W poprzednim wpisie omówiliśmy ogólne zasady przeprowadzania kontroli przez ZUS.

Dziś przyjrzymy się osobie kontrolera ZUS– jakie ma uprawnienia i jakie działania może podejmować w ramach przeprowadzanej kontroli.

Jak już wspominałam kontrolę przeprowadza osoba upoważniona przez ZUS, czyli inspektor kontroli ZUS.

I. ZUS kontrola – jakie są uprawnienia inspektorów kontroli ZUS?

Zgodnie z ustawą w trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli Zakładu ma prawo:

⇒ badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli;

⇒ dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek;

⇒ zabezpieczać zebrane dowody;

⇒  żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego;

⇒ legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;

⇒ przesłuchiwać świadków;

⇒ przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Należy jednak wiedzieć, że Inspektor kontroli jest uprawniony do badania wszelkich ksiąg, dokumentów finansowo-księgowych i osobowych oraz innych nośników informacji, przy czym warunkiem uzyskania dostępu do tych danych jest to, aby pozostawały one w związku z zakresem kontroli.

Oznacza to, że inspektorowi kontroli nie przysługuje uprawnienie do przeglądania całości ksiąg i dokumentów finansowo-księgowych czy osobowych, lecz jedynie tych, które pozostają w związku z zakresem kontroli określonym w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli.

Inspektorowi nie przysługuje prawo wglądu w takie dane, jak np. kontrakty handlowe, jeżeli nie pozostają one w związku z zakresem kontroli.

II. Dowody zgromadzone w toku kontroli

Zebrane dowody podlegają zabezpieczeniu, które może polegać na:

⇒ przechowaniu ich u płatnika składek w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu,

⇒ opieczętowaniu i oddaniu ich na przechowanie płatnikowi składek lub jego pracownikowi za potwierdzeniem odbioru,

⇒  zabraniu do jednostki organizacyjnej Zakładu za potwierdzeniem odbioru.

Po wykorzystaniu zabezpieczonej dokumentacji Inspektor wydaje decyzję, na podstawie której zwalnia dokumentację spod zabezpieczenia.

W trakcie zabezpieczenia płatnik ma jednak możliwość zwrócenia się z pisemnym wnioskiem o udostępnienie zabezpieczonych dokumentów.

Wówczas na podstawie decyzji Inspektora i w jego obecności może nastąpić udostępnienie zabezpieczonych dokumentów płatnikowi.

Obowiązkiem Zakładu jest zapewnienie warunków umożliwiających płatnikowi korzystanie z zabezpieczonej dokumentacji.

Podczas przeprowadzania kontroli inspektor może korzystać z danych zawartych na koncie ubezpieczonych oraz płatnika składek.

III. Prawa i obowiązki inspektora w siedzibie płatnika

Inspektor kontroli – w ramach wykonywania czynności kontrolnych – na podstawie posiadanego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, może się poruszać po siedzibie płatnika oraz miejscach prowadzenia działalności bez konieczności uzyskiwania odrębnych przepustek, a także nie podlega innym regulacjom przewidzianym w regulaminach wewnętrznych obowiązujących u płatnika składek, m.in. w zakresie rewizji osobistej.

Powyższe uprawnienia nie zwalniają jednak inspektora z obowiązku przestrzegania przepisów regulujących zasady bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto należy zauważyć, że inspektor może podlegać ograniczeniom, które wynikają z innych przepisów regulujących zasady prowadzenia działalności przez danego płatnika.

IV. ZUS kontrola – co w praktyce interesuje Inspektora ZUS?

ZUS interesują wszystkie obowiązki związane z ubezpieczeniami społecznymi.

W ramach kontroli ZUS weryfikuje w szczególności, czy:

⇒ zawarta umowa o dzieło jest zgodna z prawem, a jej celem nie jest obejścia prawa,

⇒ wypłacone przez pracodawcę świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych faktycznie zostały sfinansowane ze środków funduszu,

wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest zgodna z prawem i zasadami współżycia społecznego,

umowa o pracę jest ważna, czy nie jest umową pozorną,

⇒ płatnik zgłasza do ubezpieczeń społecznych wszystkie osoby, które im podlegają,

⇒ płatnik wystawia odpowiednie zaświadczenia,

⇒ płatnik informuje ZUS o danych istotnych dla celów ubezpieczeń społecznych lub ich zmianie.

V. Przesłuchanie świadków przez Inspektora ZUS

Jednym ze sposobów zbierania dowodów w toku kontroli jest przesłuchanie świadków ,m.in. pracowników kontrolowanego przedsiębiorcy.

Kontrolowany przedsiębiorca ma prawo czynnie uczestniczyć w postępowaniu kontrolnym, na każdym jego etapie.

Jeżeli w toku postępowania inspektor uzna, że konieczne jest przesłuchanie świadków, wówczas ma on obowiązek poinformowania płatnika składeko tym zamiarze oraz o terminie i miejscu przeprowadzenia tego dowodu – w terminie i w sposób umożliwiający płatnikowi udział w tych czynnościach.

Jedynym wyjątkiem od obowiązku poinformowania płatnika o zamiarze przeprowadzenia dowodu z zeznań świadka jest sytuacja nagła, kiedy konieczne jest natychmiastowe podjęcie działania, a płatnik jest nieobecny.

Fakt nieobecności płatnika odnotowuje się wówczas w protokole przeprowadzonej kontroli.

Należy pamiętać, że zarówno świadkowie, jak i strona zeznają pod rygorem odpowiedzialności karnej.

O tym fakcie, a także o sankcjach za złożenie fałszywych zeznań oraz o możliwości odmowy zeznań w określonych okolicznościach muszą zostać poinformowani przed rozpoczęciem składania zeznań.

Przesłuchanie przeprowadza inspektor kontroli. To on zadaje pytania i zapisuje odpowiedzi, które padają ze strony płatnika lub świadka. Treść zeznań zostaje dokładnie zapisana w protokole przesłuchania.

Osoba zeznająca ma prawo zapoznać się z nią po zakończeniu przesłuchania i zgłosić ewentualne uwagi, sprostowania. Gdy protokół jest w pełni zgodny z zeznaniem, zostaje potwierdzony podpisem przez kontrolującego oraz przez osobę przesłuchiwaną.

Dopiero tak sporządzony protokół przesłuchania może stanowić dowód w sprawie, zarówno na etapie postępowania przed ZUS, jak i na etapie postępowania sądowego.

VI. Uprawnienia i zobowiązania ZUS a RODO?

Na koniec odpowiem na często kierowane pytanie – czy ZUS może żądać przedstawienia faktur zawierających dane innych przedsiębiorców bądź czy może żądać podania danych osobowych i adresowych osób fizycznych korzystających z usług przedsiębiorcy.

Przepisy tzw. RODO (tj. Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych) dotyczą ochrony danych osobowych osób fizycznych w związku z przetwarzaniem tych danych.

Z całą pewnością ochronie podlegają dane osób fizycznych, niemniej, ochronie podlegają także dane jednoosobowych przedsiębiorców.

Odpowiedź na zadane pytanie odnosi się do podstaw przetwarzania danych (czy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze).

Inspektor kontroli ma prawo przeglądać dokumenty finansowe, z tego względu zabronić przeglądania faktur, na których podane są imię i nazwisko przedsiębiorcy, nie można(obowiązkiem płatnika jest dostarczenie wszelkich możliwych dokumentów).

W przypadku osób fizycznych, z ostrożności, zawsze można poprosić o udzielenie zgody na przetwarzanie danych osobowych bądź można przedstawić dokumenty świadczące o wykonaniu usług częściowo zanonimizowane (np. wydruki z konta firmowego na Allegro z imieniem nabywcy).

icon
Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, indywidualnej konsultacji napisz do mnie na adres: katarzyna@klemba.pl

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Zaznaczone pola są obowiązkowe *