Kobieta jest w ciąży, rozpoczyna nową pracę, zostaje zgłoszona do ZUS, a po kilku tygodniach korzysta ze zwolnienia lekarskiego. Niedługo później ZUS wszczyna postępowanie i zaczyna pytać:

• dlaczego została zatrudniona właśnie w tym momencie,
• kto wcześniej wykonywał jej obowiązki,
• dlaczego utworzono nowe stanowisko,
• jakie konkretnie zadania wykonywała,
• kto wydawał jej polecenia,
• dlaczego otrzymała takie wynagrodzenie.

Czy samo zatrudnienie kobiety będącej w ciąży może zostać uznane za pozorne?

Nie. Ciąża nie jest dowodem pozorności umowy o pracę. Również świadome podjęcie zatrudnienia po to, aby uzyskać ochronę ubezpieczeniową i w przyszłości świadczenia związane z macierzyństwem, samo w sobie nie jest niedozwolone.

Z tego artykułu dowiesz się:

• czy można legalnie zatrudnić kobietę będącą w ciąży,
• czy zamiar uzyskania zasiłku świadczy o pozorności umowy,
• kiedy ZUS może zakwestionować zatrudnienie,
• co oznacza faktyczne wykonywanie pracy,
• dlaczego samo wykonywanie pojedynczych czynności nie zawsze wystarczy,
• jakie znaczenie ma krótki okres pracy przed L4,
• czy nowe stanowisko albo zatrudnienie u członka rodziny jest podejrzane,
• czy ZUS może zakwestionować wysokie wynagrodzenie mimo uznania samego zatrudnienia,
• jakie dowody najlepiej potwierdzają rzeczywiste zatrudnienie,
• jak odwołać się od decyzji ZUS.

---

Czy kobieta w ciąży może normalnie zawrzeć umowę o pracę?

Tak.

Nie istnieje zasada zabraniająca zatrudnienia kobiety tylko dlatego, że jest w ciąży. Co więcej, najnowsze orzecznictwo SN wprost odrzuca pogląd, według którego sama ciąża miałaby świadczyć o fikcyjności zatrudnienia.

Nie ma również znaczenia, że pracodawca wiedział o ciąży w dniu zawierania umowy.

Nawiązanie stosunku pracy z kobietą w ciąży nie powinno być oceniane negatywnie tylko z tego powodu, nawet jeżeli pracodawca był świadomy jej stanu.

Przykład

Anna jest w trzecim miesiącu ciąży.

Firma poszukuje specjalisty ds. kadr. Anna posiada odpowiednie doświadczenie, przechodzi rekrutację i zostaje zatrudniona.

Przez kolejne dwa miesiące:

• przychodzi do pracy,
• prowadzi dokumentację,
• odpowiada na e-maile,
• obsługuje pracowników,
• korzysta z programu kadrowego,
• otrzymuje polecenia od przełożonego.

Następnie z powodów zdrowotnych lekarz wystawia jej zwolnienie.

Sam fakt ciąży nie daje podstaw do automatycznego uznania zatrudnienia za fikcyjne. Najważniejsze będzie to, czy w okresie zatrudnienia Anna rzeczywiście wykonywała pracę w warunkach właściwych dla stosunku pracy.

Czy można zatrudnić się po to, aby mieć prawo do zasiłku macierzyńskiego?

Sam motyw uzyskania ochrony ubezpieczeniowej nie przesądza o nieważności zatrudnienia.

To bardzo ważna zasada.

Przyjmuje się, że zawarcie umowy podczas ciąży – nawet przy motywacji związanej z uzyskaniem zabezpieczenia społecznego – nie jest samo w sobie dowodem pozorności.

Jest jednak zasadniczy warunek:

za umową musi stać wykonywanie pracy.

Niedozwolony schemat wygląda inaczej

Kobieta formalnie zostaje zatrudniona, ale strony od początku wiedzą, że:

• nie będzie pracowała,
• pracodawca nie potrzebuje jej pracy,
• nie będzie wydawał jej poleceń,
• umowa ma jedynie stworzyć tytuł do ubezpieczenia.

Wtedy dokument nazwany „umową o pracę” może nie stworzyć pracowniczego tytułu do ubezpieczeń.

Co właściwie oznacza pozorne zatrudnienie?

Pozorność oznacza sytuację, w której strony składają formalne oświadczenia o zawarciu umowy, choć w rzeczywistości nie zamierzają wykonywać jej zgodnie z zadeklarowaną treścią.

W przypadku stosunku pracy najważniejsze jest więc nie to, czy istnieje dokument zatytułowany „umowa o pracę”, lecz to, czy strony rzeczywiście zachowują się jak pracownik i pracodawca.

O pracowniczym tytule ubezpieczenia nie decyduje samo:

• podpisanie umowy,
• zgłoszenie do ZUS,
• wypłacenie wynagrodzenia,
• opłacenie składek,
• stworzenie dokumentacji kadrowej.

Decydujące jest faktyczne i rzeczywiste realizowanie elementów stosunku pracy.

Jakie cechy pracy będzie badał ZUS?

W typowym stosunku pracy pracownik wykonuje określone zadania:

• na rzecz pracodawcy,
• pod jego kierownictwem,
• w określonych przez niego warunkach organizacyjnych,
• za wynagrodzeniem.

Przy sporze ZUS będzie więc interesował się nie tylko tym, czy kobieta coś robiła, ale również tym, w jaki sposób pracowała.

Może pytać przykładowo:

• kto przydzielał zadania,
• kto kontrolował ich wykonanie,
• w jakich godzinach wykonywano pracę,
• gdzie była wykonywana,
• komu pracownica raportowała,
• co konkretnie zrobiła,
• kto korzystał z rezultatów jej pracy.

Bardzo ważne: „robiłam coś dla firmy” może nie wystarczyć

To jeden z elementów, na którym warto się skoncentrować.

Wykonywanie jakichkolwiek czynności na rzecz firmy nie zawsze oznacza jeszcze wykonywanie umowy o pracę.

W orzecznictwie wskazuje się, że nawet jeżeli ubezpieczona wykonywała pewne czynności, sąd musi ustalić, czy rzeczywiście były one wykonywane w reżimie pracowniczym. Niektóre czynności mogą stanowić jedynie element tworzenia pozorów albo w rzeczywistości odpowiadać innej podstawie współpracy.

Przykład

Kobieta twierdzi, że była zatrudniona na pełen etat jako specjalistka administracyjna.

Potrafi jednak wykazać wyłącznie, że:

• dwa razy odebrała telefon,
• raz wysłała wiadomość do księgowej,
• kilka razy pojawiła się w biurze.

Jeżeli nie ma żadnego materiału pozwalającego potwierdzić pełnoetatowe wykonywanie uzgodnionej pracy i podporządkowanie pracodawcy, takie pojedyncze czynności mogą okazać się niewystarczające.

Krótki okres zatrudnienia przed L4 – czy oznacza pozorność?

Nie ma przepisu mówiącego, że kobieta musi przepracować co najmniej trzy miesiące, aby jej umowa była prawdziwa.

Można rzeczywiście rozpocząć zatrudnienie, a następnie po kilku tygodniach stać się niezdolną do pracy.

Sąd Najwyższy konsekwentnie koncentruje się na rzeczywistym wykonywaniu zatrudnienia, a nie na ustalaniu abstrakcyjnego minimalnego okresu, przez który kobieta musi pracować przed skorzystaniem ze świadczeń.

Problem praktyczny polega na czymś innym.

Im krócej trwała praca, tym mniej zwykle istnieje dowodów potwierdzających jej rzeczywiste wykonywanie.

Czy nowe stanowisko pracy jest podejrzane?

Sam fakt stworzenia nowego stanowiska również nie oznacza pozorności.

Firma może przecież:

• rozwijać działalność,
• pozyskiwać nowych klientów,
• otwierać nowy dział,
• odciążać właściciela,
• przekazywać część jego obowiązków pracownikowi.

Znaczenie ma jednak odpowiedź na pytanie, czy istniała realna potrzeba zatrudnienia. W najnowszych sprawach sądy uwzględniają tę okoliczność jako jeden z elementów całej analizy.

Czy brak zatrudnienia osoby na zastępstwo świadczy o fikcyjności?

Nie automatycznie.

Pracodawca może po rozpoczęciu nieobecności pracownicy:

• sam przejąć jej obowiązki,
• rozdzielić je między innych pracowników,
• czasowo z nich zrezygnować,
• skorzystać z zewnętrznej firmy.

Brak zastępstwa jest więc tylko jednym z elementów, który trzeba zestawić z całością sytuacji. W sprawach, w których sądy uznawały zatrudnienie za pozorne, brak zastępstwa występował zwykle razem z innymi okolicznościami, takimi jak marginalny zakres obowiązków, brak realnej potrzeby stanowiska czy nieadekwatne wynagrodzenie.

Zatrudnienie u męża, ojca albo innego członka rodziny

Bliska relacja pomiędzy pracownicą i pracodawcą nie wyklucza stosunku pracy.

Małżonek, rodzic czy inny członek rodziny może rzeczywiście zatrudnić kobietę i korzystać z jej pracy. Relacje rodzinne nie eliminują z góry możliwości pracowniczego zatrudnienia.

Jednocześnie w takim przypadku szczególnie duże znaczenie mają obiektywne dowody niezależne od samych zeznań rodziny.

Mocniejsze będą przykładowo:

• e-maile do klientów,
• dokumenty stworzone podczas pracy,
• logowania do systemu,
• zeznania kontrahentów,
• dokumenty wysyłane do urzędów,
• efekty wykonanych projektów.
  

  ---

---

Czy fakt, że kobieta wiedziała o ciąży, pogarsza sprawę?

Może zostać uwzględniony przez ZUS jako element chronologii, ale nie może sam przesądzić o fikcyjności.

Spóźnione zgłoszenie do ZUS a ciąża

Opóźnienie w zgłoszeniu pracownika może wyglądać podejrzanie, zwłaszcza gdy następuje dopiero po uzyskaniu informacji o ciąży.

Nie oznacza jednak automatycznie pozorności.

Dobrym przykładem pokazującym znaczenie całego układu okoliczności jest postanowienie SN z 12 lutego 2025 r., I USK 126/24. W tamtej sprawie sąd uwzględnił m.in. zgłoszenie do ubezpieczeń ze skutkiem wstecznym dokonane dzień po stwierdzeniu wczesnej ciąży, ale razem z szeregiem innych elementów: krótkim okresem aktywności, nowym stanowiskiem, brakiem rzeczywistej potrzeby zatrudnienia, marginalnymi zadaniami i oceną wynagrodzenia.

Wysokie wynagrodzenie – osobny problem

To bardzo ważne rozróżnienie.

ZUS może mieć dwa różne zarzuty.

Zarzut 1: zatrudnienia w ogóle nie było

Wtedy organ twierdzi, że kobieta nie podlegała ubezpieczeniom jako pracownik.

Zarzut 2: zatrudnienie było realne, ale wynagrodzenie ustalono sztucznie wysoko

Wtedy spór może dotyczyć nie istnienia zatrudnienia, lecz podstawy wymiaru składek.

ZUS może badać zarówno rzeczywiste istnienie stosunku pracy, jak i postanowienia umowy dotyczące wysokości wynagrodzenia, a następnie wydać odrębną decyzję dotyczącą wysokości podstawy wymiaru składek.

Czy wysoka pensja kobiety w ciąży jest niedozwolona?

Nie istnieje zasada, zgodnie z którą ciężarna może otrzymywać wyłącznie minimalne albo przeciętne wynagrodzenie.

Wysokość pensji powinna jednak dać się racjonalnie powiązać m.in. z:

• wykonywaną pracą,
• kwalifikacjami,
• odpowiedzialnością,
• skalą przedsiębiorstwa,
• wynagrodzeniami innych osób,
• sytuacją gospodarczą pracodawcy.

Wcześniej zlecenie lub B2B, a po zajściu w ciążę umowa o pracę

Taka zmiana również nie musi oznaczać fikcji.

Bardzo dobrego przykładu dostarcza orzecznictwo.

Przykład:

Kobieta wcześniej współpracowała ze spółką w innej formule. Będąc w ciąży, poinformowała swoich przełożonych i poprosiła o zmianę współpracy na umowę o pracę. Po zmianie zwiększył się jej zakres obowiązków i faktycznie zmienił sposób wykonywania pracy: świadczyła ją w czasie i miejscu wskazanym przez spółkę, a polecenia wydawali wspólnicy. SN nie znalazł podstaw do przyjęcia skargi kasacyjnej ZUS.

Wniosek jest taki, że zawsze trzeba sprawdzić, czy rzeczywiście zmienił się model wykonywania pracy.

Co najlepiej udowadnia prawdziwe zatrudnienie?

Najlepsze są dowody, które powstały naturalnie podczas pracy, a nie dopiero wtedy, gdy pojawiła się kontrola ZUS.

Warto zabezpieczyć przede wszystkim:

• służbową korespondencję e-mail,
• wiadomości na Teams, Slacku lub innym komunikatorze,
• raporty,
• dokumenty przygotowane przez pracownicę,
• wpisy w CRM lub innych systemach,
• historię logowań,
• grafiki i ewidencję czasu pracy,
• korespondencję z klientami,
• kalendarze spotkań,
• polecenia przełożonego,
• potwierdzenia wypłat wynagrodzenia,
• dokumenty dotyczące przekazania sprzętu,
• zeznania współpracowników i klientów.

W orzecznictwie szczególnie istotna pozostaje możliwość pokazania nie tylko rezultatów pracy, ale także kierownictwa i organizacyjnego podporządkowania pracownicy pracodawcy.

Lista obecności i przelew pensji mogą nie wystarczyć

To częsty błąd.

Strony przedstawiają ZUS:

• umowę,
• badania lekarskie,
• szkolenie BHP,
• listę obecności,
• przelew wynagrodzenia.

I uważają, że sprawa jest przesądzona.

Nie jest.

Sąd Najwyższy podkreśla, że takie formalne elementy nie zastępują ustalenia, czy praca rzeczywiście była wykonywana w warunkach odpowiadających stosunkowi pracy.

8 czerwonych flag, które ZUS może zestawić ze sobą

Żaden z poniższych elementów samodzielnie nie przesądza fikcyjności, ale ich kumulacja może znacząco utrudnić sprawę:

1. zatrudnienie bardzo krótko przed L4,
2. nowo utworzone stanowisko bez widocznej potrzeby gospodarczej,
3. brak konkretnych efektów pracy,
4. wysokie wynagrodzenie trudne do wyjaśnienia skalą obowiązków,
5. zatrudnienie u bliskiego członka rodziny,
6. zgłoszenie do ZUS ze znacznym opóźnieniem,
7. brak jakiegokolwiek zastępstwa i brak osób przejmujących rzekomo istotne obowiązki,
8. dokumentacja wskazująca na pełny etat przy minimalnej faktycznej aktywności.

W sprawach, w których sądy akceptują zarzut pozorności, zwykle znaczenie ma właśnie całość okoliczności, a nie jeden „podejrzany” fakt.

ZUS może sam wydać decyzję o niepodleganiu ubezpieczeniom

To warto wyjaśnić bardzo precyzyjnie.

W niektórych artykułach można spotkać sugestię, że dopiero sąd może „uznać umowę za pozorną”. Tymczasem z punktu widzenia postępowania ubezpieczeniowego ZUS może zbadać stosunek prawny i wydać decyzję stwierdzającą, że dana osoba nie podlega ubezpieczeniom jako pracownik.

Dopiero jeśli pracownica lub płatnik nie zgadzają się z decyzją, mogą doprowadzić do jej kontroli przez sąd.

Co oznacza decyzja ZUS o pozornym zatrudnieniu?

Jeżeli ZUS stwierdzi, że kobieta nie była w rzeczywistości pracownikiem, może wydać decyzję o niepodleganiu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tego tytułu. ZUS oficjalnie wskazuje, że pozorna umowa nie tworzy pracowniczego tytułu do ubezpieczeń.

To może następnie mieć bezpośrednie znaczenie dla świadczeń związanych z ubezpieczeniem chorobowym.

Dlatego sprawa o pozorne zatrudnienie często nie jest w praktyce sporem „o samą umowę”.

Jej rzeczywistym ciężarem ekonomicznym może być prawo do:

• zasiłku chorobowego,
• zasiłku macierzyńskiego,
• innych świadczeń zależnych od istnienia pracowniczego tytułu ubezpieczenia.

ZUS wydał niekorzystną decyzję – co robić?

Od decyzji ZUS można wnieść odwołanie do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Co do zasady termin wynosi miesiąc od dnia doręczenia decyzji, a odwołanie składa się za pośrednictwem jednostki ZUS, która ją wydała.

Nie buduj sprawy wyłącznie na zeznaniach pracownicy i pracodawcy

Szczególnie przy zatrudnieniu:

• małżonka,
• córki,
• synowej,
• partnerki,
• innej bliskiej osoby

same zeznania stron mogą być niewystarczająco przekonujące.

Znacznie mocniejszy będzie materiał z dokumentów.

Najważniejsza zasada: nie ciąża, lecz rzeczywistość zatrudnienia

Spory tego rodzaju bardzo często zaczynają się od ciąży, ale prawnie powinny kończyć się odpowiedzią na zupełnie inne pytanie:

czy strony rzeczywiście realizowały umowę o pracę?

OBowiązują dwie zasady:

• sama ciąża nie świadczy o pozorności,
• o tytule ubezpieczeniowym decyduje sposób rzeczywistego wykonywania zatrudnienia, a nie nazwa umowy.

To najlepszy punkt wyjścia do każdej takiej sprawy.

---

---

Podsumowanie

Zatrudnienie kobiety w ciąży jest dopuszczalne i samo w sobie nie świadczy o pozorności umowy o pracę. Nie ma zasady zabraniającej kobiecie podjęcia pracy dlatego, że dzięki zatrudnieniu uzyska ubezpieczenie chorobowe i w przyszłości może otrzymać świadczenia związane z macierzyństwem. 

Czy ZUS może zakwestionować umowę tylko dlatego, że pracownica jest w ciąży?

Nie. Sam stan ciąży nie świadczy o pozorności zatrudnienia. 

Czy można podpisać umowę o pracę, wiedząc o ciąży?

Tak. Wiedza o ciąży nie wyklucza możliwości rzeczywistego podjęcia zatrudnienia. Pracodawca również może wiedzieć o ciąży w chwili zawierania umowy.

Czy chęć uzyskania zasiłku macierzyńskiego oznacza pozorną umowę?

Nie sama w sobie. Zamiar uzyskania ochrony ubezpieczeniowej nie jest równoznaczny z fikcyjnym zatrudnieniem, jeżeli praca rzeczywiście jest wykonywana w ramach stosunku pracy.

Ile trzeba przepracować przed L4, żeby ZUS nie zakwestionował umowy?

Nie ma ustawowego minimalnego okresu pracy gwarantującego uznanie zatrudnienia. Znaczenie ma rzeczywiste wykonywanie stosunku pracy, a nie sama liczba przepracowanych tygodni.

Czy miesiąc pracy przed zwolnieniem lekarskim oznacza fikcyjne zatrudnienie?

Nie automatycznie. Krótki okres może zwrócić uwagę ZUS, ale trzeba go oceniać wraz z dowodami rzeczywiście wykonywanych obowiązków.

Czy samo podpisanie umowy i zgłoszenie do ZUS wystarczy?

Nie. Formalna umowa, zgłoszenie ubezpieczeniowe, opłacone składki i wypłacone wynagrodzenie nie zastępują rzeczywistego wykonywania stosunku pracy.

Czy listy obecności wystarczą przed sądem?

Mogą być dowodem, ale zwykle nie powinny być jedynym materiałem. Znacznie mocniejsze są niezależne dowody faktycznej pracy, np. korespondencja, dokumenty, systemy firmowe, raporty oraz świadkowie.

Czy nowe stanowisko oznacza pozorność?

Nie. Firma może utworzyć nowe stanowisko. Brak racjonalnej potrzeby jego utworzenia może być jednak jedną z okoliczności analizowanych wraz z pozostałym materiałem.

Ile czasu jest na odwołanie od decyzji ZUS?

Co do zasady miesiąc od dnia doręczenia decyzji. Odwołanie składa się za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał decyzję.