Soczewki kontaktowe, podstawka pod laptopa dla pracownika – kiedy?

Zapewne w ostatnim czasie słyszałeś(-aś) o współfinansowaniu/refundacji zakupu soczewek kontaktowych przez pracodawcę bądź o konieczności zapewnienia dodatkowego monitora i podstawki pod laptopa.

Dzisiaj chciałabym krótko odnieść się do tych nowości w prawie pracy i przekazać Ci podstawowe wiadomości na ten temat.

I. Prawo pracy – Szkła kontaktowe dla pracownika

Od 17 listopada 2023 r. pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom, i okularów, i szkieł kontaktowych korygujących wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach badań profilaktycznych (wstępnych, okresowych lub kontrolnych) wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Obowiązek zapewnienia okularów/szkieł kontaktowych dotyczy pracowników korzystających w pracy z monitora ekranowego przez co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (pod pojęciem monitora ekranowego rozumie się komputer stacjonarny, jak i laptop).

Pracodawca, wykonując obowiązek „zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok”, może bezpośrednio je zakupić dla pracownika, a może także zwrócić ich koszt pracownikowi (w całości lub w części). W większości przypadków pracodawcy refundują, czyli zwracają pracownikom częściowy koszt zakupu okularów lub szkieł kontaktowych.

W aktach wewnątrzzakładowych, najczęściej w regulaminie wynagradzania, ustala się zasady zapewnienia okularów lub szkieł kontaktowych pracownikom.

Jakie kwestie każdy pracodawca powinien uregulować:

– formę zapewnienia okularów/szkieł kontaktowych (np. zakup, refundacja),

– wysokość refundacji (jeśli taka forma zostanie wybrana),

– częstotliwość refundacji,

– termin ubiegania się przez pracownika o refundację,

– wzór wniosku o refundację.

Można ustalić odrębne zasady zapewniania pracownikom okularów i szkieł kontaktowych z uwagi na to, że inny jest czas użytkowania szkieł kontaktowych i różne są ich rodzaje.

II. Wyposażenie stanowiska pracy z monitorem ekranowym

Od 17 listopada 2023 r. w przypadku stanowiska pracy, na którym użytkuje się systemów przenośnych, pracodawca powinien wyposażyć je w sposób opisany w załączniku do rozporządzenia z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe:

W przypadku stosowania systemów przenośnych przeznaczonych do użytkowania na danym stanowisku pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko pracy powinno być wyposażone w stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie ekranu tak, aby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika, oraz w dodatkową klawiaturę i mysz.

Najprościej rzecz ujmując, w przypadku stosowania systemów przenośnych (np. laptopa) stanowisko pracy powinno być wyposażone w (dodatkowy) stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą odpowiednie ustawienie ekranu oraz dodatkowe klawiaturę i mysz.

Musisz mieć na uwadze, że pracodawca ma termin 6 miesięcy liczonych od 17 listopada 2023 r., czyli do 17 maja 2023 r., na dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe (utworzonych przed 17 listopada 2023 r.) do zasad wynikających z załącznika do rozporządzenia.

III. Pracownik zdalny – kto odpowiada za warunki pracy?

Państwowa Inspekcja Pracy odpowiedziała na wątpliwości związane z tym, czy to pracodawca, czy pracownik zdalny, odpowiadają za właściwe wyposażenie stanowiska pracy z systemami przenośnymi.

Pracodawca ma obowiązek, po pierwsze, zapewnić pracownikowi narzędzia pracy zgodnie z zasadami ergonomii. Jeżeli pracodawca poleca pracownikowi wykonywanie pracy na laptopie to ma również obowiązek zapewnić mu monitor zewnętrzny lub podstawkę, a także klawiaturę i mysz. Mieści się to w zasadach ergonomii. Przepisy o pracy zdalnej tego obowiązku nie wyłączają.

Dodatkowo, obowiązkiem pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną jest zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Co do zasady, to na pracodawcy ciąży obowiązek odpowiedniego wyposażenia stanowiska pracy.

W przypadku pracownika zdalnego, pracodawca i pracownik mogą uzgodnić, że to pracownik sam zorganizuje sobie laptopa, a jeśli tak to i podstawkę/monitor, klawiaturę i mysz, a pracodawca wypłaci z tego tytułu ekwiwalent pieniężny.

Więcej możesz przeczytać na stronie PIP.

Jeśli masz pytania, potrzebujesz pomocy, porady prawnej, napisz do mnie na adres: [email protected]