydentalność w trakcie trwania stosunku pracy,

⇒ krótkotrwałość wyjazdu służbowego.

Uchwała 7 Sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. II PZP 11/08:

Podróż służbowa ma tymczasowy i krótkotrwały charakter, ma stanowić coś wyjątkowego w całokształcie obowiązków danego pracownika i sprowadzać się do wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Celem podróży służbowej jest dotarcie do miejsca wykonywania zadania zleconego przez pracodawcę, które znajduje się poza wynikającym z umowy o pracę miejscem stałego świadczenia pracy.

Nie jest jej celem stałe wykonywanie pracy w tej miejscowości, lecz jedynie czasowe wykonanie zleconego zadania służbowego. Zadanie to musi być przy tym skonkretyzowane przez pracodawcę i nie może mieć charakteru generalnego.

Prościej rzecz ujmując, podróż służbowa to wyjazd w celu świadczenia pracy poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, na polecenie pracodawcy (w miejscu i czasie określonym przez pracodawcę).

Przykładowo:

Pani Anna jest zatrudniona jako architekt w biurze projektowym. Biuro mieści się w Łodzi i w Łodzi Pani Anna na co dzień pracuje. Do biura zgłosił się klient z Gdańska, który zlecił zaprojektowanie hotelu w Gdańsku. Żeby pracownicy biura mogli zaprojektować hotel, pracodawca zadecydował, że Pani Anna uda się do Gdańska dokonać oględzin i pomiarów powierzchni, na której ma być usytuowany hotel. Pracodawca wydał Pani Annie polecenie wykonania oględzin i pomiarów w Gdańsku w dniach 5-6 maja 2022 r. Pani Anna odbędzie wówczas podróż służbową.

Oczywiście, musisz wiedzieć, że podróż służbowa może być krajowa lub zagraniczna. W dzisiejszym wpisie odnoszę się do krajowej podróży służbowej.

II. Na jakie świadczenia z tytułu podróży służbowej można liczyć?

Pracownikowi, oprócz normalnego wynagrodzenia, należą się szczególne świadczenia związane z odbywaniem podróży służbowej.

W przypadku pracowników zatrudnionych poza sektorem budżetowym, układ zbiorowy pracy, przepisy wewnątrzzakładowe lub postanowienia umowy o pracę powinny określać zasady pokrywania kosztów podróży służbowych. W braku takich postanowień zastosowanie znajduje rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Do należności związanych z podróżami służbowymi, według rozporządzenia, zaliczają się:

1. 1. diety,
   2. zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

1. Podróże służbowe i diety

Dieta w krajowej podróży służbowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży.

Dzienna stawka diety (za dobę podróży służbowej) wynosi 30,00 zł. Jednak, wysokość diety nie zawsze wynosi 30,00 zł – jej kwota różni się w zależności od tego, jak długo trwa podróż służbowa.

Co istotne, dieta nie przysługuje m.in. w przypadku odbywania podróży służbowej do miejsca zamieszkania lub jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

2. Zwrot kosztów związane z podróżą służbową

Pracownikowi przysługuje m.in. ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli 6,00 zł.

Ryczałt ten nie przysługuje, jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów lub jeśli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej krajowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem (do domu).

Jeśli podróż służbowa wiąże się z noclegiem w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, pracownikowi przysługuje także zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale w kwocie nie wyższej niż dwudziestokrotność stawki diety za jedną dobę hotelową.

W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit 600,00 zł (20 x 30,00 zł), Pracownikowi może przysługiwać ryczałt, jeśli nie zapewniono mu bezpłatnego noclegu i jeśli nie przedłożył on rachunku. Ryczałt za każdy nocleg wynosi 150% diety, czyli 45,00 zł.

Dodatkowo, zgodnie z rozporządzeniem, jeśli pracownik poniósł inne wydatki związane z podróżą służbową niż wyżej wymienione, pracodawca zwraca je w udokumentowanej wysokości. Zwracane są wydatki, które były niezbędne do poniesienia w trakcie podróży służbowej, i których zwrot zaakceptował pracodawca. Chodzi, przykładowo, o zwrot opłat w strefie płatnego parkowania czy zwrot opłaty za przejazd taksówką.

III. Podróże służbowe – podatek i składki ZUS.

Zwolnienie z opodatkowania i oskładkowania

Z punktu widzenia, i pracodawcy, i pracownika, istotne jest zwolnienie z opodatkowania i oskładkowania należności wypłacanych z tytułu odbycia podróży służbowej:

⇒ Podatek?

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Wolne od podatku dochodowego są: […] diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13;

⇒ Składki ZUS?

Rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe:

Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: […] diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem pkt 17.

Wyłączenie z opodatkowania i oskładkowania obejmuje należności do wysokości limitów określonych przez rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Na mocy ww. przepisów, świadczenia z tytułu podróży służbowych, wypłacane w wysokości przewidzianej rozporządzeniem, są wolne od podatku i składek ZUS.

Gdyby pracodawca wprowadził korzystniejsze zasady pokrywania kosztów podróży służbowej, przykładowo, dietę w wysokości 40,00 zł za dobę podróży służbowej, część wypłaconego świadczenia przewyższająca kwotę przewidzianą w rozporządzeniu, stanowi już przychód, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz oskładkowaniu.

Przykładowo, jeśli dieta wynosiłaby 40,00 zł to tylko dieta w kwocie 10,00 zł stanowiłaby przychód do opodatkowania i oskładkowania (40,00 – 30,00 = 10,00 zł). Dieta w kwocie 30,00 zł, jak wynika z wpisu, jest przychodem wyłączonym z opodatkowania i oskładkowania.

Dzięki temu, że ustawodawca nie określił maksymalnego czasu trwania podróży służbowej, pracodawcy mogą polecać odbywanie podróży służbowych trwających nawet kilka tygodni.

Oczywiście, takie „zabiegi” wymagają dostosowania warunków wyjazdu służbowego do cech charakterystycznych podróży służbowych. Niemniej, należności z tytułu podróży służbowych, nieopodatkowane i nieoskładkowane, stanowią wówczas istotny dodatek do normalnego wynagrodzenia za pracę.

IV. Podsumowanie – podróże służbowe po kraju

Tematyka podróży służbowych jest niezwykle obszerną materią.

Jeśli masz pytania dotyczące zakwalifikowania konkretnego wyjazdu jako podróży służbowej lub zasad rozliczania takiej podróży, a może chciałbyś uregulować w zakładzie pracy zasady rozliczania podróży służbowych, napisz do mnie.

[otw_shortcode_info_box border_type=”bordered” border_style=”bordered” shadow=”samonaśladownictw” rounded_corners=”rounded-5″ icon_size=”large” icon_url=”https://e-prawopracy.pl/wp-content/uploads/2016/07/koperta-01.png”]Jeśli potrzebujesz porady prawnej, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: [email protected] [/otw_shortcode_info_box]

Photo by Joshua Sortino on Unsplash